Von lokalen Apotheken bis hin zu Zahnarztpraxen – der sichere Umgang mit Arzneimitteln und Betäubungsmitteln ist in der Schweiz eine Frage des öffentlichen Vertrauens. In der Schweiz führen spezialisierte Aufsichtsbehörden jedes Jahr tausende Inspektionen durch. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Medikamente – insbesondere Betäubungsmittel – gesetzeskonform, verantwortungsvoll und lückenlos dokumentiert gelagert und verabreicht werden.

Bis vor Kurzem stützten sich viele dieser Inspektionen auf überholte Hilfsmittel. Word-Dokumente, Excel-Listen, handschriftliche Notizen und Fotos, die auf verschiedenen Geräten gespeichert wurden, erschwerten den Ablauf. Das Resultat: zeitaufwändige Prozesse, unübersichtliche Dokumentation und erhöhte Fehleranfälligkeit. Berichte verzögerten sich, Mängel waren schwer nachvollziehbar, und Auditoren verbrachten oft mehr Zeit mit Nacharbeit als mit der eigentlichen Prüfung vor Ort.

Um diesem Problem entgegenzuwirken, entschied sich eine führende Schweizer Inspektionsbehörde für flowdit – eine digitale Inspektionsplattform, die selbst in streng regulierten Bereichen für Struktur, Effizienz und Transparenz sorgt.

Eine Mission für mehr Sicherheit in der Arzneimittelverwaltung

Das Schweizer Inspektionssystem für Arzneimittel zählt zu den strengsten weltweit. Zur Aufgabe der Prüfer gehört es, Apotheken, Arztpraxen, Zahnarztpraxen und Drogerien regelmäßig zu kontrollieren und systematisch zu auditieren, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben auf nationaler und kantonaler Ebene eingehalten werden. Inspektionen umfassen Lagerbedingungen, Verfallsdatenmanagement, Inventarführung, Dokumentation von Rezeptausstellungen und den Umgang mit Betäubungsmitteln. Alle festgestellten Mängel sind nachvollziehbar zu dokumentieren, in Prüfberichten zu bewerten und bis zur vollständigen Behebung systematisch zu überwachen.

Doch der interne Ablauf der Inspektionen selbst war alles andere als zeitgemäß. Vieles lief noch analog oder auf Basis fragmentierter Systeme.  Checklisten wurden ausgedruckt oder in Word-Dokumenten geführt. Notizen wurden manchmal nachträglich abgetippt. Fotos wurden mit Mobiltelefonen aufgenommen und manuell übertragen. Fehler bei der Dateneingabe schlichen sich ein. Und die Auditoren hatten wenig Flexibilität, Checklisten situativ an die Gegebenheiten vor Ort anzupassen.

„Unsere Inspektionen waren fachlich auf höchstem Niveau“, erklärt ein Projektleiter der Behörde. „Aber der Aufwand, den wir nachträglich für die Zusammenführung aller Informationen betreiben mussten – der war einfach zu groß.“

Eine App, die Checklisten, Fotos und Berichte endlich zusammenbringt

Alles begann mit einer klaren Vorstellung: Ein einziges digitales Tool sollte den gesamten Inspektionsprozess abdecken – von individuell anpassbaren Checklisten über Fotodokumentation in Echtzeit bis hin zu automatisierten Datenexporten. Und das Ganze bitte mit einer Benutzeroberfläche, die auch unterwegs einfach zu bedienen ist.

Nach dem Vergleich zahlreicher Anbieter entdeckte das Team flowdit. Anders als viele andere Lösungen ermöglichte flowdit den Prüfern, ihre Checklisten selbst zu gestalten, intelligente Verzweigungslogik zu nutzen und Fotos direkt in die jeweiligen Prüfpunkte einzubetten – ganz ohne Programmierkenntnisse oder externe Schnittstellen.

Mit der Demo-Version in der Hand begann das Team, flowdit bei Live-Inspektionen einzusetzen – und war vom ersten Moment an überzeugt.

