In Dubais dynamischer Baubranche, wo täglich Millionenbeträge auf dem Spiel stehen, ist ist Termintreue nicht nur ein Qualitätsmerkmal – sondern geschäftskritisch. Sie entscheidet über Vertragsstrafen, Folgeaufträge und letztlich über die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Für einen der führenden Generalunternehmer der Vereinigten Arabischen Emiraten bedeutet das: Der immense Druck, Großprojekte pünktlich und gemäß den technischen Vorgaben abzuwickeln, geht einher mit der ebenso komplexen Herausforderung, alle Baustellen, Teams und Prozesse dauerhaft aufeinander abzustimmen.

Ob Skyscraper, Gewerbeimmobilien bis hin zu Luxushotels oder komplexe Infrastrukturen mit umfangreichen MEP-Systemen – das Unternehmen steuert jederzeit Hunderte von Inspektionen, Abnahmen und Inbetriebnahmen gleichzeitig.

Das Problem dabei? Bis vor Kurzem wurde ein Großteil dieser Abläufe noch mit Klemmbrettern, E-Mail-Verläufen und Tabellenkalkulationen dokumentiert.

„Wir hatten zwar Systeme implementiert, aber es fehlte an Transparenz und Einheitlichkeit“, erklärt ein Projektleiter „Wenn eine Inbetriebnahme scheiterte, konnten wir oft nicht genau nachvollziehen, wann oder warum. Und je näher ein Abnahmetermin rückte, desto mehr waren wir damit beschäftigt, Unterschriften einzuholen, statt Aufgaben zu erledigen.“

Aus diesem Grund entschied sich das Team für flowdit. Das Ziel: eine einheitliche digitale Inspektionsplattform, die genauso schnell und flexibel agiert wie die Teams auf der Baustelle.

Traditionelle Inspektionsprozesse bremsen den Baufortschritt

Bevor flowdit eingeführt wurde, liefen Inspektionen auf der Baustelle weitgehend manuell ab – mit handschriftlich ausgefüllten Checklisten, separaten Fotoordnern auf verschiedenen Smartphones und einer Aufgabenverfolgung über WhatsApp-Gruppen und Excel-Tabellen.

Die Inbetriebnahme neuer technischer Anlagen wie HLK (Heizung, Lüftung, Klima), Brandschutz oder Sanitär folgte dem selben Muster: Verschiedene Teams nutzten unterschiedliche Vorlagen, , die Ergebnisse wurden uneinheitlich erfasst. Papierbasierte Abnahmeprotokolle gingen verloren, Verzögerungen  ließen sich nur schwer rekonstruieren und Nacharbeiten waren an der Tagesordnung. „Jeder dokumentierte nach seinem eigenen System, – das führte dazu, dass wir keine einzige zuverlässige Quelle für aktuelle Daten hatten“, erinnert sich der Leiter der Inbetriebnahme. Es sorgte für unnötige Reibungspunkte zwischen den Gewerken und konnte im schlimmsten Fall den gesamten Bauablauf ins Stocken bringen.“

Doch das eigentliche Risiko lag tiefer: Die inkonsistente Dokumentation erschwerte es zunehmend, die Einhaltung von Kundenanforderungen oder gesetzlichen Vorgaben nachzuweisen – und gefährdete damit sowohl Qualität als auch Rechtssicherheit des Projekts.

Standardisierte digitale Inspektionen für eine effiziente Baustellenabwicklung

Mit flowdit fand das Team eine mobiloptimierte Plattform, mit der sich Baustelleninspektionen und Inbetriebnahmeprozesse vollständig digitalisieren und standardisieren ließen – über mehrere parallele Großprojekte hinweg in verschiedenen Stadtteilen Dubais.

Alle Inspektions-Checklisten sind heute digital verfügbar, rollenbasiert aufgebaut und dynamisch strukturiert. Ist beispielsweise ein bestimmtes Modul an ein Gerät angebaut, erscheinen automatisch die relevanten Prüfpunkte. Fehlt dieses Modul, wird der Ablauf entsprechend angepasst. Gerade bei MEP-Inbetriebnahmen ist diese Logik entscheidend: Jedes technische System erfordert einen eigenen Prüfprozess, der sich je nach Ausführung und Konfiguration unterscheidet.

Für die Techniker bedeutet das:

  • Probleme lassen sich direkt mit kommentierten Fotos dokumentieren
  • Prüfergebnisse werden direkt in vorgefertigte Formulare eingetragen
  • Aufgaben können mit sicheren, zeitgestempelten Unterschriften digital abgenommen werden
  • Ergebnisse werden in Echtzeit (oder offline bei schwacher Internetverbindung) mit dem Büro synchronisiert

Projektmanager haben volle Transparenz über die Aktivitäten auf der Baustelle, überfällige Inspektionen und gewinnen datenbasierte Einblicke in projektübergreifende Trends.

Was hat sich verändert?

Seit der Einführung von flowdit hat das Unternehmen deutliche Fortschritte erzielt:

  • Inbetriebnahmebedingte Verzögerungen wurden um 40 % reduziert
  • Inspektionen auf allen Baustellen sind nun einheitlich strukturiert
  • Für jede Qualitätsprüfung und Abnahme existiert eine revisionssichere Dokumentation
  • Der administrative Aufwand für Ingenieure und Baustellenleiter hat sich verringert
  • Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch klar definierte Workflows

Am bemerkenswertesten ist vielleicht: Alle Projektbeteiligte erhalten nun professionelle Inspektionsberichte – inklusive Fotos, Checklisten und Kommentaren – nicht erst nach Tagen, sondern innerhalb weniger Minuten.

„Das ist ein Gewinn für unsere Kunden und für uns“, betont die Qualitätsleiterin. „flowdit hat den Inspektions- und Inbetriebnahmeprozess zuverlässig und wiederholbar gemacht.“

Mit flowdit zur Skalierung: Erfolgreiche Anpassung an steigende Anforderungen

Der Erfolg von flowdit bei der Digitalisierung von Inbetriebnahmen und Inspektionen hat den Weg für eine noch breitere Nutzung geebnet:

  • Lückenlose Nachverfolgung und Abarbeitung von Mängellisten
  • Effiziente Dokumentation von HSE-Begehungen und Sicherheitseinweisungen
  • Systematische Überprüfung und Protokollierung der Gerätewartung
  • Reibungslose Übergaben und transparente Berichterstattung bei Subunternehmern

Da Bauzeiten zunehmend straffer kalkuliert werden und gleichzeitig die Ansprüche der Kunden steigen, ist digitale Standardisierung für das Unternehmen kein optionaler Zusatz mehr, sondern eine grundlegende Voraussetzung, um Projekte zuverlässig, termingerecht und in hoher Qualität umzusetzen.

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