Wenn man durch eine High-Performance-Automobilfabrik geht, wirkt alles wie eine perfekte Choreografie: Roboterarme schweißen millimetergenau Karosserieteile zusammen, Förderbänder laufen im Takt, und Hunderte von Ingenieuren und Technikern arbeiten synchron zusammen. Was bei dieser Performance übersehen werden kann: Reibungslose Abläufe sind nur möglich, wenn Sicherheit jederzeit höchste Priorität hat.

Ein führender deutscher Automobilhersteller stand vor genau dieser Herausforderung. Früher waren Sicherheitsinspektionen dort papierbasiert – zeitaufwendig, fehleranfällig und schwer nachvollziehbar. Dieses System wurde inzwischen durch flowdit ersetzt – eine mobiloptimierte Lösung, die für mehr Transparenz, Tempo und klare Zuständigkeiten bei Arbeits- und Brandschutzinspektionen sorgt.

Status quo: Manuelle Inspektionen verzögern Abläufe und verursachen Fehler

Über Jahre hinweg arbeiteten die Sicherheitsbeauftragten in den Werken des Herstellers mit ausgedruckten Checklisten, um ihre regelmäßigen Begehungen im Bereich Arbeits- und Brandschutz durchzuführen. Am Engagement lag es nie – die Teams waren gewissenhaft und sich der Verantwortung ihrer Arbeit bewusst. Doch der Ablauf an sich wurde zunehmend zur Hürde.

Notizen wurden handschriftlich gemacht, Fotos mit dem Smartphone aufgenommen und alles wurde später in Excel-Dateien oder PDF-Berichte übertragen, manchmal erst Tage nach der eigentlichen Inspektion.

Die Dokumentation war fragmentiert, und die Abstimmung zwischen den Abteilungen war uneinheitlich.

Zwar wurden wichtige Beobachtungen notiert, doch sie gingen nicht selten in der Informationsflut unter. Ein Sicherheitsmanager beschrieb den Nachverfolgungsprozess als Ratespiel: „Man stieß auf ein ernsthaftes Problem, leitete es per E-Mail weiter und hoffte, dass es behoben wurde. Doch ohne aktives Nachhaken blieb oft unklar, ob überhaupt etwas passiert war.“ Da jedes Werk seine eigene Version der Checklisten entwickelte, entstanden Inkonsistenzen. Die Berichte variierten von Standort zu Standort, eine zentrale Datenerfassung fehlte. Audits wurden zur Stresssituation kurz vor der Deadline. Nicht selten mussten ganze Bereiche erneut inspiziert werden – nur um herauszufinden, ob ein Mangel bereits behoben war. Selbst einfache Dinge wie das Zuordnen von Fotos zu bestimmten Mängeln entwickelten sich zu echten Zeitfressern. Trotz des hohen Engagements aller Beteiligten passten die eingesetzten Tools nicht mehr zur Realität in den Werken.

Wesentliches im Blick: Effiziente digitale Steuerung

Der Wendepunkt kam, als ein regionaler Sicherheitsleiter nach einer digitalen Lösung suchte, die den Inspektionsprozess vereinheitlichen sollte. Gesucht wurde kein überfrachtetes System, sondern ein Tool, das einfach in der Anwendung, flexibel genug für unterschiedliche Anlagen und zugleich leistungsstark genug war, um Transparenz in Echtzeit über mehrere Standorte hinweg zu bieten. Nach dem Vergleich mehrerer Plattformen entschied sich das Team für flowdit. Und schnell wurde klar: Das ist mehr als nur eine digitale Checkliste. Was überzeugte, war die durchdachte Balance aus Benutzerfreundlichkeit und Funktionstiefe – die Möglichkeit, Inspektionsvorlagen in wenigen Minuten zu erstellen, gleichzeitig aber auch detaillierte Nachweise zu erfassen, Aufgaben gezielt zuzuweisen und den gesamten Prozess zentral zu dokumentieren. „Wir wollten nicht, dass unsere Mitarbeiter ihre Arbeitsweise ändern müssen“, erklärte der Sicherheitsleiter. „Wir wollten einfach ein System, das ihre Denkweise versteht – und sie dabei unterstützt, noch besser zu arbeiten.“

