Externes Audit ISO 9001 im Vergleich zu internen Audits – Vorteile & Ablauf erklärt

Externes Audit

Zusammenfassung: Objektive Prüfungen, Kalibrierungen, Inspektionen und Zertifizierungen sind für zahlreiche Unternehmen von erheblicher Bedeutung. Produkte, Verfahren, Dienstleistungen und Systeme müssen fortwährend geprüft werden, um ihre Qualität und Sicherheit zu gewährleisten, bestimmte technische Standards zu erfüllen und Anforderungen von ISO-Normen, Richtlinien und Gesetzen gerecht zu werden. Ein externes Audit nach ISO 9001 ist eine strukturierte Prüfung und Beurteilung eines Unternehmens durch eine unabhängige Organisation oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die von externen, unabhängigen Auditoren durchgeführt wird. Externe Audits sind neben internen Audits unerlässlich. Durch den Einsatz neuer Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) wird die Datenanalyse und Einhaltung von Qualitätsstandards automatisiert und maßgeblich verbessert.

Was bedeutet externes Audit ISO 9001?

Ein externes ISO 9001-Audit ist eine offizielle Prüfung und Einschätzung eines Unternehmens durch eine unabhängige Organisation, um festzustellen, ob Anforderungen der ISO 9001 Norm für Qualitätsmanagementsysteme erfüllt werden. Die Überprüfung durch Zertifizierungsorganisationen wird als Prozess- und Systemaudit bezeichnet. Bei einem Prozessaudit wird bewertet, ob Standards und Richtlinien eingehalten werden, während ein Systemaudit das gesamte Managementsystem analysiert. Um Neutralität und Objektivität zu gewährleisten, wird ein externer Auditor für das Zertifizierungsaudit beauftragt. Der Auditor überprüft relevante Abläufe und Dokumente, um sicherzustellen, dass diese Qualitätsanforderungen wie DIN EN ISO Normen erfüllen. Eine ISO 9001 Zertifizierung stärkt das Vertrauen externer Stakeholder und Kunden in die Qualitätsstandards eines Unternehmens.

Was ist der Zweck einer externen Prüfung?

Der Zweck einer externen Prüfung besteht darin, Finanzberichte eines Unternehmens unabhängig und objektiv auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. Es wird geprüft, ob Berichte geltenden Rechnungslegungsstandards und gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Dies stärkt das Vertrauen von Investoren, Gläubigern und anderen Stakeholdern. Eine externe Prüfung kann Fehler, Betrug oder Unregelmäßigkeiten aufdecken. Zudem werden interne Kontrollsysteme und Prozesse des Unternehmens beurteilt und verbessert. So wird die Transparenz und Glaubwürdigkeit der finanziellen Berichterstattung erhöht.

Wie wird ein externes Audit durchgeführt?

Unternehmen nutzen eine Vielzahl externer Audits, wie zum Beispiel Finanz-, ISO-Zertifizierungs-, IT-Sicherheits- und Umwelt-Audits. Der Ablauf eines externen Audits kann je nach Art des Audits unterschiedlich sein.

1. Präsenzschulungen: Mitarbeiterschulungen zur Kenntnis des Managementsystems und der Audit-Durchführung gemäß ISO 19011 bereiten das Personal optimal auf externe Audits vor.

2. Planung des Audits: Ein Prüfer klärt mit Unternehmen den Umfang des Audits, die zu überprüfenden Bereiche und erwünschte Resultate. Auditoren beachten dabei die Grundsätze der DIN EN ISO 19011. Anschließend wird ein Prüfungsplan erstellt, der  einzelne Schritte und den zeitlichen Ablauf des Audits festlegt. 

3. Datenerhebung: Der Auditor recherchiert Informationen, Dokumente und Daten eines Unternehmens für ein Audit. Dies kann z.B. Analyse von Finanzberichten, Abläufen und internen Kontrollsystemen umfassen.

4. Durchführung des Audits: Externe Auditoren überprüfen Abläufe, Systeme und Unterlagen eines Unternehmens. Dies beinhaltet Interviews mit Mitarbeitern, Vor-Ort-Inspektionen, Tests und Analysen. Mitarbeiter werden spezifisch befragt, um Mängel und Schwachstellen aufzudecken. Zur Auditierung gehört das Einhalten von Qualifikationskriterien gemäß ISO-Standards wie DIN EN ISO 9001. 

