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Eine neue Ära der Effizienz im Einzelhandel
Im schnelllebigen Umfeld des Convenience-Retail zählt jede Sekunde. Ob Tankstelle, Shop oder Schnellrestaurant – der Druck, reibungslose, effiziente und konsistente Abläufe sicherzustellen, ist allgegenwärtig. Die EG Group, ein globaler Vorreiter im Einzelhandelsbereich, kennt diese Realität nur zu gut. Mit tausenden Standorten in Europa, den USA und Australien und starken Markenpartnern wie Esso, SPAR, Subway, Starbucks, KFC, Cooplands, Go Fresh, Cumberland Farms und Asda, bewegt sich das Unternehmen täglich im Spannungsfeld zwischen Vielfalt und Skalierbarkeit. Die Verwaltung einer so großen Vielfalt an Aktivitäten bringt jedoch eigene Herausforderungen mit sich. Die EG Group musste eine Lösung finden, um ihre vielfältigen Tätigkeiten zu optimieren, die Kommunikation zwischen den Teams zu verbessern und die operative Effizienz auf allen Ebenen zu steigern. Genau hier kam flowdit ins Spiel – eine digitale Plattform, die komplexe Prozesse vereinfacht, Abläufe transparenter macht und die Echtzeit-Kommunikation über mehrere Standorte hinweg verbessert. Diese Partnerschaft hat die Abläufe der EG Group in verschiedenen Marken revolutioniert, Ineffizienzen reduziert, Ausfallzeiten verkürzt und den Teams eine klarere, strukturiertere Methode zur Verwaltung von Wartungs- und Betriebstätigkeiten geboten.
Die Herausforderung: Komplexität in einem weitreichenden Netzwerk meistern
Die Verwaltung eines umfangreichen Portfolios aus Marken und Dienstleistungen führte dazu, dass die Abläufe bei der EG Group oft isoliert voneinander abliefen. Jede Marke – sei es Esso Tankstellen, Cumberland Farms Convenience Stores oder KFC Restaurants – brachte ihre eigenen betrieblichen Besonderheiten, Wartungsanforderungen und Kommunikationsbedürfnisse mit sich. Vor flowdit stand die EG Group vor mehreren Herausforderungen:
1. Fragmentierte Kommunikation
Das Kernproblem war die fragmentierte Kommunikation. Da die Aktivitäten über verschiedene Länder und zahlreiche Marken verteilt waren, lief der Austausch zwischen den Abteilungen oft schleppend und ineffektiv. Mitarbeitende an verschiedenen Standorten hatten Schwierigkeiten, die Echtzeit-Updates zu erhalten, die sie für Wartungsprobleme oder betriebliche Änderungen benötigten. Wartungsaufgaben wurden häufig per Telefon, E-Mail oder Papier-Checklisten weitergegeben – was zu Verwirrung, Verzögerungen und fehlenden Informationen führte.
So lag es am lokalen Team, Störungen wie eine defekte Esso-Tankpumpe oder eine ausgefallene KFC-Fritteuse zu erkennen und zu melden. Dieser Prozess war jedoch nicht immer effizient. Die Teams verloren sich in E-Mail-Fluten oder endlosen Telefonaten, um Klarheit zu schaffen. Aufgaben gingen manchmal verloren oder Doppelarbeit verzögerte die Lösungszeiten zusätzlich.
2. Ineffizienzen bei der Verwaltung von Wartungsaufgaben
Ein weiteres großes Problem war die Organisation von Wartungsaufgaben in einem so großen Netzwerk. Mit dutzenden Standorten unter verschiedenen Marken fehlte eine zentrale Möglichkeit, Wartungsaufgaben effektiv zu verfolgen und zu koordinieren. Papierbasierte Checklisten waren weiterhin die Norm, was es leicht machte, dass Aufgaben übersehen oder fehlerhaft ausgefüllt wurden.
Wartungsteams füllten Papierformulare aus, in denen das Problem beschrieben wurde, und gaben diese an Vorgesetzte oder Betriebsleiter weiter. Nachdem die Formulare ausgefüllt waren, wurden sie abgelegt oder in physischen Ordnern gespeichert, was eine Echtzeitverfolgung des Status jeder Aufgabe unmöglich machte. Für Betriebsleiter führte dies zu einem ständigen Rückstau an Anfragen und einer Unfähigkeit, den Gesamtfortschritt der Wartung über alle Standorte hinweg zu verfolgen.
