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Digitale Prüfprotokolle für Industrie und Qualitätsmanagement
Jedes Protokoll auffindbar. Auch Jahre später.
flowdit speichert Prüfprotokolle zentral und nachvollziehbar. Datum, Prüfer, Unterschrift und Vorlagenversion stehen in jedem Protokoll, jede Änderung im Audit-Trail. Beim Audit oder im Schadensfall finden Sie den passenden Nachweis in Sekunden statt im Aktenordner. GoBD, BetrSichV, ISO 9001 und IATF 16949 abbildbar.
Keine Kreditkarte nötig
in 5 Minuten startklar
Von führenden Unternehmen eingesetzt
Prüfprotokolle digitalisieren, Schritt für Schritt
Fangen Sie mit einem Protokoll an, das Ihr Team regelmäßig ausfüllt. flowdit übernimmt die vorhandene Vorlage aus Excel, Word oder PDF. Auch das Foto einer Papierliste reicht als Grundlage. Aus dem Formular wird ein digitales Prüfprotokoll, das Sie danach Stück für Stück ausbauen.
- Import aus Excel, Word, PDF oder vom Foto der Papierliste
- Ergänzen Sie Messfelder mit Toleranzgrenzen, Pflichtfotos und bedingte Fragen
- Nach der Prüfung liegen alle Ergebnisse zentral vor, auf Wunsch als PDF
Vorlagen für standardisierte Prüfprotokolle
Erstellen Sie einheitliche Protokollvorlagen per No-Code-Editor – ohne Programmierkenntnisse. Über die offene API tauschen Sie Auftragsdaten und Ergebnisse mit ERP, MES oder CAQ aus.
- No-Code-Editor für individuelle Protokollvorlagen
- Zentrale Versionsverwaltung - immer die aktuelle Vorlage im Einsatz
- Offene API für ERP, MES und CAQ
Prüfprotokoll-Software: Protokolle direkt bei der Prüfung erstellen
Mit flowdit entsteht das Prüfprotokoll während der Prüfung, nicht hinterher am Schreibtisch. Mitarbeitende erfassen Messwerte, Fotos, Kommentare und Abweichungen auf Smartphone, Tablet oder PC. Prüfregeln und Toleranzgrenzen sorgen dafür, dass kein Pflichtfeld leer bleibt.
- Messwerte und Fotos direkt am Prüfpunkt
- Bei einer Abweichung legt der Prüfer sofort eine Maßnahme an, mit Verantwortlichem und Frist
- Unvollständige Protokolle lassen sich nicht abschließen
Prüfprotokolle auch offline erstellen
In der Halle oder auf der Baustelle fehlt oft das Netz. Die Prüfprotokoll-App von flowdit läuft trotzdem. Der Prüfer ruft den Auftrag einmal mit Verbindung ab und arbeitet danach offline weiter. Sobald wieder Netz da ist, gleicht die App alle Daten selbst ab.
- Barcode- und QR-Code-Scan für Seriennummern und Betriebsmittel
- Digitale Unterschrift vor Ort, die Unterschrift steht im Bericht
- Automatische Synchronisierung ohne manuellen Upload
- Außendienst und Shopfloor nutzen dieselbe App.
Software für Abnahmeprotokolle von Maschinen und Anlagen
Bei der Abnahme muss klar sein, was geprüft wurde, mit welchem Ergebnis und was noch offen ist. In flowdit liegt das Abnahmeprotokoll als Vorlage bereit und wird vor Ort ausgefüllt. Mängel gehen direkt als Maßnahme an die zuständige Person. Vor der Freigabe sehen beide Seiten, was erfüllt ist. Nach der Unterschrift geht der Bericht mit Ihrem Logo automatisch per Mail an den Kunden.
- Offene Punkte mit Verantwortlichem und Frist
- Auftraggeber und Auftragnehmer unterschreiben auf dem Gerät, die Unterschrift steht im Bericht.
- Im Einsatz für FAT und SAT beim Endkunden
Prüfprotokolle zentral verwalten
Alle Prüfergebnisse, Protokolle und Nachweise liegen an einem Ort. Wer berechtigt ist, sieht Fortschritt, Messwerte und Abweichungen sofort, unabhängig von Standort und Gerät. So wird aus einzelnen Formularen eine durchgehende digitale Prüfdokumentation.
- Zentrale Übersicht über alle Prüfvorgänge und Ergebnisse
- Benutzerdefinierte Protokollvorlagen für jede Prüfart
- Jederzeit, überall, geräteunabhängig
- Abrufbar im Browser und in der App
Auswertung und Analyse der Prüfergebnisse
Werten Sie frühere und aktuelle Prüfungen gemeinsam aus, so fallen Abweichungen und wiederkehrende Fehler früh auf. Berichte exportieren Sie als PDF oder XML und leiten sie an Kunden oder Auditoren weiter.