5. Auditbericht: Der Auditor verfasst einen Bericht, der  Prüfungsergebnisse zusammenfasst und Bereiche zur Verbesserung aufzeigt. Im Auditbericht werden  durchgeführte Untersuchungen beschrieben, festgestellte Abweichungen oder Unregelmäßigkeiten aufgeführt und Empfehlungen zur Prozessoptimierung  gegeben.

6. Nachprüfung: Es wird überprüft, ob empfohlene Maßnahmen umgesetzt und festgestellte Mängel behoben wurden. 

Auswahl einer passenden Zertifizierungsstelle

Es ist entscheidend, einen externen Dienstleister zu wählen, der Audits gemäß ISO 19011 durchführt. Die Wahl der richtigen Zertifizierungsstelle ist dabei von großer Bedeutung, um  Glaubwürdigkeit und Akzeptanz des Zertifikats sicherzustellen. Eine qualifizierte Zertifizierungsstelle garantiert umfassende und unparteiische Audits. Erfahrung, Fachkenntnis und Expertise bieten wertvolle Einblicke und Empfehlungen zur Optimierung von Qualitätsmanagementsystemen (QMS).

Auditarten – was sind die Unterschiede zwischen internen und externen Audits?

Es gibt verschiedene Arten von Audits, die in interne und externe Audits unterteilt werden. Mitarbeiter organisieren interne Audits, wobei externe Audits durch unabhängige externe Dienstleister durchgeführt werden. Interne Audits sind fortwährende, interne Überprüfungen des Qualitätsmanagementsystems (QMS), während externe Audits oft einmalig oder in definierten Abständen stattfinden und extern validiert werden. 
 
Ein internes Audit wird von internen Mitarbeitern wie einem internen Auditor gemäß ISO 9001 durchgeführt und dient der Überprüfung interner Prozesse sowie des Qualitätsmanagementsystems (QMS). Interne Audits gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Standards. Ein internes Audit wird für interne Unternehmenszwecke wie Fehlerbehebung genutzt.
 
Ein externes Audit (auch als  externes Systemaudit bekannt) wird von externen Dienstleistern durchgeführt, um sicherzustellen, dass Qualitätsstandards und verschiedene Normen wie die ISO 9001 eingehalten werden. Externe Audits werden weiter folgendermaßen differenziert:

Lieferantenaudit (2nd Party Audit)

Bei einem Lieferantenaudit, das auch als 2nd Party Audit bekannt ist, werden Qualität und Zuverlässigkeit des Lieferanten von einem Kunden oder beauftragten Auditor geprüft. Es wird geprüft, ob ein Lieferant in der Lage ist, Anforderungen und Kundenerwartungen zu erfüllen. Dabei werden Prozesse, Qualitätssicherungssysteme (QMS) und vertragliche Vereinbarungen überprüft. 

Zertifizierungsaudit (3rd Party Audit)

Bei einem Zertifizierungsaudit, auch bekannt als 3rd Party Audit, wird von einer unabhängigen externen Stelle überprüft, ob das Managementsystem eines Unternehmens den Normen entspricht und effektiv ist. Es werden internationale Standards wie ISO-Normen berücksichtigt, z.B. DIN EN ISO 9001. Bei erfolgreicher Prüfung erhält das Unternehmen ein Zertifikat, das die Einhaltung der Normen bestätigt. 

 

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Quality management software interface with machinery status and Instructions

Qualitätssteigerung durch Digitalisierung

Vorteile der Prüfung durch einen unabhängigen Auditor

Objektivität: Unabhängige Organisationen oder Einzelpersonen ohne persönliche oder finanzielle Interessen führen externe Audits durch, um eine neutrale Beurteilung sicherzustellen.

Glaubwürdigkeit: Durch externe Prüfungen wird die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen gesteigert, da unabhängige Bestätigungen von Finanzdaten, internen Kontrollen und anderen Faktoren vorliegen. Die Ergebnisse dienen als zuverlässige Informationsquelle für Stakeholder und Öffentlichkeit.