Echtzeit-Workflows statt Papierchaos 

Der Rollout begann mit einem ersten Pilotprojekt im Brandschutz. Inspektionen, die früher auf gedruckten Formularen basierten, wurden in interaktive digitale Vorlagen umgewandelt. Sicherheitsbeauftragte führten ihre Begehungen mit flowdit direkt auf dem Tablet durch – Feststellungen wurden vor Ort dokumentiert, inklusive hochauflösender Fotos und Kommentaren, die mit dem jeweiligen Ort verknüpft waren. Die App erfasste automatisch Zeitstempel, Nutzerdaten und Korrekturmaßnahmen. Kein lästiges Nachpflegen in Excel, kein manuelles Hochladen von Dateien – alles geschah direkt im Moment der Inspektion. Auffälligkeiten waren sofort für die zuständigen Personen sichtbar – ganz ohne Rückfragen per E-Mail oder das Zusammenstellen aufwendiger Berichte. Schon nach wenigen Wochen war aus dem vormals fragmentierten Ablauf ein durchgängiger, digitaler Prozess geworden. Alle Standorte arbeiteten mit der gleichen Struktur – und konnten dennoch Felder flexibel an lokale Anforderungen anpassen. Selbst in schwer zugänglichen Bereichen ohne stabile Internetverbindung funktionierte das System durch den Offline-Modus von flowdit einwandfrei. Die Synchronisierung erfolgte automatisch, sobald wieder Netz vorhanden war. Viele im Team waren überrascht, wie schnell die Umstellung gelang. Selbst langjährige Mitarbeitende, die digitalen Neuerungen sonst eher skeptisch begegnen, zeigten sich überzeugt. „Es ist nicht nur so, dass die App einfacher ist“, sagte ein Inspektor. „Es geht darum, dass ich nichts mehr vergessen kann, weil alles schon erfasst ist.“

Proaktive Sicherheit durch datenbasierte Entscheidungen

Mit jedem weiteren Standort, der eingebunden wurde, traten die Vorteile deutlicher zutage: Inspektionen konnten schneller abgeschlossen werden, Feststellungen waren genauer dokumentiert – und notwendige Maßnahmen wurden systematisch nachverfolgt, statt im Tagesgeschäft unterzugehen. Und vielleicht am wichtigsten: Sicherheit wurde von Führungskräften nicht mehr nur als Regelwerk verstanden, sondern als intelligentes System, das mithilfe von Daten Risiken sichtbar macht und fundierte Entscheidungen ermöglicht. Durch die vollständige Digitalisierung der Inspektionen waren Sicherheitsverantwortliche erstmals in der Lage, Muster zu erkennen, die zuvor in Papierordnern untergingen – etwa wiederkehrende Mängel in bestimmten Bereichen, Defizite bei der Nutzung persönlicher Schutzausrüstung (PSA) oder verpasste Prüfintervalle bei Feuerlöschern. Auffälligkeiten ließen sich frühzeitig erkennen und beheben, bevor diese zu echten Risiken wurden. Die positiven Effekte reichten weit über das interne Team hinaus.  Wurden Dokumente von externen Auditoren angefragt, entfiel für das Sicherheitsteam das zeitaufwendige manuelle Zusammenstellen der Nachweise. Berichte waren sauber, konsistent und auf Knopfdruck verfügbar – das sparte Zeit und stärkte zugleich das Vertrauen in die Sicherheitskultur des Unternehmens. „Wir wollten niemanden beeindrucken“, sagte der Qualitätsmanager. „Aber wenn ein Kunde oder Auditor sieht, wie strukturiert und transparent unsere Abläufe inzwischen sind, dann spricht das für sich.“

 

Skalierbare Sicherheit ohne Mehraufwand

Inzwischen ist flowdit in mehreren Produktionsstandorten im ganzen Land im Einsatz. Was als Lösung für Arbeitssicherheit und Brandschutz begann, hat längst auch das Interesse anderer Abteilungen geweckt – von der Logistik bis zum Facility Management. Durch die modulare Systemarchitektur lässt sich flowdit flexibel einsetzen, sei es für Wartungsvorprüfungen, tägliche Kontrollroutinen oder bestimmte Compliance-Abläufe. Ein wesentlicher Fortschritt bestand darin, dass neue Inspektionsvorlagen intern erstellt und unmittelbar eingesetzt werden konnten – ohne Abhängigkeit von IT oder Drittanbietern. Dadurch blieb das Sicherheitsteam flexibel, konnte auf neue gesetzliche Vorgaben reagieren und Optimierungen in wenigen Stunden statt in mehreren Wochen umsetzen. Noch wichtiger ist der kulturelle Wandel: Inspektionen gelten nicht mehr als Pflichtübung, sondern als integrierter Bestandteil eines transparenten und zielorientierten Teamprozesses.

 

Sicherheit als strategischer Erfolgsfaktor mit digitalem Reporting

Für diesen führenden Automobilhersteller war Sicherheit schon immer ein zentraler Unternehmenswert. Mit flowdit ist es gelungen, diesen Wert abteilungs- und standortübergreifend im Alltag zu verankern – ohne zusätzliche Komplexität. Das Ergebnis: ein schnelleres, intelligenteres und transparenteres Vorgehen zum Schutz von Menschen und zur Sicherstellung stabiler Betriebsabläufe.

Während das Unternehmen verstärkt auf ESG-Standards und Echtzeit-Reporting setzt, bleibt der Einsatz digitaler Tools wie flowdit ein zentraler Baustein – um Gesundheit und Sicherheit nicht nur effizient umzusetzen, sondern als strategischen Vorteil zu nutzen.

Wie schaffen es deutsche Automobilhersteller, Sicherheitsinspektionen zu optimieren – und wie können Sie das auch?

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