- Auswertung früherer und aktueller Prüfungen
- Auswertung über Listen und Filter, eigene Dashboards in Power BI
- PDF/XML-Export mit Kommentarfunktion
Prüfprozesse unternehmensweit ausrollen
Eine Vorlage, die sich in einem Werk bewährt hat, stellen Sie zentral allen Standorten bereit. Protokolle gibt es in mehreren Sprachen. Neue Mitarbeitende lernen den Ablauf beim Arbeiten, weil die App sie Schritt für Schritt führt.
- Mehrsprachige Protokolle für internationale Teams
- Geführte Prüfabläufe verkürzen die Einarbeitung
- Konsistente Prüfqualität über alle Standorte und Werke
Nachweise für Audit und Behörde
flowdit speichert Prüfprotokolle zentral, mit Zeitstempel, Prüfer und Unterschrift. Jede Änderung steht im Audit-Trail. Für die revisionssichere Langzeitarchivierung übergeben Sie die Protokolle an ein Archiv wie DocuWare. Für Audits und Behördenanfragen stehen die dokumentierten Prüfungen gesammelt bereit.
- Vollständiger Audit-Trail für interne und externe Prüfungen
- Prüfprotokolle nach ISO 9001 und IATF 16949 abbilden
- Übergabe an DocuWare zur revisionssicheren Archivierung
Mehr aus jedem Prüfprotokoll
Video am Prüfpunkt
Signatur über DocuSign
Eskalation bei überfälligen Prüfungen
NFC an der Anlage
Auswertung in Power BI
Daten als JSON
Prüfprotokolle kostenlos digitalisieren
Starten Sie mit einer Vorlage aus der flowdit Bibliothek oder übernehmen Sie Ihr bestehendes Protokoll aus Excel.
Dokumentation, die Teams verbindet.
Inhalte gemeinsam erstellen, Freigabeprozesse strukturiert abbilden, Änderungen transparent kommunizieren - flowdit gibt Ihrem Team eine gemeinsame Grundlage - abteilungsübergreifend und standortunabhängig.
FAQ: Digitale Prüfprotokolle
Was ist ein digitales Prüfprotokoll?
Ein digitales Prüfprotokoll dokumentiert den Zustand, die Funktion und die Sicherheit von Anlagen, Maschinen und Betriebsmitteln – direkt auf Smartphone oder Tablet, ohne Papier. Es hält fest, wer was wann geprüft hat, welche Messwerte erfasst wurden und ob Mängel festgestellt wurden. flowdit erstellt Prüfprotokolle automatisch nach Abschluss der Prüfung und speichert sie zentral. Jede Änderung steht im Audit-Trail. Befunde für Kunden oder den Außendienst fasst dagegen ein Inspektionsbericht zusammen.
Sind digitale Prüfprotokolle rechtlich zulässig?
Ja. Die BetrSichV erlaubt ausdrücklich, Prüfaufzeichnungen elektronisch aufzubewahren. Nach § 14 müssen sie unter anderem Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person enthalten, bei ausschließlich elektronisch übermittelten Dokumenten verlangt die Verordnung eine elektronische Signatur. In flowdit unterschreibt der Prüfer auf dem Gerät. Für weitergehende Signaturanforderungen lässt sich DocuSign anbinden. Jede Änderung am Protokoll steht im Audit-Trail.
Was muss ein Prüfprotokoll enthalten?
Ein Prüfprotokoll muss mindestens enthalten: den Namen des Prüfers und seine Qualifikation, das geprüfte Objekt mit eindeutiger Kennzeichnung, Datum und Ergebnis der Prüfung, festgestellte Mängel sowie die Unterschrift des Prüfers. flowdit bildet alle Pflichtfelder strukturiert ab und verhindert, dass Prüfschritte übersprungen werden.
Wie lange müssen Prüfprotokolle aufbewahrt werden?
Nach § 14 BetrSichV mindestens bis zur nächsten Prüfung. Bei überwachungsbedürftigen Anlagen verlangt § 17 BetrSichV, die Aufzeichnungen während der gesamten Verwendungsdauer am Betriebsort aufzubewahren. Für steuerlich relevante Unterlagen können zusätzlich Pflichten nach Abgabenordnung und GoBD gelten. Für QM-Nachweise richten sich die Fristen nach den geltenden Normen, Kundenanforderungen und internen Vorgaben. flowdit hält die Protokolle zentral abrufbar, für die revisionssichere Archivierung übergeben Sie sie an DocuWare.
