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Checklisten schaffen Klarheit, besonders im Nutzfahrzeuggeschäft. Ob für einen Tag oder als Teil einer Fuhrparkstrategie: Jeder Lkw-Wechsel birgt Risiken, wenn Übergaben nicht lückenlos dokumentiert sind.
Für SEKA Nutzfahrzeuge, einen führenden Nutzfahrzeug-Spezialisten mit Sitz in Deutschland, war die Verwaltung von Fahrzeugübergaben früher ein papierintensiver, fehleranfälliger Prozess. Dokumentationen gingen verloren, Mängelberichte waren inkonsistent, und sowohl Mitarbeiter als auch Kunden mussten sich auf ihr Gedächtnis verlassen.
Mit der Einführung von flowdit hat das Unternehmen den Übergabeprozess grundlegend neu aufgestellt: eine zentrale App, vollständige Transparenz in Echtzeit und deutlich erhöhte Prozesssicherheit.
Das Problem: Unvollständige Fahrzeugübergaben – Risiko für Kunden und Unternehmen
SEKA, gegründet 2004 und spezialisiert auf lebensmittelechte Tankanhänger, operiert in einem Umfeld mit hoher Verantwortung.Zu ihren Kunden zählen Spediteure, Transportunternehmen und Hersteller, die Zuverlässigkeit nicht nur bei den Fahrzeugen, sondern auch in der Kommunikation erwarten.
Vor der Digitalisierung wurden Fahrzeugübergaben mit gedruckten Checklisten, handschriftlichen Formularen und gelegentlich auch informellen Notizen dokumentiert. War ein Schadensbericht unklar oder fehlte, gab es keine einfache Möglichkeit nachzuweisen, wann ein Defekt auftrat oder wer dafür verantwortlich war.
Das führte manchmal zu angespannten Kundengesprächen, unnötigen Reparaturen und in Extremfällen zu rechtlichen Auseinandersetzungen. Intern kämpften die Teams von SEKA ebenfalls mit fehlender Konsistenz. Dokumente gingen verloren, Checklisten variierten je nach Person. Die Berichterstattung an das ERP-System erfolgte manuell und war zeitaufwändig.
Wie ein Teammitglied es beschrieb: „Man hoffte immer, dass nichts schiefging. Denn wenn doch, war es eine Katastrophe, seine Position zu beweisen.“
Das Unternehmen erkannte die Notwendigkeit eines Systems, das Nachvollziehbarkeit schafft, Arbeitsabläufe optimiert und eine sichere Echtzeitdokumentation sowohl für interne Anwender als auch für externe Kunden bereitstellt.
Die passende Lösung finden
SEKA brauchte nicht einfach nur eine weitere Formular-App. Sie suchten eine Plattform, die sich für verschiedene Teams anpassen lässt und auch unter Zeitdruck im Außendienst einfach und intuitiv bedienbar ist.
Nach Online-Recherchen entdeckte das Team flowdit (ehemals firstaudit). Die App überzeugte durch ihre Flexibilität, den Mobile-First-Ansatz und die Fähigkeit, sich in bestehende Backend-Systeme zu integrieren. Bereits nach wenigen Tagen Testphase war klar, dass flowdit es SEKA ermöglichen würde, den Fahrzeugzustand zu dokumentieren, digitale Unterschriften einzuholen, Fotos zu erfassen und alle Daten direkt ins ERP-System zu übertragen.
Wichtig war vor allem, dass die Lösung einfach bleibt und keine zusätzliche Komplexität verursacht. „Wir konnten unsere eigenen Arbeitsabläufe fast eins zu eins in digitale Checklisten umwandeln“, erklärte ein Mitglied der SEKA-Führung. „Das machte die Einführung viel schneller.“
Jede Übergabe zählt
Kaum war flowdit eingeführt, gehörte die App bei SEKA schon zum täglichen Handwerkszeug. Mitarbeitende nutzten Tablets und Smartphones, um Inspektionen durchzuführen, Probleme zu dokumentieren und Übergaben in Echtzeit zu bestätigen. Kein Papierkram mehr. Kein Rätselraten mehr.
Die App wurde gleichzeitig in mehreren Bereichen eingeführt, darunter Produktionsprozesse, Personalmanagement, Qualitätskontrolle in der Fahrzeugherstellung und sogar die Zeiterfassung für projektbezogene Abrechnungen. Jeder Anwendungsfall wurde mit passgenauen Vorlagen abgebildet, die das SEKA-Team selbst ganz ohne Entwickler erstellen konnte.
In der Fahrzeugabteilung verwaltet flowdit nun alle Übergabe-Checklisten. Egal, ob ein Lkw ausgeliefert, zurückgegeben oder zum Service geschickt wird, alle relevanten Details wie Außenfotos, Kilometerstand und Unterschrift werden sofort erfasst und im System gespeichert.
Die Daten werden mit dem ERP-System synchronisiert. Kunden erhalten sofortige Updates. Und alle Beteiligten haben Zugriff auf dieselben, konsistenten und manipulationssicheren Informationen.
Ergebnisse: Sicherheit durch digitale Nachweise und klare Verantwortlichkeit
Die Veränderung war nicht nur prozedural, sie war kulturell. Die Mitarbeitenden von SEKA fühlen sich nun von einem System unterstützt, das ihre Arbeit sichert, Papierkram reduziert und Verantwortlichkeiten klärt. Die transparente und zeitlich nachvollziehbare Dokumentation gibt Kunden Sicherheit und Vertrauen.
flowdit half SEKA, die für die Dokumentation aufgewendete Zeit um geschätzte 80 % zu reduzieren. Diese Zeit wird für wertvollere Aufgaben genutzt: sei es die Fahrzeugwartung, Kundenbetreuung oder das Management der Abläufe.
Als es darauf ankam, bewährte sich die App: In vier Streitfällen zum Fahrzeugzustand konnte SEKA belegen, dass die Schäden erst nach der Übergabe entstanden, und bewahrte so Zeit, Geld und Reputation.
„Die Möglichkeit, einen digitalen Übergabebeleg mit Fotos und Unterschriften sofort und in voller Auflösung vorzuzeigen, hat alles verändert“, sagte der Betriebsleiter. „Es geht nicht mehr darum, wessen Wort mehr zählt, sondern was dokumentiert ist.“
Blick nach vorn
SEKA nutzt flowdit weiterhin nicht nur für Fahrzeugübergaben, sondern im gesamten Unternehmen – überall dort, wo Checklisten, Dokumentation und Verantwortlichkeit erforderlich sind. Die digitale Transformation, die 2019 begann, hat dank Tools wie flowdit, die Teams stärken ohne ihre Arbeit zu verkomplizieren, an Fahrt aufgenommen.
Mit Transparenz, Geschwindigkeit und Sicherheit, die nun in jede Übergabe eingebaut sind, positioniert sich SEKA nicht nur als Fahrzeuglieferant, sondern als vertrauenswürdiger Logistikpartner – mit Prozessen, die das beweisen.
Verlassen Sie sich bei kritischen Fahrzeugprozessen noch immer auf handschriftliche Notizen und Papierchecklisten?
