In der industriellen Fertigung sind Inspektionen nicht nur Routine, sie sind geschäftskritisch. Ein übersehenes Detail kann weitreichende Folgen haben: Nacharbeiten, ungeplante Stillstände oder im schlimmsten Fall Sicherheitsrisiken. Für einen in Deutschland ansässigen Hersteller basierte der Inspektionsprozess lange Zeit auf papierbasierten Protokollen. Dieses System funktionierte, zumindest eine Weile. Mit steigender Nachfrage, zunehmender Komplexität der Maschinen und wachsendem Dokumentationsaufwand stieß das bisherige Vorgehen an seine Grenzen. Inspektionen waren inkonsistent und wurden unzuverlässig dokumentiert, die Mängelberichterstattung kam verspätet an und die Vorbereitung auf Audits verschlang Tage voller Verwaltungsarbeit. Besonders kritisch: Prozessuale und technische Schwachstellen blieben häufig unerkannt.

Wichtige Informationen wie Wartungsprotokolle und Inspektionsvermerke wurden getrennt voneinander abgelegt,  in unterschiedlichen Systemen und Formaten. Dies machte es nahezu unmöglich, Muster in der Fehlerentwicklung oder wiederkehrende Probleme entlang verschiedener Produktlinien zu erkennen.

„Oft erfuhren wir erst in der Endkontrolle, dass es irgendwo hakte, manchmal sogar erst nach der Auslieferung“, berichtet der Produktionsleiter rückblickend. „Wir waren nicht nur langsam, wir waren reaktiv.“

An diesem Punkt entschied sich das Unternehmen für einen digitalen Neuanfang – mit flowdit.

Das Problem: Papier war der größte Bremsklotz

Der Hersteller fertigt hochpräzise Komponenten für eine Vielzahl industrieller Kunden. Qualitätssicherung ist dabei fester Bestandteil jedes einzelnen Produktionsschrittes. Doch während sich die Anforderungen kontinuierlich weiterentwickelten, blieb das Werkzeug zur Durchführung und Dokumentation von Inspektionen in der Vergangenheit stecken. Statt digitaler Lösungen arbeiteten die Mitarbeitenden mit handschriftlich ausgefüllten Formularen. Diese wurden später eingescannt, und sofern leserlich, per E-Mail weitergeleitet. Bilder und Fotos? Wurden separat auf Servern oder USB-Sticks gespeichert. Am gravierendsten aber: Alle Daten lagen dezentral verteilt. Probleme eskalierten, weil sie zu spät erkannt wurden, und wertvolle Hinweise verschwanden in unübersichtlichen Excel-Listen und veralteten Papierordnern. Abteilungsübergreifende Transparenz war praktisch nicht vorhanden. Wiederkehrende Qualitätsprobleme blieben wochenlang unbemerkt, da einzelne Techniker keine Möglichkeit hatten, Notizen zu vergleichen. Führungskräfte standen regelmäßig vor der Herausforderung, Mängel retrospektiv rekonstruieren zu müssen. Die Audit-Vorbereitung bedeutete, Daten aus fünf verschiedenen Quellen zusammenzutragen ohne Garantie, dass alles lückenlos dokumentiert war.

„Wir hatten die richtigen Leute, aber keinen Prozess, der unsere Arbeitsweise sinnvoll unterstützte“, bringt es der Leiter der Standortbetriebe auf den Punkt. „Uns war klar: Wir brauchen ein System, das mit der Dynamik und Komplexität unseres Produktionsalltags mithalten kann.“

Die Lösung: Ein Echtzeit-Workflow mit mobiloptimierten Inspektionen

flowdit wurde schrittweise in verschiedenen Bereichen eingeführt, von der Produktion bis hin zur Endkontrolle.

Mit individuell angepassten digitalen Checklisten dokumentieren Techniker ihre Arbeit jetzt in Echtzeit, inklusive Fotos, Messungen und Notizen, direkt über Tablets oder mobile Geräte.

Die Vorteile zeigten sich schnell und deutlich:

  • Standardisierte Inspektionen über verschiedene Schichten und Teams hinweg
  • Live-Updates und sofortige Erfassung von Problemen
  • Einfacher Zugriff auf sämtliche historische Daten
  • Jederzeit auditfertige Dokumentation verfügbar

Was früher Stunden an Abstimmungen erforderte, passiert heute unmittelbar. Wird ein Mangel erkannt, kann er direkt zur Überprüfung markiert werden – das reduziert Nacharbeiten und sorgt für schnellere Lösungen. Die Inspektionsberichte enthalten nun vollständige Zeitstempel, Standortinformationen und annotierte Bilder, was eine zügige Ursachenanalyse deutlich erleichtert.

Die Ergebnisse: Mehr Kontrolle bei weniger Aufwand

Nach der Einführung von flowdit meldete das Unternehmen beeindruckende Erfolge:

  • 60 % weniger Zeitaufwand für die Inspektionsdokumentation
  • 75 % schnellere Reaktionszeiten auf erkannte Problemen
  • Optimierte Audits ganz ohne fehlende Daten

Vorgesetzte müssen Berichten nicht mehr hinterherrennen oder rätseln, wo genau im Prozess etwas schiefgelaufen ist. Jeder Inspektionsschritt ist nachvollziehbar, und jeder Prüfbericht wird mit Zeitstempel und Unterschrift des Nutzers dokumentiert.

„flowdit hat uns die Transparenz verschafft, die wir dringend gebraucht haben“, erklärt der Qualitätsleiter. „Jetzt reagieren wir nicht nur auf Probleme, wir verhindern sie aktiv.“

Nächste Schritte: Skalierung über Standorte hinweg

Beeindruckt von den Erfolgen im ersten Werk führt der Hersteller flowdit nun an weiteren Standorten ein. Durch die Fähigkeit, sich an unterschiedliche Inspektionsprozesse anzupassen, entwickelt sich die Plattform zum zentralen Rückgrat der Qualitätskontrolle im gesamten Unternehmen.

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