Eines der führenden deutschen Straßenbauunternehmen ist jährlich an Hunderten von Baustellen aktiv. Ob beim Neubau von Autobahnen oder bei innerstädtischen Infrastrukturreparaturen – das Unternehmen koordiniert große Teams, schwere Maschinen und zahlreiche Subunternehmen unter engen Zeitvorgaben. Trotz skalierbarer Abläufe bremsten Inspektions- und Dokumentationsprozesse jedoch den Fortschritt.

Die meisten Baustelleninspektionen erfolgten weiterhin mit Klemmbrettern, Tabellenkalkulationen oder über WhatsApp-Nachrichten. Das führte zu fehlenden Einträgen, uneinheitlichen Formaten und Verzögerungen bei der Meldung von Sicherheitsmängeln oder Qualitätsabweichungen.

„Wir brauchten ein System, das genauso schnell arbeitet wie unsere Teams vor Ort“, erklärte ein Projektleiter. „flowdit gab uns diese Flexibilität – verbunden mit deutlich mehr Struktur.“

Das Problem: Inkonsistente Baustellendokumentation und verzögerte Nachverfolgung

Die Koordination von dutzenden gleichzeitig laufenden Baustellen bedeutete, Sicherheitsrundgänge, Geräteeinsatzprüfungen und Qualitätsinspektionen über mehrere Teams hinweg zu organisieren. Da die Teams vor Ort jedoch auf Papierformulare und unterschiedliche Tools zur Datenerfassung angewiesen waren, kamen Updates oft nicht rechtzeitig im Büro an.

Die täglichen Gesundheits- und Sicherheitschecks wurden häufig lokal gespeichert oder per E-Mail-Anhang verschickt. Fotos von Mängeln blieben auf einzelnen Handys liegen und waren nicht mit den Inspektionsberichten verknüpft. Schäden an Maschinen wurden kaum dokumentiert. Und bei Audits fehlten oft wichtige Unterlagen oder waren schwer zugänglich.

„Wir konnten nicht immer nachvollziehen, wann ein Problem erstmals gemeldet wurde oder wer die Nachverfolgung übernommen hat“, erklärt der Sicherheitskoordinator. „Das brachte uns ein hohes Risiko für Compliance-Verstöße und Nacharbeiten.“

Die Lösung: Echtzeit-Dokumentation mit flowdit

Mit flowdit stattete das Unternehmen alle Baustellenvorarbeiter und Ingenieure mit Tablets aus, auf denen dynamische Inspektions-Checklisten hinterlegt sind. Diese digitalen Formulare führen die Mitarbeiter durch tägliche Sicherheitsprüfungen, Umweltkontrollen, Gerätezustandsüberwachung und qualitätsrelevante Aufgaben – individuell angepasst an die jeweilige Bauphase.

Statt zwischen Klemmbrettern und verschiedenen Foto-Apps hin und her zu wechseln, können die Mitarbeiter ihre Inspektionen nun direkt vor Ort an einem zentralen Ort abschließen – inklusive Fotoerfassung, Notizen und Echtzeit-Statusupdates. Die flowdit-App synchronisiert alle Daten automatisch mit dem zentralen Dashboard des Unternehmens. Selbst in abgelegenen Bereichen ohne Empfang speichert die App alle Updates offline und gleicht sie automatisch ab, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Vorgesetzte müssen fehlende Berichte nicht mehr hinterherlaufen. Sobald ein Mangel gemeldet wird, erscheint dieser sofort auf ihrem Bildschirm – inklusive Zeitstempel, Anmerkungen und Standortdaten. Die Nachverfolgung bis zur Lösung ist so jederzeit möglich, ohne das Büro verlassen zu müssen.

Die Ergebnisse: Weniger Verzögerungen und mehr Eigenverantwortung

Bereits innerhalb der ersten drei Monate nach Einführung von flowdit wurden Sicherheitsberichte 30 % schneller eingereicht. Zwischenfälle mit Maschinen wurden auf allen Baustellen einheitlich dokumentiert. Projektleiter hatten jederzeit volle Transparenz darüber, welche Probleme offen, in Bearbeitung oder bereits gelöst waren. Die Vorbereitungszeit für Audits reduzierte sich um mehr als 50 % – ein entscheidender Vorteil bei öffentlichkeitswirksamen Infrastrukturprojekten.

Teams im Außenbdienst berichteten zudem von weniger Unterbrechungen im Tagesablauf. Durch den geringeren Zeitaufwand für Papierkram konnten sie sich besser auf eine qualitativ hochwertige Ausführung und termingerechte Fertigstellung konzentrieren.

„Früher verbrachten wir unsere Vormittage damit, die Berichte vom Vortag nachzuverfolgen“, sagte der Leiter der regionalen Betriebsabteilung. „Heute warten sie schon auf uns.“

Nächste Schritte

Nach dem erfolgreichen Einsatz bei Straßenbauprojekten weitet das Unternehmen flowdit nun auf weitere Bereiche seines Infrastrukturportfolios aus – darunter Brückenwartung, Geräteinstandhaltung und Leistungsüberwachung von Subunternehmern.

Durch die Standardisierung der Felddokumentation und die Optimierung der Inspektionsprozesse steigert das Unternehmen nicht nur seine operative Effizienz, sondern legt auch den Grundstein für eine Kultur von Transparenz, schneller Reaktionsfähigkeit und nachhaltiger Verantwortung.

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