Unternehmensprofil

Branche: Pharmazeutische Herstellung

Standorte: Mehrere Standorte in Deutschland

Mitarbeiter: Über 30.000 (weltweit)

Anwendungsfall: Gemba Walks zur Qualitätssicherung in Laborumgebungen

Ersetztes Tool: Papierbasierte Begehungsdokumentation und Excel-Listen

Zeiteinsparung: Ca. 50% weniger Aufwand bei der Dokumentation nach den Begehungen

Über das Unternehmen

Einer der größten Pharmahersteller Deutschlands, ist bekannt für seine strengen Qualitätssysteme, seine herausragende regulatorische Expertise und sein stetiges Engagement für kontinuierliche Verbesserung.  Mit jahrzehntelanger Erfahrung in der Bereitstellung lebensrettender Medikamente hält das Unternehmen in jedem Prozess – insbesondere in seinen Labor- und Produktionsanlagen – rigorose Qualitätsstandards ein.

Um die operative Exzellenz weiter zu verbessern, hat das Unternehmen eine Digitalisierungsinitiative ins Leben gerufen. Dabei geht es vor allem darum, die internen Abläufe schlanker und einfacher zu machen – angefangen bei einer der wichtigsten und gleichzeitig wirkungsvollsten Tätigkeiten in der Qualitätsabteilung: dem Gemba Walk.

Die Herausforderung: Gemba Walks, die mehr Aufwand als Erkenntnisse brachten

Das Qualitätsteam verließ sich stark auf Gemba Walks, um Sauberkeit, Compliance und Prozessabweichungen in ihren Laboren zu kontrollieren. Trotz der hohen Bedeutung dieser Inspektionen hatte sich das Dokumentationssystem zu einem echten Hindernis entwickelt. Die Begehungen wurden noch manuell erfasst. Beobachtungen wurden auf ausgedruckten Formularen festgehalten, die anschließend mühsam abgetippt und per E-Mail an die zuständigen Stakeholder versendet werden mussten. Fotos entstanden oft auf privaten Geräten und wurden später separat manuell hinzugefügt. Maßnahmen verfolgte man in gemeinsamen Tabellen, die jedoch von den eigentlichen Ergebnissen getrennt waren. So entstand ein fragmentierter Prozess, der anfällig für Verzögerungen und Missverständnisse war.

„Jeder Gemba Walk lieferte wertvolle Erkenntnisse“, erklärte der Projektleiter. „Doch der Prozess, diese Erkenntnisse zu dokumentieren und in Maßnahmen umzusetzen, war umständlich und zeitintensiv. Oft dauerte die Dokumentation länger als der Walk selbst.“

Da die nächsten Schritte oft in verschiedenen Programmen geplant wurden – oder manchmal gar nicht -, war es schwer zu kontrollieren, ob Probleme wirklich behoben wurden. Ein einfaches Filtern der Ergebnisse nach Laborbereich, Verantwortlichen oder Status war ohne großen Aufwand nicht möglich. Und bei Audits wurde die Vorbereitung einer strukturierten, nachvollziehbaren Dokumentation zur administrativen Herausforderung.

Für ein Unternehmen, das auf Datenintegrität und Echtzeit-Reaktionen Wert legt, entsprach der Gemba Walk Prozess nicht mehr den Anforderungen.

Auf der Suche nach dem passenden Tool

Als die Qualitätsleiterin des Unternehmens nach einer intelligenten Lösung für die Verwaltung der Gemba Walks suchte, wollte sie weit mehr als nur eine digitale Checkliste. Sie suchte ein System, das:

  • eine sofortige Dokumentation direkt vor Ort ermöglicht
  • die Aufnahme und Kommentierung von Fotos während der Begehung ermöglicht
  • Korrekturmaßnahmen sofort zuweist
  • Berichts- und Filteroptionen für die Analyse nach der Begehung bietet
  • dabei so einfach zu bedienen ist, dass jedes Teammitglied damit arbeiten kann

Nach eingehender Recherche verschiedener Tools fiel ihre Wahl auf flowdit – eine mobil optimierte Plattform, die ursprünglich unter dem Namen firstaudit entwickelt wurde. Besonders überzeugend war nicht nur der Funktionsumfang, sondern auch, dass flowdit speziell für regulierte Branchen konzipiert wurde und ein tiefes Verständnis für Prozess-Transparenz, Dokumentationsstandards sowie Bedienkomfort gerade in anspruchsvollen Umgebungen wie der Pharmaindustrie mitbringt.

