Unternehmen nutzen eine Vielzahl externer Audits, wie zum Beispiel Finanz-, ISO-Zertifizierungs-, IT-Sicherheits- und Umwelt-Audits. Der Ablauf eines externen Audits kann je nach Art des Audits unterschiedlich sein.
1. Präsenzschulungen:
Mitarbeiterschulungen zur Kenntnis des Managementsystems und der Audit-Durchführung gemäß ISO 19011 bereiten das Personal optimal auf externe Audits vor.
2. Planung des Audits
Ein Prüfer klärt mit Unternehmen den Umfang des Audits, die zu überprüfenden Bereiche und erwünschte Resultate. Auditoren beachten dabei die Grundsätze der DIN EN ISO 19011. Anschließend wird ein Prüfungsplan erstellt, der einzelne Schritte und den zeitlichen Ablauf des Audits festlegt.
3. Datenerhebung
Der Auditor recherchiert Informationen, Dokumente und Daten eines Unternehmens für ein Audit. Dies kann z.B. Analyse von Finanzberichten, Abläufen und internen Kontrollsystemen umfassen.
4. Durchführung des Audits
Externe Auditoren überprüfen Abläufe, Systeme und Unterlagen eines Unternehmens. Dies beinhaltet Interviews mit Mitarbeitern, Vor-Ort-Inspektionen, Tests und Analysen. Mitarbeiter werden spezifisch befragt, um Mängel und Schwachstellen aufzudecken. Zur Auditierung gehört das Einhalten von Qualifikationskriterien gemäß ISO-Standards wie DIN EN ISO 9001.
5. Auditbericht
Der Auditor verfasst einen Bericht, der Prüfungsergebnisse zusammenfasst und Bereiche zur Verbesserung aufzeigt. Im Auditbericht werden durchgeführte Untersuchungen beschrieben, festgestellte Abweichungen oder Unregelmäßigkeiten aufgeführt und Empfehlungen zur Prozessoptimierung gegeben.
6. Nachprüfung
Es wird überprüft, ob empfohlene Maßnahmen umgesetzt und festgestellte Mängel behoben wurden.
Auswahl einer passenden Zertifizierungsstelle
Es ist entscheidend, einen externen Dienstleister zu wählen, der Audits gemäß ISO 19011 durchführt. Die Wahl der richtigen Zertifizierungsstelle ist dabei von großer Bedeutung, um Glaubwürdigkeit und Akzeptanz des Zertifikats sicherzustellen. Eine qualifizierte Zertifizierungsstelle garantiert umfassende und unparteiische Audits. Erfahrung, Fachkenntnis und Expertise bieten wertvolle Einblicke und Empfehlungen zur Optimierung von Qualitätsmanagementsystemen (QMS).
Vorteile der Prüfung durch einen unabhängigen Auditor
1. Objektivität
Unabhängige Organisationen oder Einzelpersonen ohne persönliche oder finanzielle Interessen führen externe Audits durch, um eine neutrale Beurteilung sicherzustellen.
2. Glaubwürdigkeit
Durch externe Prüfungen wird die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen gesteigert, da unabhängige Bestätigungen von Finanzdaten, internen Kontrollen und anderen Faktoren vorliegen. Die Ergebnisse dienen als zuverlässige Informationsquelle für Stakeholder und Öffentlichkeit.
3. Einhaltung von Standards
Externe Audits dienen dazu, sicherzustellen, dass relevante Standards, Vorschriften und gesetzliche Anforderungen eingehalten werden, insbesondere im Bereich der Finanzberichterstattung, des Datenschutzes sowie des Umwelt- und Qualitätsmanagements. Etwaige Verstöße oder Nichtbeachtungen werden aufgedeckt und können entsprechend korrigiert werden.
4. Identifizierung von Risiken
Externe Audits identifizieren potenzielle Gefahren und Risiken sowie Bereiche zur Verbesserung. Audits von unabhängigen externen Stellen sind wichtig, da sie Schwachstellen in Abläufen, Systemen oder Kontrollen identifizieren.
5. Verbesserung der Effizienz
Externe Audits untersuchen gegenwärtige Abläufe und Strukturen, um ineffiziente Vorgänge oder überflüssige Ausgaben zu erkennen. Externe Überprüfungen bieten Möglichkeiten zur Verbesserung der Leistung und Effizienz.
6. Förderung der Transparenz
Externe Überprüfungen gewährleisten die Einhaltung von ethischen Normen und Vorschriften. Sie verhindern Fehlverhalten, Betrug oder unethisches Verhalten und fördern eine transparente und verantwortungsvolle Unternehmenskultur.
Auditarten – Unterschiede zwischen internen und externen Audits
Audits werden in interne und externe Audits unterteilt. Interne Audits werden von Mitarbeitern organisiert und sind fortwährende Überprüfungen des Qualitätsmanagementsystems (QMS). Externe Audits werden von unabhängigen Dienstleistern durchgeführt und finden oft einmalig oder in regelmäßigen Abständen statt.