Von Excel-Listen zu smarten Workflows

Inspektionen, die früher zwischen Laptop, Klemmbrett und Digitalkamera jongliert werden mussten, werden heute vollständig und bequem innerhalb der flowdit-App abgewickelt. Inspektionen erfolgen Schritt für Schritt anhand strukturierter, digitaler Checklisten – jede Maßnahme wird nachvollziehbar erfasst, systematisch geprüft und fehlerfrei dokumentiert. Auffälligkeiten lassen sich direkt vor Ort fotografisch festhalten und automatisch in den finalen Bericht integrieren. Der flexible Formular-Builder von flowdit ermöglichte es der Behörde, ihre bestehenden Checklisten zu replizieren und zu verbessern: Dropdown-Felder, Texteingaben, bedingte Logik oder Bewertungsskalen – alles wurde individuell auf die hohen Anforderungen der pharmazeutischen Compliance zugeschnitten. Das Beste: Die Prüfberichte konnten direkt während der Begehung abgeschlossen, anschließend vor Ort vom verantwortlichen Personal geprüft und digital freigegeben werden. Der fertige Bericht enthielt alle relevanten Befunde und Nachweise – ohne Copy-Paste zwischen Word, E-Mail und Bildverzeichnis. Ein entscheidender Vorteil war zudem, dass das digitale Format manuelle Übertragungsfehler ausschloss – ein besonders kritischer Aspekt bei der Dokumentation von Betäubungsmitteln und kontrollierten Substanzen, bei denen gesetzlich höchste Präzision gefordert ist.

Konkrete Vorteile – mit echtem Skalierungspotenzial

Schon während der Testphase zeigte sich, welches Potenzial in flowdit steckt. Die Prüfer berichteten von schnellerer Datenerfassung, weniger Fehlerquellen und einem insgesamt effizienteren Ablauf – sowohl für sich selbst als auch für die geprüften Organisationen.

Zu zentralen Verbesserungen zählten:

  • Dokumentation und Validierung in Echtzeit
  • Fotobelege direkt in der App aufgenommen und automatisch zugeordnet
  • Individuelle Anpassungen – ganz ohne IT-Support
  • Einheitliche Bewertungslogik für Mängel und übersichtliche Zusammenfassungen
  • Schnelle, strukturierte Erstellung von Prüfberichten

Am Ende jeder Inspektion werden die Daten automatisch in einem Abschlussbericht mit angehängter Checkliste zusammengefasst und direkt an das geprüfte Unternehmen zur offiziellen Rückmeldung und Korrektur gesendet. Was früher oft Tage oder sogar Wochen dauerte, geschieht jetzt nahezu in Echtzeit.

„Die App ist so intuitiv, dass man sofort damit arbeiten kann“, sagt der Projektleiter.„Wir sparen nicht nur enorm viel Zeit, sondern haben auch die Sicherheit, dass keine relevanten Punkte übersehen werden.“

 

Ein neuer digitaler Standard in der Gesundheitsregulierung

flowdit wird mittlerweile in mehreren Kantonen und Regionen eingesetzt, um Inspektionen im pharmazeutischen Bereich zu unterstützen. Es bringt Struktur in komplexe Vorschriften, reduziert den administrativen Aufwand und sorgt dafür, dass kritische Gesundheitsstandards eingehalten und lückenlos dokumentiert werden.

Zukünftig plant die zuständige Behörde, den Einsatz von flowdit auf weitere Inspektionsbereiche auszuweiten – darunter Medizinprodukte, Lagerstätten und Umwelt- bzw. Hygienekontrollen. Auch hier sollen die bewährten, flexibel anpassbaren Vorlagen und mobil optimierten Workflows zum Einsatz kommen, die sich bereits bei pharmazeutischen Inspektionen bewährt haben.

Mit der Transformation eines bisher zersplitterten Prozesses in eine digitale Best Practice definiert die Schweizer Gesundheitsbehörde, wie moderne Inspektionen künftig aussehen können – präzise, transparent und verantwortungsvoll.

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