Question 1

Was sind digitale Checklisten?

Accepted Answer

Digitale Checklisten sind Prüflisten auf Smartphone, Tablet oder PC, die jeden Prüfpunkt mit Ergebnis, Zeitstempel und bei Bedarf Foto oder Unterschrift erfassen. Sie ersetzen Papier- und Excel-Listen und erzeugen den Prüfbericht automatisch während der Durchführung. In der Industrie laufen damit vor allem Qualitätsprüfungen, Wartungsrundgänge, Audits und Sicherheitsbegehungen. In flowdit hängt an jedem Prüfschritt zusätzlich die passende Arbeitsanweisung.

Question 2

Was ist eine Checklisten-Software?

Accepted Answer

Eine Checklisten-Software ist ein Programm, mit dem Unternehmen Prüflisten erstellen und von ihren Teams auf Smartphone oder Tablet abarbeiten lassen. Die Ergebnisse laufen zentral zusammen. Anders als eine einfache Checklisten-App verwaltet sie auch Vorlagen, Versionen, Rollen und die Maßnahmen, die aus Abweichungen entstehen. flowdit bündelt das mit Audits und Arbeitsanweisungen auf einer Plattform.

Question 3

Was ist der Unterschied zwischen einer Checkliste und einer Arbeitsanweisung?

Accepted Answer

Eine Arbeitsanweisung beschreibt, wie eine Tätigkeit ausgeführt wird. Eine Checkliste hält fest, ob sie korrekt ausgeführt wurde, mit Ergebnis und Nachweis.

Am Arbeitsplatz braucht man oft beides im selben Moment. Wer ein Anzugsdrehmoment prüft, muss wissen, mit welchem Werkzeug und in welcher Reihenfolge. Liegt die Anweisung in einem Ordner im Büro, wird geraten. Deshalb verknüpft flowdit beides: Die Arbeitsanweisung öffnet sich direkt am Prüfschritt, das Ergebnis landet in der Checkliste.

Question 4

Welche Vorteile haben digitale Checklisten gegenüber Papier und Excel?

Accepted Answer

Der größte Unterschied ist die Zeit bis zur Reaktion. Auf Papier sieht die Qualitätsleitung eine Abweichung oft erst, wenn jemand die Liste abtippt, manchmal Tage später. Digital steht sie im System, sobald der Prüfer sie einträgt.

Pflichtfelder verhindern leere Zeilen. Fotos hängen am Prüfpunkt und nicht irgendwo in der Galerie eines Diensthandys. Excel hilft bei der Auswertung, an der Maschine aber kaum: Wer gerade prüft, hat selten einen Laptop in der Hand.

Question 5

Wie erstelle ich eine digitale Checkliste aus Excel, Word oder Papier?

Accepted Answer

Am schnellsten mit einem Import. Sie laden die vorhandene Datei in flowdit hoch, als Excel, Word oder PDF. Bei einer Papierliste reicht ein Foto. Die KI erkennt Prüfschritte und Eingabefelder und baut daraus eine Vorlage.

Wichtiger als der Import ist der zweite Schritt. Übernehmen Sie die alte Liste nicht eins zu eins. Aus der Spalte „Bemerkung“ wird besser ein Pflichtkommentar, der nur bei „nicht in Ordnung“ erscheint. Ein Sollwert wird zum Messfeld mit Toleranz, damit Ausreißer sofort auffallen.

Dann testen zwei oder drei Prüfer die Vorlage an einer Linie. Was sie bemängeln, ändern Sie jetzt noch mit wenig Aufwand. Später betrifft jede Änderung alle Werke.

Question 6

Gibt es fertige Vorlagen für Checklisten?

Accepted Answer

Ja. In flowdit stehen fertige Vorlagen bereit, zum Beispiel für das 5S-Audit oder den Gemba Walk. Sie passen sie an Ihre Anlagen an und prüfen direkt. Wenn Sie schon eigene Listen haben, laden Sie diese als Excel, Word oder PDF hoch, und der KI-Import legt daraus eine Vorlage an, die Sie anschließend für alle Standorte freigeben.
Antworttypen wie Ja/Nein, Messwert, Auswahl, Foto, Video oder Unterschrift kombinieren Sie frei.

Question 7

Welche Checklisten-Software eignet sich für die Produktion?

Accepted Answer

Eine Checklisten-Software für die Produktion muss am Shopfloor funktionieren, nicht nur im Büro. Vor allem muss sie ohne Netz laufen, und aus einem NOK muss eine Maßnahme mit Verantwortlichem werden, nicht nur ein roter Punkt im Bericht.

