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Unternehmensprofil
Unternehmen: e-shelter (eine Tochtergesellschaft der NTT Group)
Branche: Betrieb von Rechenzentren
Standorte: Mehrere in ganz Europa
Mitarbeiter: 1.000+
Anwendungsfall: Rundgänge zur Anlagenüberprüfung & Routineinspektionen
Ersetztes Tool: Papierbasierte Formulare und isolierte digitale Checklisten
Zeitersparnis: Ca. 40 % kürzere Dauer bei Rundgängen zur Anlagenüberprüfung
Über NTT Deutschland, ehemals e-shelter
e-shelter zählt zu den führenden Betreibern von Rechenzentren in Europa und ist bekannt für das zuverlässige Management mission-kritischer Infrastruktur, die digitale Dienste weltweit sichert. Als Teil des globalen Telekommunikationsriesen NTT Group verantwortet e-shelter ein wachsendes Portfolio hochsicherer Rechenzentren in ganz Europa – mit insgesamt mehr als 400.000 Quadratmetern IT-Fläche. In diesen Rechenzentren hat Präzision oberste Priorität. Präventive Wartung und Verlässlichkeit sind hier nicht nur Vorschrift, sondern gelebte Unternehmenskultur. Deshalb sind Rundgänge zur Anlagenprüfung – also regelmäßige Begehungen, bei denen geprüft wird, ob alles wie erwartet funktioniert, von Brandschutzsystemen bis hin zu Notstromaggregaten – seit Langem ein fester Bestandteil der e-shelter-Betriebsabläufe. Diese Kontrollen finden täglich, wöchentlich oder monatlich statt und sind grundlegend, um Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.
Mit dem stetigen Wachstum des Unternehmens stand das Unternehmen jedoch vor einer Herausforderung: Wie lässt sich sicherstellen, dass Routineinspektionen auch bei größeren Teams und einer wachsenden Anzahl an Gebäuden weiterhin konsistent, nachvollziehbar und effizient durchgeführt werden?
Die Herausforderung: Skalierung der Inspektionsrundgänge ohne Strukturverlust
Über viele Jahre hinweg wurden die Inspektionsrundgänge bei e-shelter mit gedruckten Checklisten durchgeführt. Die Techniker trugen Klemmbretter mit sich, inspizierten das Gelände, protokollierten die Kontrollen handschriftlich und meldeten Probleme bei Bedarf. Dieses System funktionierte – bis es an seine Grenzen stieß. Mit wachsender Komplexität der Anlagen und steigender Anzahl an Technikern nahmen die Risiken zu: Überlappende Aufgaben, verlorene Aufzeichnungen und verpasste Nachverfolgungen wurden zur täglichen Herausforderung. Verschiedene Schichten inspizierten teilweise unbewusst denselben Bereich, die Kommunikation lief größtenteils mündlich ab. Die Prüfberichte waren auf Papierformulare und Excel-Dateien verteilt. Zudem gestaltete sich die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zeitaufwändig, da oft wochenlange Hospitationen nötig waren, um sich mit Abläufen und Gelände vertraut zu machen. Ein erfahrener Techniker beschrieb die Frustration so: „Man kam zur Schicht und hatte keine wirkliche Ahnung, was schon erledigt war. Man wusste nicht, wer was geprüft hatte oder ob es Beanstandungen gab. Also begann man sicherheitshalber von vorne. Das haben wir alle gemacht.“ Diese Redundanz war nicht nur ineffizient, sondern auch riskant. So meldeten zwei verschiedene Teams während ihrer Rundgänge dieselbe Anomalie – doch da die Beobachtungen an unterschiedlichen Stellen dokumentiert wurden, blieb eine Reaktion wochenlang aus. Das war ein deutlicher Weckruf.
„Das Problem lag nicht darin, dass die Leute ihre Arbeit nicht machten“, erklärte ein Standortleiter. „Das Problem war, dass wir kein System hatten, das die einzelnen Punkte miteinander verbindet.
Auf der Suche nach einem intelligenteren Ansatz
Als e-shelter erkannte, dass papierbasierte Inspektionen langfristig nicht mehr tragfähig waren, begann das Unternehmen, digitale Lösungen zu prüfen. Doch die meisten verfügbaren Anwendungen wirkten zu generisch – einfache Checklisten-Apps, die weder das Tempo noch die Präzision widerspiegelten, die ihre komplexe Umgebung erforderte. Was NTT wirklich brauchte, war mehr als reine Digitalisierung. Es ging um Koordination, Transparenz und Kontrolle. Ein Tool, das die realen Abläufe unterstützt, ohne sie zu bremsen. So fiel die Entscheidung auf flowdit, eine mobiloptimierte Inspektionsplattform, entwickelt von der reinstil GmbH. Anders als die zuvor getesteten Lösungen wurde flowdit nicht einfach gebaut, um Papier zu ersetzen, sondern um die dahinterliegenden Prozesse grundlegend zu verbessern – mit Intervalllogik, Eskalationspfaden, Echtzeit-Tracking und einem intuitiven Design speziell für Techniker im Außendienst. „Wir wollten keine hübsche Checkliste“, berichtete einer der Projektleiter. „Wir brauchten ein System, das wirklich zu den Abläufen unserer Rundgänge im echten Leben passt.“
Implementierung von flowdit: Rundgänge von Grund auf neu gedacht
Der Rollout begann an einem Standort. Das Team startete damit, jeden Inspektionspunkt zu erfassen und mit einem QR-Code zu versehen. Diese Codes wurden dann physisch an den entsprechenden Objekten vor Ort angebracht – von Sicherheitstüren bis hin zu Kühlsystemen. Jeder Inspektionsrundgang wurde in flowdit in eine digitale Vorlage übertragen, mit festgelegten Intervallen für jede Checkliste. Eine wöchentliche Runde erschien zu Beginn der Woche in der App und wurde automatisch geschlossen, sobald sie abgeschlossen war. Kein manuelles Nachverfolgen mehr. Keine Unklarheiten. Techniker nutzten die App auf ihren mobilen Geräten. Zu Beginn ihrer Schicht hatten sie eine Echtzeitübersicht darüber, was bereits erledigt war und welche Aufgaben noch offenstanden. Während der Runde scannten sie QR-Codes, um ihren Standort zu bestätigen, kreuzten Aufgaben ab, dokumentierten Prüfergebnisse und fügten Fotos oder Kommentare direkt in der App hinzu. Wenn Probleme entdeckt wurden, konnten sie sofort zur Bearbeitung freigegeben werden – ohne Telefonate, E-Mails oder Haftnotizen. Die richtigen Personen wurden umgehend benachrichtigt und die Nachverfolgung erfolgte über dasselbe System.
„Es war eine ganz neue Erfahrung“, sagte Lukas, einer der erfahrenen Techniker, die am Pilotprojekt beteiligt waren. „Die App gab dir nicht nur Aufgaben – sie lieferte Kontext. Du hast nicht geraten, sondern zielgerichtet gehandelt.“
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