Interne Audits
Interne Audits auch als First Party Audits bezeichnet, werden vom eigenen Unternehmen durchgeführt, um sicherzustellen, dass interne Prozesse und Systeme den definierten Standards entsprechen. Zu internen Audits gehören auch Prozess-Audits und System Audits, die zum Ziel haben, die Effizienz von Abläufen oder die Einhaltung von Managementsystemen innerhalb des Unternehmens zu überprüfen. Ein Produktaudit kann ebenfalls intern erfolgen, wenn es der internen Qualitätskontrolle dient.
Externe Audits
Externe Audits umfassen Second Party Audits und Third Party Audits. Second Party Audits werden von einem Geschäftspartner oder Kunden durchgeführt, um sicherzustellen, dass Anforderungen erfüllt werden, während Third Party Audits von unabhängigen, akkreditierten Zertifizierungsstellen vorgenommen werden, um bspw. Zertifizierungen zu erlangen. Externe Audits können auch als Compliance Audits erfolgen, um die Einhaltung gesetzlicher oder regulatorischer Vorschriften zu überprüfen. Zusätzlich gibt es IT Audits, die entweder von internen oder externen Auditoren durchgeführt werden können, um die Informationssicherheit und die Effizienz der IT-Systeme zu bewerten.
Beispiele externer Audits
Externe Audits sind ein zentrales Werkzeug für Unternehmen, um Prozesse und Systeme von unabhängigen Dritten analysieren zu lassen. Typische Beispiele:
Audit im Qualitätsmanagement
Ein Qualitäts-Audit ist ein unabhängiger Prüfungsprozess, bei dem externe Prüfer die Effektivität und Konformität des Qualitätsmanagementsystems eines Unternehmens anhand internationaler Normen wie ISO 9001 bewerten, um sicherzustellen, dass Unternehmensprozesse, Produkte und Dienstleistungen den festgelegten Qualitätsstandards entsprechen.
Compliance-Audit
Ein externes Compliance-Audit wird von unabhängigen externen Prüfern (Buchhalter, IT-Sicherheitsexperten oder IT-Berater) oder spezialisierten Prüfungsunternehmen durchgeführt. Ziel ist es, eine objektive und unabhängige Überprüfung der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen sicherzustellen. Externe Audits können erforderlich sein, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen oder das Vertrauen von Stakeholdern (wie Investoren, Kunden oder Aufsichtsbehörden) zu stärken. Ein Compliance-Audit kann sowohl intern als auch extern durchgeführt werden; interne Audits werden von internen Prüfern oder einer speziellen Compliance-Abteilung durchgeführt, um die Einhaltung der Unternehmenspolitik und internen Vorschriften zu überprüfen sowie kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.
Umwelt-Audit ISO
Regelmäßige Überprüfungen gemäß ISO 14001 werden durchgeführt, um sicherzustellen, dass Unternehmen umweltfreundliche Maßnahmen einhalten und gesetzliche Anforderungen erfüllen. Die Audits zielen darauf ab, eine effizientere Nutzung begrenzter Umweltressourcen zu fördern, über die bloße Einhaltung von Umweltverpflichtungen hinaus.
IT-Sicherheits-Audit
Durchführung einer Schwachstellenprüfung im Rahmen des Qualitätsmanagements, um potenzielle Sicherheitsrisiken aufzudecken. Das Hauptziel besteht darin, sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen jederzeit geschützt sind. Richtlinien sind in der ISO 27001 verankert. Mögliche Gründe für Schwachstellen sind Fehler in Design oder Konstruktion, menschliches Fehlverhalten oder unzureichende Sicherheitsmaßnahmen am Standort.
Finanz-Audit
Die Überprüfung der Einhaltung von Rechnungslegungsstandards und gesetzlichen Vorschriften durch Finanz-Audits trägt zum Vertrauen externer Stakeholder in die Glaubwürdigkeit eines Unternehmens bei.
5 Empfehlungen für ein erfolgreiches externes Audit
1. Vorbereitung und Schulung
Um ein erfolgreiches Audit durchzuführen, müssen zu prüfende Mitarbeiter gut vorbereitet und geschult sein. Hierbei hilft ein strukturierter Leitfaden, der klare Anweisungen und Checklisten enthält.
2. Effektivität der Managementsysteme
Um zertifizierten Standards gerecht zu werden, sollten Managementsysteme eines Unternehmens logisch aufgebaut sein. Dazu gehören die Einführung klar definierter Prozesse, regelmäßige Überwachung von Leistungsindikatoren und fortwährende Bewertung der Effizienz des Systems.
3. Fortlaufende Kontrolle
Durch stetige Überwachung werden potenzielle Mängel und Schwachstellen frühzeitig erkannt und rechtzeitig Korrekturmaßnahmen ergriffen.
4. Regelmäßige Prüftermine
Es ist wichtig, regelmäßig sowohl interne als auch externe Audits durchzuführen, um kontinuierliche Verbesserung zu fördern. Es ist notwendig, beide Arten von Audits gleichermaßen zu beachten.
5. Kooperation mit einer unabhängigen Zertifizierungsstelle
Die Zusammenarbeit mit einer unabhängigen Zertifizierungsstelle gewährleistet, dass Unternehmen anerkannte Zertifikate erhalten. Dies stärkt die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen in das Unternehmen.
FAQ I Externes Audit