Einhaltung von Standards: Externe Audits dienen dazu, sicherzustellen, dass relevante Standards, Vorschriften und gesetzliche Anforderungen eingehalten werden, insbesondere im Bereich der Finanzberichterstattung, des Datenschutzes sowie des Umwelt- und Qualitätsmanagements. Etwaige Verstöße oder Nichtbeachtungen werden aufgedeckt und können entsprechend korrigiert werden.

Identifizierung von Risiken: Externe Audits identifizieren potenzielle Gefahren und Risiken sowie Bereiche zur Verbesserung. Audits von unabhängigen externen Stellen sind wichtig, da sie Schwachstellen in Abläufen, Systemen oder Kontrollen identifizieren.

Verbesserung der Effizienz: Externe Audits untersuchen gegenwärtige Abläufe und Strukturen, um ineffiziente Vorgänge oder überflüssige Ausgaben zu erkennen. Externe Überprüfungen bieten Möglichkeiten zur Verbesserung der Leistung und Effizienz.

Förderung der Transparenz: Externe Überprüfungen gewährleisten die Einhaltung von ethischen Normen und Vorschriften. Sie verhindern Fehlverhalten, Betrug oder unethisches Verhalten und fördern eine transparente und verantwortungsvolle Unternehmenskultur.

Verschiedene Beispiele externer Audits

Externe Audits sind ein zentrales Werkzeug für Unternehmen, um Prozesse und Systeme von unabhängigen Dritten analysieren zu lassen. Typische Beispiele:
 
  • Audit im Qualitätsmanagement: Externe Parteien überwachen die Konformität mit ISO 9001-Normen. Es wird überprüft, ob bestimmte Abläufe effektiv sind und stetig optimiert werden.
  • Umwelt-Audit ISO: Regelmäßige Überprüfungen gemäß ISO 14001 werden durchgeführt, um sicherzustellen, dass Unternehmen umweltfreundliche Maßnahmen einhalten und gesetzliche Anforderungen erfüllen. Die Audits zielen darauf ab, eine effizientere Nutzung begrenzter Umweltressourcen zu fördern, über die bloße Einhaltung von Umweltverpflichtungen hinaus.
  • IT-Sicherheits-Audit: Durchführung einer Schwachstellenprüfung im Rahmen des Qualitätsmanagements, um potenzielle Sicherheitsrisiken aufzudecken. Das Hauptziel besteht darin, sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen jederzeit geschützt sind.  Richtlinien sind in der ISO 27001 verankert. Mögliche Gründe für Schwachstellen sind Fehler in Design oder Konstruktion, menschliches Fehlverhalten oder unzureichende Sicherheitsmaßnahmen am Standort.
  • Finanz-Audit: Die Überprüfung der Einhaltung von Rechnungslegungsstandards und gesetzlichen Vorschriften durch Finanz-Audits trägt zum Vertrauen externer Stakeholder in die Glaubwürdigkeit eines Unternehmens bei.

5 Empfehlungen für ein erfolgreiches externes Audit

1. Vorbereitung und Schulung: Um ein erfolgreiches Audit durchzuführen, müssen zu prüfende Mitarbeiter gut vorbereitet und geschult sein. Hierbei hilft ein strukturierter Leitfaden, der klare Anweisungen und Checklisten enthält.

2. Effektivität der Managementsysteme: Um  zertifizierten Standards gerecht zu werden, sollten Managementsysteme eines Unternehmens logisch aufgebaut sein. Dazu gehören die Einführung klar definierter Prozesse, regelmäßige Überwachung von Leistungsindikatoren und fortwährende Bewertung der Effizienz des Systems.

3. Fortlaufende Kontrolle: Durch stetige Überwachung werden potenzielle Mängel und Schwachstellen frühzeitig erkannt und rechtzeitig Korrekturmaßnahmen ergriffen.

4. Regelmäßige Prüftermine: Es ist wichtig, regelmäßig sowohl interne als auch externe Audits durchzuführen, um kontinuierliche Verbesserung zu fördern. Es ist notwendig, beide Arten von Audits gleichermaßen zu beachten.

