In Dubais Luxus-Hotellerie dreht sich Exzellenz nicht nur um opulente Suiten, makellosen Service oder atemberaubende Skyline-Blicke. Wahre Qualität zeigt sich in etwas anderem: dem Vertrauen der Gäste, der Verlässlichkeit täglicher Abläufe – und den vielen kleinen, unsichtbaren Details, die dafür sorgen, dass jede Mahlzeit höchsten Ansprüchen an Sicherheit und Qualität gerecht wird.

 

Bei einer der renommiertesten Hotelgruppen der Region hatte genau dieses Qualitätsversprechen eine Schwachstelle: Es stützte sich noch immer auf Papier.

 

Ob in Gourmetrestaurants, Poolbars, Bankettküchen oder auf Dachterrassen – die Qualitätschecks wurden manuell durchgeführt, auf Papierformularen festgehalten, in Ordnern abgelegt und häufig erst Stunden oder sogar Tage später in Excel übertragen. Ein Prozess, der nicht nur aufwendig und fehleranfällig war, sondern auch kaum mit dem Tempo moderner Hotelbetriebe mithalten konnte – geschweige denn zuverlässig auditierbar war.

 

Auf der Suche nach einer zeitgemäßen Lösung entschied sich die Gruppe für flowdit – eine digitale Plattform, die neue Maßstäbe setzt: Sie bringt Struktur und Transparenz in Lebensmittelsicherheitsprüfungen, Hygienekontrollen und Servicestandards – in allen Bereichen der Hotellerie. Das Ergebnis? Weniger Papier, weniger Risiko – und deutlich mehr Zeit für das, worauf es wirklich ankommt: den Gast.

Die unsichtbare Komplexität hinter dem Luxus

Gäste sehen nur die glänzenden Oberflächen – die angerichteten Desserts, den gekühlten Champagner, das makellos gekleidete Personal. Doch hinter den Kulissen im Betrieb einer Luxushotelgruppe ist nichts dem Zufall überlassen – der Alltag in einer Luxushotelgruppe folgt einem genau getakteten Zusammenspiel aus Abläufen und Standards. Gerade in der Spitzengastronomie ist Lebensmittelsicherheit nicht verhandelbar. Hygieneprüfungen müssen nicht nur zuverlässig, sondern auch konsequent dokumentierbar sein. Und jede einzelne Küche – vom À-la-carte-Restaurant bis zum Frühstücksbuffet – muss den anspruchsvollen HACCP-Richtlinien vollständig genügen.

 

Die täglichen Kontrollen reichen von Temperaturaufzeichnungen der Kühlanlagen über die Reinigung von Arbeitsflächen bis hin zur Desinfektion von Geräten, der Verfügbarkeit und Sauberkeit von Handwaschstationen, der Trennung allergener Produkte und der akribischen Verfallskontrolle.

In Dubai, wo die Gesetze zur Lebensmittelsicherheit streng sind und häufige Audits stattfinden, wird mangelhafte Dokumentation schnell zum Risiko – oder sogar zur rechtlichen Belastung.

„Uns fehlten nicht die Standards“, sagte der Leiter der Lebensmittel- und Getränkekontrolle. „Aber ihre Nachverfolgung war ermüdend. Papierprotokolle gingen verloren, Excel-Dateien waren nicht konsistent, und die Überprüfung der Erledigung war ein Albtraum.“

Ein digitales System, das im Takt des Teams arbeitet

Was die Hotelgruppe suchte, war weit mehr als eine digitale Checkliste. Sie brauchte ein System, das mit dem Tempo des Alltags mithalten konnte – dynamisch, mehrsprachig, mobil und zuverlässig selbst in Bereichen mit schlechter Internetverbindung.

An dieser Stelle kam flowdit ins Spiel.

