Autorisierter DocuWare Reseller

DocuWare ist ein Dokumentenmanagementsystem für die Erfassung, Ablage, Freigabe und Archivierung geschäftlicher und technischer Unterlagen. Prüfberichte, Zeichnungen, Zertifikate, Verträge und Rechnungen liegen in einem zentralen Archiv, verschlagwortet und über Workflows gesteuert. Betrieb wahlweise in der Cloud oder auf eigener Hardware.

Nicht die Mitarbeiterzahl entscheidet, sondern die Zahl der Dokumentarten und der Freigabestufen. Wer Prüfzeugnisse, Zeichnungsstände, Lieferantenzertifikate und Wartungsnachweise über mehrere Abteilungen oder Standorte hinweg vorhalten muss und dabei regelmäßig Audits durchläuft, rechnet die Investition meist über Suchzeit und vermiedene Doppelablage. Bei einer Handvoll Dokumentarten und einem Freigeber tut es eine saubere Laufwerksstruktur.

Der Preis setzt sich aus drei Teilen zusammen: Benutzerlizenzen, gewähltes Funktionspaket samt Speicher- und Belegkontingent sowie der einmalige Einrichtungsaufwand für Ablagestruktur, Workflows und Schnittstellen. In der Cloud läuft die Lizenz als Abonnement pro Benutzer und Monat, On-Premises als Kauf mit jährlichem Wartungsvertrag.

Treiber sind selten die Nutzerzahl, sondern Zahl der Dokumentarten, Komplexität der Freigabewege und die ERP-Anbindung. Eine belastbare Zahl nennen wir, sobald Prozesse und Systemlandschaft feststehen.

reinstil ist autorisierter DocuWare Reseller. Lizenz und Einrichtung kommen damit aus einer Hand, ein Vertrag, ein Ansprechpartner, ohne aufgeschlagene Marge eines Zwischenhändlers.

Der Unterschied zeigt sich nach dem Produktivstart. Liegen Lizenz und Umsetzung bei zwei Unternehmen, wird aus jeder Konfigurationsfrage eine Zuständigkeitsfrage. Hier hat derselbe Partner die Lizenz verkauft und die Workflows gebaut.

Im DACH-Markt stehen mehrere etablierte Systeme nebeneinander, dazu Ablagen auf SharePoint-Basis. Unterschiede liegen weniger im Funktionsumfang als in der Ausrichtung: Manche Systeme kommen aus dem Archivgeschäft, andere aus der Prozessautomatisierung, wieder andere aus der Buchhaltung.

DocuWare deckt Erfassung, Workflow und Archiv in einem Produkt ab und ist in Cloud wie On-Premises identisch nutzbar. Ob das die richtige Wahl ist, entscheidet sich an Ihren Dokumentarten und Schnittstellen, nicht an einer Funktionsliste. Wir sagen es Ihnen auch, wenn ein anderer Weg sinnvoller wäre.

Intelligent Indexing übernimmt die lernende Verschlagwortung, der Workflow Manager bildet Prüf- und Freigabewege ab. Barcode & Forms erfasst Belege über Barcode und digitale Formulare, Autoindex gleicht Indexwerte mit Fremdsystemen ab.

Für die Anbindung sorgen Smart Connect für den Dokumentenzugriff aus fremden Masken, Connect to Outlook und Connect to Mail für den Mailverkehr sowie die REST-API für alles Weitere. Welche Module Sie brauchen, hängt am Prozess; die Lizenzpakete bündeln sie unterschiedlich.

Die Cloud ist schneller startklar und nimmt der IT den Betrieb ab. On-Premises bleibt die Wahl, wenn interne Vorgaben oder Kundenverträge die Datenhaltung im eigenen Rechenzentrum verlangen. Der Funktionsumfang ist in beiden Varianten gleich, ein späterer Wechsel möglich.

Ein abgelegtes Dokument lässt sich nicht mehr unbemerkt ändern oder löschen. Jede Bearbeitung erzeugt eine neue Version, jeder Zugriff wird protokolliert, Aufbewahrungsfristen laufen systemseitig. Bei einer Prüfung ist damit belegbar, dass der vorgelegte Beleg dem entspricht, der ursprünglich eingegangen ist.

Betroffen sind alle steuer- und handelsrechtlich relevanten Unterlagen. Buchungsbelege sind seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre aufzubewahren, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Qualitätsnachweise unterliegen zusätzlich den Fristen aus Norm und Kundenvertrag, die deutlich länger laufen können.

Die GoBD sind die Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums zur Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen. Gefordert werden Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und maschinelle Auswertbarkeit.

Software allein macht ein Unternehmen nicht GoBD-konform. Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die den tatsächlichen Ablauf beschreibt. Deren dokumentenbezogene Teile erstellen wir mit.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie ein Beleg von seinem Eingang bis zur Archivierung behandelt wird. Üblich sind vier Teile: eine allgemeine Beschreibung, die Anwenderdokumentation mit den tatsächlichen Arbeitsschritten, die technische Systemdokumentation und die Betriebsdokumentation mit Rollen, Berechtigungen und Kontrollen.