5. Kooperation mit einer unabhängigen Zertifizierungsstelle: Die Zusammenarbeit mit einer unabhängigen Zertifizierungsstelle gewährleistet, dass Unternehmen anerkannte Zertifikate erhalten. Dies stärkt die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen in das Unternehmen.

FAQ | Externes Audit

Nein, externe Audits können nicht von internen Prüfern durchgeführt werden.  Externe Audits müssen von unabhängigen, externen Prüfern durchgeführt werden, um Objektivität sicherzustellen. Externe Prüfer haben keine Verbindung zum Unternehmen, und können so eine unvoreingenommene Prüfung durchführen. Die Trennung zwischen internen und externen Prüfern ist wichtig, um Interessenkonflikte zu vermeiden.

Ob kleine und mittelständische Unternehmen (KmU) externe Audits benötigen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. In einigen Fällen sind Unternehmen gesetzlich zu externen Audits verpflichtet. Auch Banken oder Investoren können ein externes Audit verlangen, um Finanzberichte des Unternehmens zu verifizieren. Daneben können kleine und mittelständische Unternehmen (KmU) freiwillig ein externes Audit durchführen lassen, um Vertrauen bei Stakeholdern zu schaffen. Kosten eines externen Audits können für kleine Unternehmen jedoch eine Belastung darstellen.

Ein Auditor ist für die Überprüfung und Validierung der Finanzberichte eines Unternehmens verantwortlich. Dies beinhaltet die Untersuchung von Belegen, Konten und Prozessen, um sicherzustellen, dass Finanzberichte korrekt sind, und gesetzliche Vorschriften eingehalten werden.

Ein Buchhalter hingegen ist intern für die Erfassung und Verwaltung der finanziellen Transaktionen eines Unternehmens zuständig. Buchhalter erstellen Finanzberichte, die von Auditoren überprüft werden. Beide Berufe erfordern Qualifikationen im Finanzwesen.

Entdeckt ein Auditor erhebliche Probleme während einem Audit, muss er diese dem Management eines Unternehmens melden. Probleme können z.B. Unstimmigkeiten in Finanzberichten, Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oder Hinweise auf Betrug sein. Im Auditbericht protokolliert ein Auditor entsprechende Probleme und gibt Empfehlungen zur Behebung. In schwerwiegenden Fällen ist der Auditor verpflichtet, Probleme an zuständige Aufsichtsbehörden zu melden. Das Management muss in diesem Fall Maßnahmen ergreifen, um festgestellte Probleme zu beheben. Dies führt dazu, dass ein Unternehmen interne Kontrollen und Prozesse überprüft und verbessert.

Nein, externe Audits sind nicht nur für öffentliche Unternehmen notwendig. Öffentliche Unternehmen sind in vielen Ländern gesetzlich dazu verpflichtet, regelmäßige externe Audits durchzuführen, aber auch private Unternehmen können davon profitieren.

Externe Audits bieten Stakeholdern wie Investoren Transparenz und Glaubwürdigkeit. Einige private Unternehmen lassen sich freiwillig prüfen, um Vertrauen zu schaffen und die betriebliche Effizienz zu steigern. Gesetzliche Bestimmungen können je nach Land und Branche unterschiedlich sein.

Sowohl öffentliche als auch private Unternehmen müssen  verschiedene gesetzliche Anforderungen erfüllen, die ein externes Audit erforderlich machen können.

Ja, externe Audits können remote oder virtuell durchgeführt werden. Mit Fortschritten in der Technologie und der Digitalisierung von Finanzdaten ist es möglich geworden, Prüfungstätigkeiten aus der Ferne durchzuführen. Auditoren können elektronische Dokumente überprüfen, virtuelle Meetings abhalten und Online-Zugriff auf Buchhaltungssoftware des Unternehmens erhalten. Eine virtuelle Prüfung erfordert eine gute Planung und sichere Kommunikationsmittel. Einige Aspekte der Prüfung, wie z.B. physische Inventurprüfungen, können dennoch persönliche Anwesenheit erfordern.

Image: Adobe Stock – Copyright: © Dzmitry – stock.adobe.com

Arne Reis

Gründer

Arne Reis, Founder of flowdit

Kombiniert praktische Innovation mit einem Schwerpunkt auf Qualität.

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