Kanban für Einsteiger: So funktioniert agile Prozessoptimierung

Was genau ist Kanban? 

Kanban ist eine agile Methode des Arbeitsmanagements aus Japan, die Transparenz und stetigen Fortschritt im Arbeitsprozess fördert. Der Begriff leitet sich von den japanischen Wörtern 看 (Kàn) für „Karte“ und 板 (Bǎn) für „Tafel“ ab und betont den visuellen Charakter der Methode. Ein Kanban-Board zeigt Aufgaben in verschiedenen Phasen wie „Backlog“, „In Progress“ und „Done“. Im „Backlog“ befinden sich alle offenen Aufgaben, die Teammitglieder entsprechend ihrer Kapazität über einen Pull-Prozess in Arbeit nehmen. Jede Aufgabe wird als Karte visualisiert und durchläuft die Phasen, bis sie abgeschlossen ist. Ein zentrales Prinzip ist das WIP-Limit (Work in Progress), das die Anzahl paralleler Aufgaben beschränkt. So lassen sich Engpässe vermeiden und der Arbeitsfluss gezielt optimieren.

Kanban-Ziele

Primäres Ziel der Methode ist es, einen Veränderungsprozess einzuleiten, der Anpassungen und Optimierungen in bestehende Arbeitsabläufe, Prozesse, Projekte und Strukturen ermöglicht. Im Einzelnen umfassen die Ziele:

• Transparenz und Klarheit über alle Aufgaben schaffen
• Priorisierung von Aufgaben zur optimalen Ressourcennutzung
• Frühzeitiges Erkennen und Vermeiden von Engpässen
• Aufdecken und Umsetzen von Verbesserungspotenzialen
• Fundierte Entscheidungsgrundlagen bereitstellen
• Flexibel auf Veränderungen reagieren, ohne den Betriebsablauf zu stören
• Gezielte Steuerung der Prioritäten innerhalb des Teams
• Durchlaufzeiten reduzieren und Prozesse beschleunigen
• Optimierte Ressourcenplanung für mittel- und langfristige Anforderungen
• Reduzierung von Lagerbeständen und Kapitalbindung
• Transparenz über Arbeitsfortschritt und potenzielle Herausforderungen sicherstellen

Ursprung der Kanban-Methode

1947 entwickelte Taiichi Ohno Kanban in der japanischen Toyota Motor Corporation. Inspiriert von Supermärkten, die nur bei Bedarf Regale auffüllten, führte Toyota den „Just-in-Time“ (JIT)-Fertigungsprozess ein. Ziel war es, den Materialfluss genau auf die Nachfrage abzustimmen und Überbestände in der Lagerhaltung zu vermeiden. „Kanban“ bedeutete auf Japanisch „visuelle Karte“ und dient als Signal für die Nachlieferung benötigter Materialien. Das als Pull-Prinzip bekannte Verfahren hilft, Engpässe zu vermeiden und die Produktivität zu steigern. Da sich der Prozess am tatsächlichen Materialverbrauch direkt am Gemba – dem Einsatzort – orientiert, können Bestände auf das notwendige Minimum reduziert werden. Dies senkt Materialmengen und Platzbedarf und reduziert Verschwendung. Durch die Visualisierung des Produktionsprozesses auf Kanban-Boards identifizierte Toyota Schwachstellen und förderte kontinuierliche Verbesserungen. Die Methode verbreitete sich weit über die Fertigung hinaus und optimiert heute den Fluss von Arbeitselementen in zahlreichen Branchen.

Die 6 Prinzipien von Kanban

Kanban-Prinzipien bieten strategische Leitlinien, die den Rahmen für ein effizientes Arbeitsumfeld setzen. Sie helfen Teams, ihre Arbeit klar zu strukturieren und den Workflow zu verbessern. Hier sind die sechs wichtigsten Prinzipien:

1. Klare Regeln

Alle Regeln und Abläufe sollten für jeden Mitarbeiter transparent und verständlich sein. Klarheit schafft Vertrauen und sorgt für einheitliches Vorgehen.