Diese Punkte sollten Sie bei der Auswahl prüfen:

Offline-Betrieb mit automatischem Abgleich
  Pflichtfelder und Messfelder mit Toleranz, damit keine Lücken entstehen
  Fotos und Videos, die direkt am Prüfpunkt hängen
  Eingabe per Sprache, wenn der Prüfer die Hände nicht frei hat
  Aus einem NOK wird eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Frist.
  Vorlagen haben Versionen, und im Einsatz sind nur freigegebene.
  Import vorhandener Listen aus Excel, Word, PDF oder vom Papier
  Fragen, die nur bei einer bestimmten Antwort erscheinen
  Wo liegen die Daten, und gibt es eine On-Premise-Option?
  Lassen sich alle Daten exportieren, falls Sie später wechseln?

Einfache To-do-Apps reichen für Aufgabenlisten. Für Prüfnachweise fehlt ihnen der Beleg, wer nach welcher Vorgabe geprüft hat. flowdit ist für Prüfprozesse in der Industrie gebaut und führt sie bis zum Ende: vom Prüfschritt über die Abweichung bis zur erledigten Maßnahme mit Nachweis. Die App läuft auf allen gängigen Geräten, die Daten liegen in Deutschland oder bei Ihnen on-premise.

Question 8

Funktionieren digitale Checklisten ohne Internet, also offline?

Accepted Answer

Ja, wenn die App Eingaben und Fotos auf dem Gerät speichert und später abgleicht. Bei flowdit ist das so. Der Prüfer ruft den Auftrag einmal mit Internet ab, danach liegt er auf dem Gerät. Alles, was er einträgt oder fotografiert, bleibt dort gespeichert. Sobald wieder Netz da ist, gleicht die App die Daten automatisch ab und sendet die Ergebnisse.

Das ist in der Praxis wichtiger, als es klingt. Im Keller oder in einer Stahlhalle bricht das WLAN oft genau dort ab, wo geprüft wird. Am einfachsten rufen Sie die Aufträge für den Rundgang ab, solange Sie noch im Büro sind.

Question 9

Was passiert, wenn ein Prüfpunkt nicht in Ordnung ist?

Accepted Answer

Entscheidend ist, was nach dem NOK passiert: Aus dem Prüfergebnis sollte eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Frist werden, die sich bis zur Erledigung verfolgen lässt. Auf Papier steht das NOK nur im Protokoll, und ob jemand reagiert, hängt davon ab, wer es liest.

In flowdit legen Sie in der Vorlage fest, ob bei einem NOK oder einem Messwert außerhalb der Toleranz eine Maßnahme Pflicht ist. Ist sie Pflicht, füllt der Prüfer sie direkt vor Ort aus, mit Verantwortlichem und Frist, bei Bedarf mit Foto. Bei unkritischen Punkten bleibt die Maßnahme optional, damit niemand für jede Kleinigkeit ein Formular ausfüllt. Bis eine Maßnahme erledigt ist, kommen Erinnerungen. Verstreicht eine Frist, kann flowdit per Regel eskalieren. Weil sie mit dem Prüfschritt verknüpft bleibt, sehen Sie beim nächsten Audit nicht nur das NOK, sondern auch, wer es bis wann behoben hat.

Question 10

Was passiert mit laufenden Prüfungen, wenn sich die Vorlage ändert?

Accepted Answer

Eine laufende Prüfung sollte mit der Version zu Ende gehen, mit der sie begonnen hat. Sonst passt das Ergebnis nicht mehr zur Vorgabe. ISO 9001 verlangt in Abschnitt 7.5.3.2, Änderungen an dokumentierter Information zu überwachen, zum Beispiel über Versionen. Im Audit heißt das ganz praktisch: Sie sollten zeigen können, welche Prüfvorgabe an einem bestimmten Tag im jeweiligen Werk galt.

Eine geänderte Vorlage geben Sie in flowdit zentral als neue Version frei. Frühere Versionen bleiben archiviert.

Question 11

Können externe Partner oder Lieferanten Checklisten ausfüllen?

Accepted Answer

Ja. Lieferanten oder externe Servicetechniker füllen Checklisten über ein geschütztes flowdit-Portal aus. Typische Fälle sind die Selbstprüfung beim Lieferanten vor dem Versand oder der Wartungsbericht eines Fremdtechnikers. Ergebnisse und Fotos landen in Ihrem System. Per E-Mail einsammeln müssen Sie nichts mehr.

Question 12

Was muss in ein digitales Prüfprotokoll?

Accepted Answer

Für die Prüfung von Arbeitsmitteln nennt § 14 Abs. 7 BetrSichV vier Pflichtangaben: Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis sowie Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person. Aufbewahren müssen Sie das Protokoll mindestens bis zur nächsten Prüfung. Elektronisch ist ausdrücklich erlaubt.

