Im Nutzfahrzeuggeschäft wird Vertrauen an Checklisten gemessen. Wenn Lkw den Besitzer wechseln – sei es für ein paar Tage oder im Rahmen eines maßgeschneiderten Fuhrparkaufbaus – kann jeder Kratzer, jede Verzögerung oder jedes fehlende Formular zu Frustration, Schuldzuweisungen oder sogar rechtlichen Konsequenzen führen.

 

Für SEKA Nutzfahrzeuge, einen führenden Nutzfahrzeug-Spezialisten mit Sitz in Deutschland, war die Verwaltung von Fahrzeugübergaben früher ein papierintensiver, fehleranfälliger Prozess. Dokumentationen gingen verloren, Mängelberichte waren inkonsistent, und sowohl Mitarbeiter als auch Kunden mussten sich auf ihr Gedächtnis verlassen.

 

Seit der Einführung von flowdit hat das Unternehmen den Umgang mit Übergaben neu definiert – mit einer einzigen App, Echtzeit-Transparenz und einem dramatischen Gewinn an Sicherheit.

Das Problem: Unvollständige Fahrzeugübergaben – Risiko für Kunden und Unternehmen

SEKA, gegründet 2004 und spezialisiert auf lebensmittelechte Tankanhänger, operiert in einem Umfeld mit hoher Verantwortung. Zu ihren Kunden zählen Spediteure, Transportunternehmen und Hersteller, die Zuverlässigkeit erwarten – nicht nur bei den Fahrzeugen, sondern auch in der Kommunikation.

Vor der Digitalisierung wurden Fahrzeugübergaben mit gedruckten Checklisten, handschriftlichen Formularen und gelegentlich auch informellen Notizen dokumentiert. War ein Schadensbericht unklar oder fehlte, gab es keine einfache Möglichkeit nachzuweisen, wann ein Defekt auftrat – oder wer verantwortlich war.

Das führte manchmal zu angespannten Kundengesprächen, unnötigen Reparaturen und in Extremfällen zu rechtlichen Auseinandersetzungen. Intern kämpften die Teams von SEKA ebenfalls mit fehlender Konsistenz. Dokumente gingen verloren, Checklisten variierten je nach Person. Die Berichterstattung an das ERP-System erfolgte manuell und war zeitaufwändig.

Wie ein Teammitglied es beschrieb: „Man hoffte immer, dass nichts schiefging – denn wenn doch, war es eine Katastrophe, seine Position zu beweisen.“

Das Unternehmen erkannte, dass es auf ein System umsteigen musste, das Nachvollziehbarkeit gewährleistet, Arbeitsabläufe optimiert und eine sichere, Echtzeitdokumentation ermöglicht – sowohl für interne Anwender als auch für externe Kunden.

Die passende Lösung finden

SEKA brauchte nicht einfach nur eine weitere Formular-App. Sie benötigten eine Plattform, die sich über verschiedene Teams hinweg anpassen lässt – von der Personalabteilung bis zur Fahrzeuginspektion – und intuitiv im Außendienst von oft unter Zeitdruck stehenden Mitarbeitenden genutzt werden kann.

 

Nach Online-Recherchen entdeckte das Team flowdit (ehemals firstaudit). Die App überzeugte durch ihre Flexibilität, den Mobile-First-Ansatz und die Fähigkeit, sich in bestehende Backend-Systeme zu integrieren. Bereits nach wenigen Tagen Testphase war klar, dass flowdit es SEKA ermöglichen würde, den Fahrzeugzustand zu dokumentieren, digitale Unterschriften einzuholen, Fotos zu erfassen und alle Daten direkt ins ERP-System zu übertragen.

 

Am wichtigsten war, dass die Lösung keine zusätzliche Komplexität einführte. „Wir konnten unsere eigenen Arbeitsabläufe fast eins zu eins in digitale Checklisten umwandeln“, erklärte ein Mitglied der SEKA-Führung. „Das machte die Einführung viel schneller.“

Jede Übergabe zählt

Sobald flowdit implementiert war, wurde die App schnell zu einem täglichen Werkzeug bei SEKA. Mitarbeitende nutzten Tablets und Smartphones, um Inspektionen durchzuführen, Probleme zu dokumentieren und Übergaben in Echtzeit zu bestätigen. Kein Papierkram mehr. Kein Rätselraten mehr.

 

Die App wurde gleichzeitig in mehreren Bereichen eingeführt – einschließlich Produktionsprozessen, Personalmanagement, Qualitätskontrolle in der Fahrzeugherstellung und sogar bei der Zeiterfassung für projektbezogene Abrechnungen. Jeder Anwendungsfall wurde mit maßgeschneiderten Vorlagen angepasst, die vom SEKA-Team selbst ohne Entwickler erstellt wurden.

 

In der Fahrzeugabteilung verwaltet flowdit nun alle Übergabe-Checklisten. Egal, ob ein Lkw ausgeliefert, zurückgegeben oder zum Service geschickt wird – jedes relevante Detail – von Außenfotos über Kilometerstand bis zur Unterschrift – wird sofort erfasst und im System gespeichert.

 

Die Daten werden mit dem ERP-System synchronisiert. Kunden erhalten sofortige Updates. Und alle Beteiligten haben Zugriff auf dieselben, konsistenten und manipulationssicheren Informationen.

Ergebnisse: Sicherheit durch digitale Nachweise und klare Verantwortlichkeit

Die Veränderung war nicht nur prozedural – sie war kulturell. Die Mitarbeitenden von SEKA fühlen sich nun von einem System unterstützt, das ihre Arbeit sichert, den Papierkram reduziert und Verantwortlichkeiten klärt. Kunden sind zuversichtlicher, weil sie wissen, dass sie durch klare, zeitgestempelte Aufzeichnungen geschützt sind.

flowdit half SEKA, die für die Dokumentation aufgewendete Zeit um geschätzte 80 % zu reduzieren. Diese Zeit wird für wertvollere Aufgaben genutzt – sei es die Fahrzeugwartung, Kundenbetreuung oder das Management der Abläufe.

Und wenn es am wichtigsten war, lieferte die App: In vier rechtlichen Fällen zu Fahrzeugzustand-Streitigkeiten konnte SEKA digitalen Nachweis erbringen, dass Schäden erst nach der Übergabe entstanden sind – was dem Unternehmen Zeit, Geld und seinen Ruf sparte.

„Die Möglichkeit, einen digitalen Übergabebeleg mit Fotos und Unterschriften – sofort und in voller Auflösung – vorzuzeigen, hat alles verändert“, sagte der Betriebsleiter. „Es geht nicht mehr darum, wessen Wort mehr zählt, sondern was dokumentiert ist.“

 

Blick nach vorn

SEKA nutzt flowdit weiterhin nicht nur für Fahrzeugübergaben, sondern im gesamten Unternehmen – überall dort, wo Checklisten, Dokumentation und Verantwortlichkeit erforderlich sind. Die digitale Transformation, die 2019 begann, hat dank Tools wie flowdit, die Teams stärken ohne ihre Arbeit zu verkomplizieren, an Fahrt aufgenommen.

Mit Transparenz, Geschwindigkeit und Sicherheit, die nun in jede Übergabe eingebaut sind, positioniert sich SEKA nicht nur als Fahrzeuglieferant, sondern als vertrauenswürdiger Logistikpartner – mit Prozessen, die das beweisen.

Verlassen Sie sich bei kritischen Fahrzeugprozessen noch immer auf handschriftliche Notizen und Papierchecklisten?

👉 Demo vereinbaren