Diese Ineffizienzen wurden besonders dann sichtbar, wenn dringende Probleme auftraten – wie defekte Zapfsäulen oder ausgefallene Küchengeräte während der Stoßzeiten. Die Teams mussten schnell die passenden Werkzeuge, Mitarbeiter und Informationen zusammenbringen, was häufig zu Ausfallzeiten und Beeinträchtigungen der Kundenerfahrung führte.
3. Fehlende Datenintegration und Leistungsüberwachung
Die EG Group hatte zudem Schwierigkeiten mit der Datenintegration. Jede Marke hatte ihre eigene Methode zur Verfolgung von Leistungskennzahlen, wie Wartungsplänen, Compliance-Checks oder Gesundheits- und Sicherheitsprüfungen. Dadurch war es schwierig, ein klares und genaues Bild der Leistung über die verschiedenen Standorte hinweg zu erhalten.
Betriebsleiter mussten verschiedene Systeme durchforsten, um Daten zu aggregieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Das Fehlen einheitlicher Daten erschwerte die Identifikation von Trends, Optimierung von Arbeitsabläufen und das Treffen von Entscheidungen auf Basis umfassender Erkenntnisse. Berichte wurden häufig manuell zusammengestellt, was zu Fehlern, veralteten Informationen und verpassten Möglichkeiten zur Prozessverbesserung führte.
Die Lösung: Wie flowdit der EG Group half, betriebliche Hürden zu überwinden
Da die EG Group erkannte, dass Ineffizienzen ihr Wachstum hemmten, entschied sich das Unternehmen für flowdit – eine Plattform, die Abläufe optimiert und die Kommunikation in großen Unternehmem verbessert.
1. Zentralisierte Kommunikation über mehrere Marken hinweg
Der erste Schritt im Transformationsprozess war die Zentralisierung der Kommunikation. Mit flowdit konnte die EG Group die Kommunikation über alle Marken hinweg in einer einfach zu bedienenden Plattform bündeln. Wartungsteams, Betriebsleiter und Support-Mitarbeiter kommunizierten direkt über die App, was die Abhängigkeit von E-Mails, Telefonaten und unübersichtlichen Papierdokumenten deutlich reduzierte. Das Echtzeit-Messaging von flowdit machte es leicht, Probleme zu melden und deren Bearbeitung zu verfolgen. Betriebsleiter konnten Aufgaben direkt zuweisen und den Fortschritt über ein zentrales Dashboard überwachen. Sobald eine Aufgabe erledigt war, erhielten alle Beteiligten sofort eine Aktualisierung – so war immer alles transparent und aktuell.
2. Optimierung von Wartungs- und Aufgabenmanagement
Eine der stärksten Funktionen von flowdit war die digitale Erfassung und Verwaltung von Wartungsarbeiten. Mithilfe von digitalen Checklisten konnten Teams Probleme schnell erfassen und Routineaufgaben automatisieren, wodurch manuelle Arbeit reduziert wurde. So blieb mehr Zeit für wichtigere Tätigkeiten. Meldet ein Mitarbeiter ein Wartungsproblem, wird die zuständige Leitung sofort benachrichtigt und kann die Aufgabe an das richtige Team weiterleiten. Die digitalen Checklisten sorgen dafür, dass alle Schritte gemäß Standardarbeitsanweisungen abgearbeitet werden – nichts wird übersehen.
3. Echtzeit-Tracking und Transparenz
Betriebsleiter profitieren von einem Echtzeit-Überblick über Wartungsaufgaben, Compliance-Checks und Sicherheitsprüfungen. Statt auf Papierformulare oder Rückfragen angewiesen zu sein, können sie detaillierte Berichte abrufen, den Status jeder Aufgabe prüfen und sicherstellen, dass alles planmäßig läuft.
Dies erleichterte es den Managern auch, Aufgaben zu priorisieren. Entdeckt eine Sicherheitsinspektion ein kritisches Problem, kann dies sofort markiert und Ressourcen zur Behebung schnell zugewiesen werden. Diese Transparenz senkt Ausfallzeiten und verbessert die Reaktionsfähigkeit.
4. Datenintegration und Analysen für fundierte Entscheidungen
Mit den Analyse-Tools von flowdit kann die EG Group Daten aus zahlreichen Standorten in einem Dashboard zusammenführen. So lassen sich wichtige KPIs wie Reaktionszeiten, Betriebszeiten und Servicequalität übersichtlich überwachen.