Ein digitales Protokoll kann mehr als dieses Minimum. flowdit speichert zu jedem Prüfschritt den Zeitpunkt und die Fotos, außerdem die Abweichungen und Maßnahmen, die aus der Prüfung entstanden sind. Wird ein Arbeitsmittel an verschiedenen Betriebsorten eingesetzt, muss am Einsatzort ein Nachweis über die letzte Prüfung vorliegen. Das digitale Protokoll rufen Sie dort einfach auf dem Smartphone auf. Für andere Prüfungen, etwa nach DGUV Vorschrift 3, gelten eigene Vorgaben.

Question 13

Sind digital unterschriebene Prüfprotokolle gültig?

Accepted Answer

Grundsätzlich ja. Nach der eIDAS-Verordnung darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Die BetrSichV verlangt für Prüfprotokolle Name und Unterschrift der befähigten Person, bei ausschließlich elektronisch übermittelten Dokumenten eine elektronische Signatur. Eine bestimmte Stufe, etwa die qualifizierte Signatur, schreibt sie nicht vor.

Der Prüfer unterschreibt am Ende direkt auf dem Gerät, die Unterschrift steht im flowdit-Bericht. Verlangt ein Kunde oder ein Regelwerk wie GMP eine bestimmte Signaturform, gilt diese Vorgabe. Für solche Fälle lässt sich DocuSign an flowdit anbinden.

Question 14

Mit welchen Checklisten sollte man in der Fertigung anfangen?

Accepted Answer

Am besten mit Checklisten, die oft laufen. Schichtübergaben und Anlagenrundgänge fallen täglich an, dadurch sind die Prüfer schnell eingespielt. Danach kommen Prüfungen mit Nachweispflicht an die Reihe, etwa Arbeitsmittelprüfungen nach BetrSichV oder die Abnahme neuer Maschinen.

Seltene, sehr lange Prüfungen eignen sich schlecht für den Start. Wer eine Liste nur zweimal im Jahr abarbeitet, lernt dabei kein neues Werkzeug. Eine Vorlage für die Maschinenabnahme gibt es als PDF, Excel und Word zum Download.

Bauen Sie die Vorlage mit den Leuten, die prüfen. Sie wissen, welche Felder niemand braucht. Und zeigen Sie ihnen, was wegfällt, nämlich das Abtippen und die Rückfragen wegen unleserlicher Einträge. Starten Sie an einer Linie oder einem Standort und rollen Sie erst danach aus.

Die erste Checkliste steht in wenigen Minuten. Für einen Pilot an einer Linie reichen meist wenige Tage.

Question 15

Was kostet flowdit und was beinhaltet der kostenlose Test?

Accepted Answer

Für einen Benutzer ist flowdit dauerhaft kostenlos. Damit testen Sie flowdit mit Ihren eigenen Checklisten, ohne Kreditkarte. Für Teams gibt es flowdit in der Cloud ab 5 Benutzern, erweiterbar in 5er-Schritten. Ab 50 Benutzern ist auch der Betrieb im eigenen Rechenzentrum möglich. Die aktuellen Preise finden Sie auf der Preisseite.

Question 16

Was ist flowdit?

Accepted Answer

flowdit ist eine No-Code-Plattform für Prüfungen, Audits, digitale Checklisten und Arbeitsanweisungen in Industrie und Produktion. Anders als einfache Checklisten-Apps verfolgt flowdit jede Abweichung aus einer Prüfung weiter, bis die Maßnahme erledigt und nachgewiesen ist. Die App läuft auf allen gängigen Geräten, auch offline. Über eine REST-API lässt sich flowdit an SAP und andere ERP-Systeme anbinden. Betrieben wird flowdit in der Cloud mit Hosting in Deutschland ab 5 Benutzern oder on-premise ab 50 Benutzern.

Checklisten Software für die Produktion & Industrie

Dieselbe Prüfung in jedem Werk, in jeder Schicht.

Warum Teams auf flowdit umstellen

Von führenden Unternehmen eingesetzt

Checklisten digitalisieren mit KI

Checklisten erstellen und Aufgaben zuweisen

Wiederkehrende Abweichungen erkennen

Prüfvorgaben und Ergebnisse zentral verwalten

Vorlagen an Ihren Prüfablauf anpassen

Von der Prüfung bis zur erledigten Maßnahme

Checklisten-Vorlagen erstellen

Daten auf allen Geräten synchron

Zentrale und sichere Datenspeicherung

Ortsunabhängige Datenerfassung

Berichte generieren

Dashboards zur Trendanalyse

Aufgaben automatisieren

Messwerte/Toleranzen prüfen

Inspektionen offline durchführen

Live-Tracking des Fortschritts

Warnmeldungen zur Einhaltung der Vorschriften

DSGVO-konform, Hosting in Deutschland

Klein starten, später ausbauen

flowdit mit ERP und anderen Systemen verbinden

Wie flowdit digitale Checklisten der Produktion optimiert

Einmal erstellt. Überall zuverlässig ausgeführt.

Häufig gestellte Fragen