Welche Vorschriften verlangen ein Prüfprotokoll?
Für vorgeschriebene Prüfungen von Arbeitsmitteln und überwachungsbedürftigen Anlagen verlangt die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), dass Prüfergebnisse aufgezeichnet werden. Für elektrische Anlagen und Betriebsmittel kommt die DGUV Vorschrift 3 hinzu. Daneben fordern Normen wie ISO 9001 sowie Kunden- oder Herstellervorgaben dokumentierte Prüfungen. Welche Regeln im Einzelfall gelten, hängt von Anlage, Branche und Gefährdungsbeurteilung ab.
Wer darf Prüfungen durchführen und das Prüfprotokoll unterschreiben?
Nach BetrSichV prüft eine befähigte Person. Das ist jemand, der durch Berufsausbildung, Berufserfahrung und eine zeitnahe berufliche Tätigkeit die nötigen Fachkenntnisse hat. Elektrische Prüfungen nach DGUV Vorschrift 3 führt eine Elektrofachkraft durch, elektrotechnisch unterwiesene Personen können sie unter Leitung und Aufsicht unterstützen. In flowdit unterschreibt der Prüfer direkt auf dem Gerät, die Unterschrift steht im Protokoll.
Wie legt man Prüfintervalle fest?
Art, Umfang und Fristen der Prüfungen legt der Arbeitgeber in der Gefährdungsbeurteilung fest. Herstellerangaben, einschlägige Regeln wie die DGUV Vorschrift 3 und Erfahrungen aus früheren Prüfungen berücksichtigt er dabei. In flowdit hinterlegen Sie Prüfungen als wiederkehrende Aufgaben, Erinnerungen laufen bis zur Erledigung. Ein QR-Code oder NFC-Tag am Gerät öffnet das passende Protokoll, überfällige Prüfungen kann eine Regel an eine festgelegte Rolle eskalieren.
Was unterscheidet ein Prüfprotokoll von einem Abnahmeprotokoll?
Ein Prüfprotokoll dokumentiert das Ergebnis einer Prüfung, etwa nach BetrSichV oder DGUV Vorschrift 3, ob erstmalig, wiederkehrend oder aus besonderem Anlass. Ein Abnahmeprotokoll entsteht bei der Übergabe einer Maschine oder Anlage und hält fest, ob sie die vereinbarten Anforderungen erfüllt. Wie eine Maschinenabnahme abläuft, zeigt der Beitrag zur Checkliste für die Maschinenabnahme.
Für welche Branchen eignen sich digitale Prüfprotokolle?
Digitale Prüfprotokolle werden in Fertigung, Instandhaltung, Bauwesen, Pharma, Lebensmittelindustrie, Medizintechnik und Facility Management eingesetzt – überall dort wo Anlagen, Maschinen und Betriebsmittel regelmäßig geprüft werden müssen.
Was passiert, wenn kein Prüfprotokoll vorhanden ist?
Fehlt ein Prüfprotokoll im Schadensfall, kann die Berufsgenossenschaft die Haftung ausschließen und die Brandversicherung die Zahlung verweigern. Ein vollständiges digitales Prüfprotokoll schützt Unternehmen rechtlich und dient als Beweisurkunde vor Gericht.
Wie werte ich Prüfergebnisse in flowdit aus?
In flowdit filtern Sie Prüfergebnisse über Listen und werten frühere Prüfungen aus. Berichte exportieren Sie als PDF, XML oder JSON. Für eigene Dashboards übergeben Sie die Daten an Power BI und werten sie dort mit anderen Kennzahlen aus.
Lässt sich flowdit an ERP, MES oder CAQ anbinden?
Ja. Über die offene API und Webhooks tauschen Sie Auftragsdaten und Prüfergebnisse mit ERP, MES oder CAQ aus. Direkte Integrationen gibt es für Microsoft Dynamics und Salesforce. Die Anbindung an SAP oder Proalpha setzen wir als Projekt mit Ihrer IT um.
Wann reicht eine Prüfprotokoll-App, wann braucht man CAQ?
Eine Prüfprotokoll-App wie flowdit reicht, wenn Prüfungen vor Ort erfasst, Abweichungen als Maßnahmen verfolgt und Nachweise zentral abgelegt werden sollen, etwa bei Wartung, Abnahme oder Sichtprüfung. Ein CAQ-System lohnt sich, wenn Prüfplanung aus Prüfplänen, statistische Prozesslenkung (SPC) und die Anbindung von Messmitteln im Vordergrund stehen. Beides lässt sich über die API kombinieren.