Da alle Daten an einem Ort verfügbar waren, konnte die EG Group fundiertere Entscheidungen treffen – sei es bei der Optimierung von Wartungsplänen, der Verfolgung des Erfolgs neuer Prozesse oder der Identifikation von Trends über mehrere Standorte hinweg. Der Zugriff auf Echtzeit-Informationen half, die betriebliche Effizienz insgesamt zu verbessern und eine kontinuierliche Verbesserung im gesamten Unternehmen voranzutreiben.
„Die Zusammenarbeit mit dem flowdit-Team verläuft sehr partnerschaftlich. Der Support ist ausgezeichnet und trägt maßgeblich zum erfolgreichen Einsatz der App bei.“
Frances Grünler
Travel Manager, Communication & Office Coordinator
Die Ergebnisse: Optimierte Abläufe, reduzierte Ausfallzeiten und gesteigerte Effizienz
Der Umstieg auf flowdit brachte der EG Group messbare Verbesserungen:
1. Mehr Effizienz an allen Standorten
flowdit steigerte die operative Effizienz an allen Standorten der EG Group. Manuelle Prozesse wurden abgeschafft, digitale Checklisten und Echtzeitkommunikation eingeführt – so konnten Teams schneller und zielgerichteter arbeiten. Aufgaben, die früher Stunden für Koordination benötigten, sind jetzt in Minuten erledigt – mit klarer Verantwortlichkeit und Live-Tracking. Wartungsteams müssen sich keine Sorgen mehr machen, Aufgaben zu übersehen oder unerledigte Arbeiten aufzuschieben. Automatische Terminplanung und digitales Aufgabenmanagement sorgen dafür, dass jeder Auftrag protokolliert, verfolgt und pünktlich abgeschlossen wird.
2. Reduzierte Ausfallzeiten und schnellere Problemlösung
Dank transparenter Echtzeit-Informationen und automatischer Aufgabenverteilung erlebte die EG Group eine deutliche Reduzierung der Ausfallzeiten. Probleme, die früher Stunden zur Erkennung und Behebung benötigten, werden nun deutlich schneller gelöst. Die Möglichkeit, Fortschritte live zu verfolgen, erlaubt es, kritische Fälle sofort zu erkennen und Bearbeitungszeiten zu verkürzen.
Vor allem stark frequentierte Standorte wie Tankstellen und Schnellrestaurants profitieren: Schon kurze Ausfallzeiten können dort erhebliche Umsatzeinbußen bedeuten.
3. Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit
Mit flowdit wurde die Kommunikation zwischen Wartungsteams und Betriebsleitern effizienter und verlässlicher. Die Plattform stellt sicher, dass alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand sind – ob bei Wartungsarbeiten, neuen Compliance-Anforderungen oder dringenden Reparaturen.
Der Informationsfluss läuft reibungslos, ständige Telefonate und Nachverfolgungs-E-Mails gehören der Vergangenheit an. Das spart Zeit und fördert eine engere Zusammenarbeit, weil alle dieselben, aktuellen Daten nutzen.
„Die Zusammenarbeit mit dem flowdit-Team verläuft sehr partnerschaftlich. Der Support ist ausgezeichnet und trägt maßgeblich zum erfolgreichen Einsatz der App bei.“
Fazit: Einen neuen Standard im Einzelhandel setzen
Durch die Einführung der digitalen Plattform flowdit hat die EG Group erfolgreich die komplexen Herausforderungen bei der Steuerung vielfältiger Abläufe über verschiedene Bereiche hinweg gemeistert. Der Wandel von papierbasierten Checklisten und fragmentierter Kommunikation zu einer effizienten Echtzeit-Plattform führte zu erheblichen Verbesserungen bei Effizienz, Reduzierung von Ausfallzeiten und der Gesamtleistung des Betriebs.
Die Fähigkeit der EG Group, flowdit schnell anzupassen und zu implementieren, hat sie als Vorreiter im Convenience-Retail positioniert und einen neuen Maßstab für operative Exzellenz gesetzt. Mit der Möglichkeit, Wartungsprozesse zu optimieren, Daten über Marken hinweg zu integrieren und die Kommunikation zu verbessern, hat sich die EG Group für langfristigen Erfolg in einer zunehmend wettbewerbsintensiven Branche aufgestellt.
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