Sie ist keine einmalige Übung. Ändert sich der Prozess, muss die Dokumentation nachgezogen werden, sonst weicht sie im Prüfungsfall vom gelebten Ablauf ab. Für die dokumentenbezogenen Teile liefern wir die Vorlagen und füllen sie im Projekt mit.

Kapitel 7.5 der ISO 9001 verlangt, dass dokumentierte Informationen gekennzeichnet, geprüft, freigegeben, verteilt und in ihrem Änderungsstand gelenkt werden. Genau das bildet DocuWare ab: Freigabeworkflow mit definierten Rollen, eindeutiger Versionsstand, Kennzeichnung veralteter Fassungen, gesteuerter Zugriff und protokollierte Änderungshistorie. Dieselbe Mechanik trägt ISO 45001, ISO 14001 und ISO 27001.

Für IATF 16949 kommt die Aufbewahrung hinzu. Produktionsteil-Freigaben, Werkzeug- und Prüfaufzeichnungen sind über die Laufzeit der Produktion plus mindestens ein Kalenderjahr vorzuhalten. Solche Fristen lassen sich je Dokumentart hinterlegen. Zertifizierbar ist nicht die Software, sondern der Prozess, den sie trägt.

Eine einheitliche Frist gibt es nicht, die Vorgaben stammen aus verschiedenen Quellen. Hersteller von Maschinen halten die technischen Unterlagen zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen vor. Prüfnachweise überwachungsbedürftiger Anlagen bleiben nach Betriebssicherheitsverordnung mindestens bis zur nächsten wiederkehrenden Prüfung verfügbar, in der Praxis über die gesamte Nutzungsdauer.

Dazu kommen Fristen aus Kundenverträgen und Normen sowie die Produkthaftung. In der Praxis richtet sich die Aufbewahrung deshalb nach der Dokumentart, nicht nach einem Pauschalwert. In DocuWare wird sie je Dokumentart gesetzt und läuft automatisch.

Die Verordnung (EU) 2023/1230 gilt ab dem 20. Januar 2027 und löst die bisherige Maschinenrichtlinie ab. Betriebsanleitungen dürfen dann digital bereitgestellt werden. Auf Verlangen des Kunden bleibt die Papierfassung kostenfrei geschuldet, bei Verbraucherprodukten gilt weiterhin die Papierpflicht für Sicherheitsinformationen.

Praktisch heißt das: Die digitale Fassung muss über die erwartete Lebensdauer der Maschine abrufbar bleiben, mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen, und dem tatsächlich ausgelieferten Stand entsprechen. Ohne versionierte Ablage mit dokumentiertem Freigabestand ist das kaum nachweisbar.

Abnahmeprotokolle, Prüfzeugnisse nach EN 10204, Werksbescheinigungen, Kalibrierprotokolle, Lieferantenzertifikate, Wartungsnachweise und die CE-Dokumentation samt Konformitätserklärung. Zeichnungen liegen mit Versions- und Freigabestand im Archiv. Gesucht wird über Anlagennummer, Baujahr oder Lieferant.

Ein PLM- oder CAD-Datenmanagement verwaltet das Produkt: Baugruppen, Stücklisten, native Konstruktionsdaten und deren Abhängigkeiten. DocuWare verwaltet die Dokumente rund um das Produkt und den Betrieb, also Zertifikate, Prüfberichte, Lieferantenunterlagen, Verträge, Rechnungen und Serviceakten.

Beides schließt sich nicht aus. Üblich ist, dass freigegebene Zeichnungen als neutrales PDF aus dem PLM nach DocuWare übergeben werden. Dort stehen sie Einkauf, Qualität, Fertigung und Service zur Verfügung, ohne dass jemand einen CAD-Arbeitsplatz braucht.

Ja. Jeder Bearbeitungsschritt wird mit Benutzer, Zeitstempel und Aktion protokolliert, ebenso lesende Zugriffe. Der Verlauf lässt sich pro Dokument ausgeben, was bei Zertifizierungsaudits ebenso hilft wie bei Rückfragen aus IT oder Betriebsrat.

Der Zeitfresser vor einem Audit ist selten die Prüfung selbst, sondern das Zusammensuchen der Nachweise. Liegen Zertifikate, Prüfzeugnisse, Schulungsnachweise und Freigaben im selben Archiv, ist die Auditmappe eine Suchabfrage statt einer Woche Arbeit. Der Nachweis der Dokumentenlenkung fällt dabei als Nebenprodukt ab, weil Freigabe und Änderungshistorie ohnehin protokolliert sind.

Externe erhalten Lesezugriff auf eine klar abgegrenzte Auswahl, gesteuert über Rollen und Indexwerte. Ein Auditor sieht dann etwa alle Prüfzeugnisse einer Anlage, aber keine Personalunterlagen. Für einzelne Dokumente lassen sich befristete Freigabelinks erzeugen, die nach Ablauf ins Leere laufen. Jeder externe Zugriff steht im Protokoll.

Der Zugriff läuft über den Browser, also auch von Shopfloor-Terminals, Tablets oder Industrie-PCs an der Linie. Barcode-Scanner am Arbeitsplatz rufen die passende Akte direkt auf, ohne Suchmaske. Berechtigungen lassen sich so setzen, dass ein Terminal nur die Dokumente der jeweiligen Linie zeigt.

Eine Einschränkung gehört dazu: DocuWare ist ein Online-System und braucht eine Verbindung. Wo im Hallenbereich kein stabiles Netz liegt, wird offline erfasst und später übertragen, dafür ist flowdit gebaut.

Für gängige Systeme gibt es fertige Konnektoren, unter anderem SAP und Microsoft Dynamics, dazu die DATEV-Schnittstelle für die Buchhaltung. Smart Connect blendet den Dokumentenzugriff in bestehende Masken ein, auch bei Branchenlösungen ohne eigene Schnittstelle. Alles Weitere entwickeln wir über die REST-API.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen und aufbewahren können. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen. DocuWare nimmt XRechnung und ZUGFeRD entgegen, liest die strukturierten Daten aus und archiviert Beleg und Datensatz gemeinsam.

Wichtiger als das Format ist die Ablage. Eine E-Rechnung im Postfach erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht, weil sie dort weder unveränderbar noch maschinell auswertbar liegt. Genau an dieser Stelle scheitern die meisten Betriebe, nicht am Empfang.

Ja, einschließlich der Beschäftigten ohne PC-Arbeitsplatz. Qualifikationsnachweise wie Stapler-, Kran- und Schweißerscheine oder Erste-Hilfe-Ausbildungen werden mit Ablaufdatum als Indexwert abgelegt, DocuWare erinnert rechtzeitig vorher, Vorgesetzten wie Beschäftigten.

Berechtigungen trennen die Akte nach Rolle, Löschfristen laufen je Dokumentart automatisch. Für Arbeitsschutzunterweisungen und Leiharbeiterdokumentation gilt dieselbe Struktur, dort entsteht der Nachweisdruck erfahrungsgemäß zuerst.

Bestände von Laufwerken, aus Altarchiven oder aus einem abgelösten System werden übernommen und dabei indexiert. Wie sauber das gelingt, hängt an der Struktur der Altdaten. Wir prüfen das vorab an einer Stichprobe, bevor ein Migrationsbudget freigegeben wird.

Ein klar abgegrenzter Prozess wie die Eingangsrechnung läuft nach wenigen Wochen produktiv. Kommen mehrere Abteilungen, viele Dokumentarten und komplexe Schnittstellen zusammen, wird daraus ein Projekt über mehrere Monate. Sinnvoll ist der schrittweise Ausbau, nicht der große Wurf.

In der Regel ja. Ein DMS protokolliert Zugriffe und Bearbeitungsschritte und ist damit grundsätzlich geeignet, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Das löst die Mitbestimmung nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz aus, unabhängig davon, ob eine Auswertung tatsächlich geplant ist.

In der Praxis wird das über eine Betriebsvereinbarung geregelt, die Auswertungszwecke, Berechtigungen und Löschfristen festhält. Wer den Betriebsrat früh einbezieht, verliert selten Zeit. Wer ihn übergeht, meistens.

Im DACH-Raum arbeiten mehrere hundert DocuWare-Partner, überwiegend IT-Systemhäuser mit breitem Portfolio. reinstil kommt aus der Industriedigitalisierung: Seit 2009 entwickeln wir Software für Prüf-, Freigabe- und Instandhaltungsprozesse, unter anderem für Pharma, Schienenfahrzeugbau und Automotive.

Das ändert die Gesprächsrichtung. Wir fragen zuerst nach Ihren Dokumentarten und Freigabewegen, nicht nach der Zahl der Lizenzen. Und wo DocuWare allein nicht reicht, entwickeln wir die Ergänzung selbst.

flowdit steuert die Durchführung: Prüfungen, Inspektionen, Wartungen und Abnahmen werden mobil abgearbeitet, mit Fotos, Messwerten und Unterschrift, auch ohne Netz. DocuWare verwaltet die Dokumente drumherum über ihre gesamte Aufbewahrungsfrist. Das eine erzeugt Nachweise, das andere bewahrt sie auf.

Beide Systeme sind einzeln einsetzbar. Zusammen lohnen sie sich dort, wo Prüfprotokolle Teil einer größeren Nachweiskette sind, etwa in der Anlagendokumentation oder bei Kundenabnahmen.

Nach Abschluss einer Prüfung erzeugt flowdit das Protokoll als PDF. Die Schnittstelle zwischen flowdit und DocuWare gibt Auftrag, Anlage, Charge und Datum als Indexwerte mit, sodass das Protokoll ohne manuelle Ablage an der richtigen Akte hängt. Eingerichtet wird sie von reinstil, Entwicklungsaufwand entsteht bei Ihnen nicht.