Von der Begehung zum Aktionsplan: Gemba Walks mit flowdit

Nach der Implementierung von flowdit wurde die Software schnell zum bevorzugten Tool für strukturierte Gemba Walks im Qualitätsbereich. Jeder Walk wurde nun als digitale Vorlage erstellt, die auf den jeweiligen Labortyp und die Inspektionshäufigkeit zugeschnitten war. Das Team konnte den Gemba Walk auf Tablet oder Smartphone starten und die Beobachtungen live in der App erfassen. Beobachtungen wurden in Echtzeit dokumentiert, mit der Möglichkeit, Fotos anzuhängen, Bilder zu kommentieren und unterwegs Sprachnotizen aufzunehmen.

Entscheidend war, dass Maßnahmen sofort zugewiesen werden konnten – mit klaren Fristen und Zuständigkeiten, die den jeweiligen Punkten zugeordnet sind. Kein Versenden von Fotos per E-Mail oder Nachhaken bei Beteiligten mehr. Alle Informationen wurden vollständig und nachvollziehbar dokumentiert, transparent nachverfolgt und jederzeit zentral auf der Plattform abrufbar gemacht. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichterte allen 25 Mitarbeitern der Qualitätssicherung die Nutzung des Systems. Und mit wachsendem Interesse begannen außerdem weitere Abteilungen – etwa Logistik und Lager – die App für ihre eigenen Begehungen zu testen.

„flowdit hat komplett verändert, wie wir unsere Gemba Walks managen“, sagte der Qualitätsleiter.

„flowdit hat unsere Gemba Walks komplett verändert“, so der Qualitätsleiter. „Anstatt Stunden mit der Nachbereitung zu verbringen, dokumentieren wir jetzt live. Dadurch können wir unsere Energie auf die Lösung von Problemen konzentrieren, statt auf Papierkram.“

 

Erfolg messbar: 50 % Zeitersparnis und nahtlose Maßnahmenverfolgung

Die Vorteile der Umstellung traten sofort hervor. Das Team schätzt, dass flowdit die Zeit für die Dokumentation nach dem Walk um rund 50 % reduziert hat und dadurch Freiraum für wertvollere Aufgaben freisetzt. Maßnahmen sind nun von der Erfassung bis zum Abschluss durchgängig nachvollziehbar. Manager können Prüfberichte nach Bereich, Verantwortlichem oder Status filtern und schnell anschauliche Berichte für Meetings oder Audits erstellen. Was früher ein isolierter Schritt der Nachbearbeitung war, ist heute ein Echtzeit-Verbesserungsprozess.

Zudem förderte der digitale Ablauf ein gestärktes Verantwortungsbewusstsein: Wenn ein Techniker während des Walks ein Problem erfasst und eine Nachverfolgung zuweist, ist die Verantwortlichkeit klar definiert. Es besteht keine Unklarheit darüber, wer handeln muss – oder wann. Besonders wichtig: Das System ermöglichte eine bereichsübergreifende Nutzung. Mit zunehmender Bekanntheit der Qualitäts- und Effizienzgewinne forderten weitere Abteilungen Zugang zu flowdit an. Ein zweiter Standort testet die Plattform bereits. Intern verlief die Umstellung reibungslos. Dank frühzeitiger Einbindung und praktischer Schulungen gab es keinerlei Widerstand gegen die Veränderung.

„Wir hatten null Widerstand“, bestätigt der Projektleiter. „Die Einfachheit wurde von Anfang an geschätzt. Es machte einfach Sinn.“

 

Nächste Schritte: Neue Anwendungsbereiche und breitere Nutzung planen

Da flowdit nun fest im Tagesgeschäft des Qualitätsteams verankert ist, prüft das Unternehmen weitere Einsatzbereiche – von Umweltbegehungen bis hin zu bereichsübergreifenden Audits.

Die Flexibilität der Plattform ermöglicht es jedem Team, eigene Vorlagen zu konfigurieren und gleichzeitig eine unternehmensweite Konsistenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Für einen Pharmahersteller, bei dem Dokumentation, Verantwortlichkeit und Geschwindigkeit essenziell sind, hat sich flowdit als fehlendes Bindeglied in der Kette der kontinuierlichen Verbesserung erwiesen.

„Wir machen weiterhin Gemba Walks“, so der Qualitätsleiter. „Aber jetzt sind sie intelligenter, schneller und führen tatsächlich zu Ergebnissen.“

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