2. Aufgabenlimit

Die Zahl der aktiven Kanban-Karten sollte begrenzt und dem aktuellen Arbeitsaufkommen angepasst sein. Ein solches Limit verhindert Überlastung und fördert einen gleichmäßigen Arbeitsfluss.

3. Workflow-Management

Der Wertstrom sollte ohne Unterbrechungen fließen. Es ist wichtig, stets Karten mit dem Status „in Progress“ im System zu haben.

4. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Prozesse werden regelmäßig überprüft, um wiederkehrende Aufgaben effizienter zu gestalten. Der Fokus liegt auf kleinen, konkreten Anpassungen, die den Workflow optimieren und die Produktivität steigern.

5. Verantwortung

Führungskräfte sollten ein Umfeld schaffen, das Eigenverantwortung fördert. Übernehmen Mitarbeiter Verantwortung, steigt ihre Motivation und Zufriedenheit.

6. Visuelle Darstellung

Die visuelle Darstellung von Prozessen bietet eine anschauliche Grundlage für das Verständnis komplexer Abläufe. Schwachstellen in Prozessen können aufgedeckt und innovative Lösungsansätze entwickelt werden.

Das Kanban-Board: Der visuelle Motor für den Workflow

Das Kanban-Board ist das zentrale Werkzeug der Kanban-Methode und bietet eine übersichtliche Darstellung des gesamten Arbeitsprozesses. Mit mehreren Spalten, die flexibel an die Produktionsanforderungen angepasst werden können, ermöglicht das Board eine klare Visualisierung des Fortschritts jeder Aufgabe – von der Planung über die Bearbeitung bis zur Fertigstellung. So wird der Arbeitsfluss transparent, und jedes Teammitglied behält den Überblick über den Status jeder Aufgabe.

Grundlegend für ein Kanban-Board ist die ausreichende Anzahl an Kanban-Karten im System, die sicherstellt, dass stets genügend Ressourcen zur Deckung des Bedarfs bis zur nächsten Beschaffung zur Verfügung stehen. Bei komplexen Prozessen – etwa mit Kontrollschleifen oder iterativen Schritten – bewähren sich oft vier- oder fünfspaltige Boards, die eine präzisere Abbildung der einzelnen Phasen ermöglichen.

Typische Spalten eines Kanban-Boards:

• To Do: Links befinden sich die Aufgaben, die zur Bearbeitung anstehen.
• In Progress: In der mittleren Spalte stehen die Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird.
• Done: Rechts sind die abgeschlossenen Aufgaben zu finden.

Kanban-Boards können sowohl physisch auf Whiteboards als auch digital in Form von Software verwendet werden. Digitale Workflow-Boards bieten zusätzliche Vorteile wie das einfache Verschieben von Aufgaben per Drag-and-Drop sowie automatische Status-Updates, die Teams in Echtzeit informiert halten. Diese digitalen Tools ermöglichen es zudem, standortunabhängig zu arbeiten, was die Zusammenarbeit in verteilten Teams erheblich erleichtert.

Die wichtigsten Praktiken für Ihr Kanban-System

Kanban bietet einen klaren Rahmen zur Strukturierung und Optimierung von Arbeitsprozessen:

1. Visualisierung von Arbeitsprozessen 

Durch die Visualisierung der Arbeitsprozesse auf einem Board werden Workflows transparent. Die Spalten des Boards – „To Do“, „In Progress“ und „Done“ – repräsentieren verschiedene Phasen, während jede Karte eine bestimmte Aufgabe mit relevanten Details zeigt. Die Struktur ermöglicht eine schnelle Einschätzung des Projektstatus und erleichtert das Priorisieren von Aufgaben.