Mit flowdit führte das Team eine digitale Inspektionsplattform ein, die genau auf die Anforderungen der Hotels abgestimmt war. Küchenchefs wurden mit mobilen Tablets ausgestattet, auf denen intelligente Checklisten für jedes gastronomische Angebot vorinstalliert waren. Aufgaben wurden direkt vor Ort bearbeitet. Temperaturwerte ließen sich bequem eingeben oder auswählen. Und wenn etwas dokumentiert werden musste, reichte ein Foto – direkt im Formular aufgenommen, ohne Umweg. Dies auch um Comüpliance nachzuweisen. Das Beste: flowdit funktioniert vollständig offline. Sobald wieder eine Verbindung besteht, wird alles automatisch synchronisiert. So musste keine Kontrolle mehr abgebrochen werden, nur weil das Netz in der Kühlkammer mal streikte. Vom Tiefkühllager bis zur Rezeption fügte sich der neue Ablauf nahtlos ein. Kein Jonglieren mehr mit Thermometern, Klemmbrettern und Notizzetteln – stattdessen eine klare, digitale Oberfläche, die einfach funktioniert. Für alle. Überall.

Compliance, die Vertrauen schafft

Die Veränderung war sofort spürbar: Papierprotokolle verschwanden. Stattdessen wurden Berichte digital, durchsuchbar und jederzeit abrufbar. Das Management hatte nun erstmals einen Live-Einblick in die Abläufe mehrerer Küchen und Abteilungen – ganz ohne das übliche Warten auf gescannte PDFs oder zusammengefasste E-Mails. Tägliche Lebensmittelsicherheitsrunden, einst eine mühsame Pflicht, wurden zu einer strukturierten Routine. Warnungen wurden ausgelöst, wenn Korrekturmaßnahmen erforderlich waren. Teams erhielten automatische Erinnerungen, wenn eine Aufgabe nicht abgeschlossen war. Und da flowdit flexible Checklisten-Updates ermöglicht, konnten neue Protokolle sofort an alle Standorte gesendet werden – ohne Neudrucke oder Schulungen. Eine der meist geschätzten Funktionen? Die Möglichkeit, Checklisten nach Standort anzupassen. Das bedeutete, dass die Bedürfnisse einer geschäftigen Bankettküche sich von denen eines zwanglosen Cafés unterschieden – und flowdit passt sich genau daran an. Laut der Leiterin der Qualitätssicherung half die Plattform, die Dokumentationszeit um über 30 % zu reduzieren während die Genauigkeit in der Einhaltung aller Vorgaben (Compliance) deutlich stieg. „Es ist nicht nur so, dass wir jetzt schneller sind“, sagte sie. „Es ist so, dass wir sicher sind, nichts übersehen zu haben.“

Die Messlatte für Gästesicherheit höher legen

In der Hotellerie zählt der erste Eindruck – doch das beste Gästeerlebnis basiert auf Systemen, die der Gast nie sieht – Systeme, die sicherstellen, dass jedes Steak bei der richtigen Temperatur serviert wird, jedes Gebäck innerhalb des Verfallsdatums liegt und jeder Arbeitsplatz gemäß den Vorschriften desinfiziert ist. Mit flowdit hat diese Hotelgruppe die Grundlage geschaffen, all das nicht nur zu gewährleisten, sondern auch nachweisbar zu machen – ohne zusätzlichen Druck auf das Team. Was früher Stunden verschlang, ist heute in wenigen Minuten erledigt. Was früher in Übersetzungen, E-Mail-Chaos oder Papierbergen unterging, liegt jetzt klar strukturiert in der Cloud. Und während die Gäste ihre Mahlzeiten genießen, kann sich das Team auf etwas ebenso Wertvolles verlassen: die Sicherheit, dass Qualität nicht mehr von Checklisten in Ordnern abhängt, sondern von einem System, das in Echtzeit alles im Blick behält.

Verwalten Sie HACCP-Protokolle und Lebensmittelsicherheitskontrollen noch immer mit Papier und Tabellenkalkulationen?

👉 Demo vereinbaren