Housekeeping, Zimmerservice & Wartung

In der Hotellerie liegt die Perfektion oft im Verborgenen. Gäste nehmen das frische Handtuch wahr, das saubere Glas oder ein Zimmer, das vor dem Check-in bereitsteht. Doch die Systeme, die diese Momente möglich machen – die Teams, die Arbeitsabläufe, die ständige Koordination hinter den Kulissen – bleiben meist unsichtbar. Für eine der renommiertesten Hotelketten in den USA war die Herausforderung nicht der Anspruch an sich, sondern die schiere Größe. An Hunderten Standorten wurden täglich tausende Aufgaben manuell verwaltet: Housekeeping-Checklisten, Wartungsprotokolle, Minibar-Auffüllungen und Serviceaufzeichnungen in den Restaurants. Die Teams arbeiteten mit Papierprotokollen, handschriftlichen Notizen und verstreuten Dateien. Informationen erreichten die Verantwortlichen oft verspätet. Und das fiel den Gästen gelegentlich auf. Hier kam flowdit ins Spiel – eine digitale Plattform für Inspektionen und Aufgabenmanagement, die dabei helfen sollte, an jedem Standort einen gleichbleibend erstklassigen Fünf-Sterne-Service in Zimmern, Restaurants und auf den Fluren sicherzustellen.

Die Herausforderung hinter einem perfekten Gästeerlebnis

In Hotels arbeitet jede Abteilung unter großem Zeitdruck: Housekeeping hat nur wenige Minuten, um ein Zimmer für den nächsten Gast vorzubereiten. Der Zimmerservice eilt, um heiße Mahlzeiten pünktlich zu liefern. Die Wartung arbeitet unauffällig hinter den Kulissen – und all das muss jeden Tag reibungslos wie ein Uhrwerk funktionieren. Bevor die Hotelkette flowdit einsetzte, wurden die meisten internen Abläufe papierbasiert verwaltet. Zimmerinspektionen wurden handschriftlich dokumentiert, Wartungsprobleme auf Klemmbrettern festgehalten. Anweisungen and das Personal wurden mündlich weitergegeben oder auf statischen Listen verteilt, die kurzfristige Änderungen nicht reflektierten. Manager hatten keine Echtzeit-Übersicht. Fehler waren vorprogrammiert, und die Nachverfolgung von Aufgaben hinkte häufig hinterher. In einer Branche, in der die Gästezufriedenheit und damit die Reputation über Erfolg oder Misserfolg entscheiden, können solche Fehler fatale Folgen haben. Ein Regionalmanager fasst es prägnant zusammen: „Wir hatten kein Qualitätsproblem, wir hatten ein Sichtbarkeitsproblem.“ Erst durch ein digitales System, das allen Mitarbeitenden – vom Housekeeping bis zur Führungsebene – eine gemeinsame Echtzeitübersicht bietet, konnten Abläufe transparent und effizient gesteuert werden.

Zimmer für Zimmer digital vernetzt: Aufgabenverwaltung mit flowdit

Die Hotelkette arbeitete mit flowdit zusammen, um ihre bislang isolierten Abläufe zu vernetzen. Mit der mobiloptimierten Plattform nutzt jetzt jede Abteilung digitale Checklisten, die genau auf ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Ob tägliche Housekeeping-Routinen, das Auffüllen der Minibar oder HLK-Inspektionen – das Personal greift einfach per Smartphone oder Tablet darauf zu, führt jeden Schritt durch und kann bei Bedarf Notizen oder Fotos hinzufügen. Vorgesetzte haben jederzeit Zugriff auf Echtzeit-Dashboards. Wartungsleiter erhalten sofort Benachrichtigungen, wenn etwas gemeldet wird. Und die Rezeption kann in Sekunden prüfen, ob ein Zimmer für einen frühen Check-in bereit ist – ganz ohne Telefonate. Einer der größten Vorteile? Die individuell anpassbaren Rollen und Zugriffskontrollen. Jeder Mitarbeiter sieht ausschließlich die Aufgaben, die für seine Tätigkeit relevant sind. Das Management kann so gezielt Verantwortlichkeiten vergeben, Ergebnisse überwachen und Leistungstrends erkennen – ohne das Team zu überlasten.

Mehr Effizienz, weniger Aufwand – mit digitalen Workflows

Vor der Einführung von flowdit nahm die Dokumentation viel Zeit in Anspruch. Checklisten wurden manuell archiviert. Die Koordination erforderte ständige Nachrichten oder persönliche Bestätigungen. Heute läuft alles in einem System – automatisch gespeichert und sofort geteilt.

Die Ergebnisse sprechen für sich:

  • Zimmerinspektionen werden 40 % schneller abgeschlossen und validiert
  • Housekeeping-Teams melden weniger übersehene Aufgaben und arbeiten mit mehr Klarheit.
  • Wartungsanfragen werden dank Echtzeit-Benachrichtigungen noch am selben Tag erledigt
  • Die Verwaltungszeiten wurden durch Automatisierung um bis zu 30 % reduziert
  • Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist durch standardisierte digitale Workflows einfacher und schneller

Eine Housekeeping-Leiterin brachte es treffend auf den Punkt: „Mit flowdit weiß ich genau, was erledigt ist, was noch aussteht und wo Unterstützung gebraucht wird – ohne die Etage zu verlassen.“

Strukturierte Checklisten schaffen Klarheit und fördern Eigenverantwortung

flowdit hat dem Hotel nicht nur dabei geholfen, papierlos zu arbeiten, sondern dem Team auch deutlich mehr Handlungsspielraum gegeben. Das Personal muss sich nicht mehr jeden einzelnen Schritt merken oder nach gedruckten Formularen suchen. Stattdessen arbeiten sie anhand klar strukturierter Checklisten, die auf bewährten Methoden basieren und in Echtzeit von ihren Vorgesetzten begleitet werden.

Treten Probleme auf – sei es eine defekte Lampe oder verspätete Zimmerübergaben – werden diese systematisch erfasst, nachverfolgt und ohne Schuldzuweisungen oder Verwirrung gelöst. Das Ergebnis: Mehr Verantwortung, schnellere Lösungen und ein besseres Gästeerlebnis.

Noch besser: Alle Daten werden sicher gespeichert, sind durchsuchbar und lassen sich unkompliziert für Audits oder interne Überprüfungen exportieren – so wird die Einhaltung von Markenstandards und Sicherheitsprotokollen zuverlässig gewährleistet.

 

flowdit: Die flexible Plattform für jeden Hoteltyp

Seit der Einführung von flowdit hat die Hotelkette das System in mehreren Regionen ausgerollt und jeweils lokal angepasst. Von Luxushotels bis zu Business-Hotels passt sich die Plattform flexibel an die Größe der Immobilie, das Personalmodell und die Bedürfnisse der Gäste an. Das Unternehmen plant nun, den Einsatzbereich auf Veranstaltungsplanung, Facility-Audits und Lebensmittelsicherheit auszuweiten – alles innerhalb desselben intuitiven Systems. Für eine Branche, die auf unsichtbare Exzellenz setzt, ist flowdit das digitale Rückgrat, das das Versprechen von Fünf-Sterne-Service auch in stressigen Zeiten aufrechterhält.

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