2. Begrenzung der parallelen Aufgaben (WIP-Grenzen)

Im Kanban-System wird die Anzahl der parallelen Aufgaben durch sogenannte WIP-Grenzen (Work in Progress) gesteuert. Die Begrenzungen sorgen dafür, dass sich Mitarbeiter auf wenige, klar definierte Aufgaben konzentrieren können und folglich schneller und produktiver arbeiten.

3. Kontrolle des Flusses 

Die Überwachung des Workflows hilft, Engpässe zu identifizieren und zu beseitigen. Wenn bspw. bestimmte Spalten regelmäßig überfüllt sind, deutet dies auf einen Stau hin, der die Produktivität einschränkt. Mit fortlaufendem Monitoring wird sichergestellt, dass Karten den Prozess ohne Verzögerungen durchlaufen.

4. Definition expliziter Prozessrichtlinien

Klar definierte Prozesse schaffen ein gemeinsames Verständnis im Team. Diese Richtlinien legen Rollen, Verantwortlichkeiten und Abläufe fest und fördern eine reibungslose Zusammenarbeit. Ein gut dokumentierter Prozessrahmen hilft dabei, Unklarheiten zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.

5. Einbau von Feedbackschleifen

Feedback ist entscheidend für kontinuierliche Verbesserung. Regelmäßige Feedbackrunden, in denen Erfahrungen und Erkenntnisse reflektiert werden, helfen dem Team, Optimierungspotenziale zu erkennen und Prozesse anzupassen. 

6. Kontinuierliche Verbesserung 

Kanban ist kein statisches System. Ständige Optimierungen und Anpassungen basierend auf Erfahrungswerten und Leistungsanalysen tragen dazu bei, dass Prozesse dynamisch bleiben und kontinuierlich verbessert werden.

Vorteile von Kanban

Die Methode bietet zahlreiche Vorteile:

1. Erhöhte Transparenz

Die Methode schafft Transparenz im gesamten Arbeitsprozess, indem der Fortschritt visualisiert wird. Teams haben jederzeit einen Überblick über laufende Aufgaben und können Engpässe frühzeitig erkennen.

2. Verkürzte Durchlaufzeiten

Kanban reduziert die Zeitspanne, die Aufgaben benötigen, um alle Prozessschritte im Workflow zu durchlaufen. Dadurch werden Aufgaben schneller abgeschlossen und eine bessere Planbarkeit ermöglicht.

3. Flexibilität

Mitarbeiter konzentrieren sich jeweils auf eine Aufgabe und können Prioritäten im Backlog flexibel anpassen, ohne den Arbeitsfluss zu beeinträchtigen.

4. Vermeidung von Engpässen

WIP-Grenzen (Work in Progress) beschränken die Anzahl paralleler Aufgaben und steigern so die Effizienz. Eine visuelle Tafel zeigt den Status aller Aufgaben, sodass Mitarbeiter gezielt an fast abgeschlossenen Aufgaben arbeiten können. Engpässe werden so frühzeitig erkannt und proaktiv behoben.

5. Verbesserte Kundenzufriedenheit

Indem die Methode sicherstellt, dass Arbeit genau dort ausgeführt wird, wo sie gebraucht wird, wird die Leistung des Teams gezielt auf Kundenerwartungen ausgerichtet.

6. Kontinuierliche Verbesserung 

Die Philosophie von Kanban ist darauf ausgerichtet, den Arbeitsprozess kontinuierlich zu verbessern, was langfristig zu höherer Qualität und Zufriedenheit im Team führt.

Zwei agile Methoden: Scrum und Kanban im Vergleich

Scrum und Kanban teilen einige Grundprinzipien wie Transparenz und kontinuierliche Verbesserung, unterscheiden sich jedoch in der Umsetzung. Während Scrum durch klar strukturierte Abläufe gekennzeichnet ist, bietet Kanban mehr Flexibilität im Arbeitsfluss: