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Zusammenfassung: Interne Audits scheitern selten an fehlenden Standards, sondern an der operativen Umsetzung. Pläne und genehmigte Checklisten existieren, doch Ergebnisse bleiben in Tabellenkalkulationen stecken, Maßnahmen verlaufen in E-Mail-Verläufen und bekannte Probleme tauchen in jedem Auditzyklus erneut auf. Die zentrale Herausforderung liegt nicht im Was, sondern im Wie – also darin, Audits verlässlich zu planen, sauber zu dokumentieren, strukturiert auszuwerten und standortübergreifend wirksam umzusetzen.
Für Verantwortliche in den Bereichen Qualität, EHS ist die Auswahl einer Audit-Software im Jahr 2026 daher kein isolierter IT-Schritt, sondern beeinflusst unmittelbar die Qualität des gesamten Auditprozesses. Ob Prüfergebnisse nachvollziehbar abgesichert, Zuständigkeiten eindeutig geregelt und Maßnahmen konsequent umgesetzt werden, hängt maßgeblich vom eingesetzten System ab.
Was ist eine Audit Management Software?
Eine Audit Management Software ist ein effizientes Tool, das Unternehmen bei der Planung, Durchführung und Nachverfolgung von Audits unterstützt. Es integriert alle Aspekte des Auditprozesses – von risikobasierten Prüfplänen und Checklisten bis hin zu Ergebnissen, Nachweisen und Korrekturmaßnahmen. Das Ziel ist, die Durchführung von Audits zu automatisieren und zu standardisieren, sodass jeder Auditschritt klar dokumentiert und miteinander verbunden wird.
Im Gegensatz zu traditionellen Methoden wie Tabellenkalkulationen, E-Mails oder lokalen Dateien ermöglicht eine Audit Management Software die effiziente Durchführung von Audits nach festgelegten Programmen. Beobachtungen werden direkt während der Begehungen erfasst, den Ergebnissen zugeordnet und in konkrete Maßnahmen mit klaren Verantwortlichkeiten und Fristen überführt.
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Welche Funktionen sollte Audit-Software 2026 bieten?
Unabhängig vom Anbieter muss eine Audit-Software grundlegende Funktionen bieten. Fehlen diese, wird die Lösung in der Praxis nicht den gewünschten Mehrwert liefern.
1. Auditplanung
- Pflege einer vollständigen Übersicht alle für das Audit relevanten Einheiten, Prozesse, Standorte und Risiken
- Direkte Verknüpfung von Audits mit identifizierten Risiken, Kontrollen und regulatorischen Verpflichtungen
- Erstellung mehrjähriger und jährlicher Auditpläne mit risikobasierter Priorisierung, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Bereiche vorrangig geprüft werden
2. Arbeitspapiere, Verfahren und Nachweise
- Standardisierte Auditprogramme, Verfahren und checklistenbasierte Testschritte
- Strukturierte Arbeitspapiere mit Unterschriften der Prüfer und dokumentierten Prüfungsnotizen
- Direkte Anlage von Nachweisen (Dateien, Screenshots, Fotos, Protokolle), die eindeutig mit jedem Test verknüpft sind
3. Ergebnisse, Probleme und Maßnahmenverfolgung
- Einheitliche Erfassung von Ergebnissen, Schweregraden und Ursachen
- Automatisierte Workflows für Maßnahmenpläne mit verantwortlichen Personen, Fristen und Eskalationslogik
- Status-Dashboards und automatische Erinnerungen für überfällige Aufgaben
4. Reporting und Dashboards
- Konfigurierbare Auditberichte für Management, Prüfungsausschüsse und Aufsichtsbehörden
- Dashboards zur Anzeige von Fortschritt, Problemtrends und Risikodeckung im Vergleich zum Plan
- Filterung nach Standort, Unternehmenseinheit, Prozess, Risiko und Eigentumsverhältnissen
5. Usability und Integration
- Audit-Ausführung direkt am Arbeitsplatz, mit mobiler und Offline-Unterstützung
- Konsistente Benutzererfahrung über Standorte und Teams hinweg, um Audit-Abweichungen zu reduzieren
- Nahtlose Integration mit Systemen wie Qualitäts-, Wartungs- oder Betriebsplattformen
6. Sicherheit, Prüfpfad und Compliance
- Rollenbasierter Zugriff, SSO (Single Sign-On) und vollständige Audit-Protokolle
- Datenresidenz-/Hosting-Optionen, gemäß den gesetzlichen und unternehmensspezifischen Anforderungen.
- Einhaltung von Compliance-Standards wie SOX, ISO 27001, ISO 9001, ISO 45001 und weiteren
Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel über Compliance und Rechtssicherheit mit digitalen Checklisten
Warum Unternehmen bei ihrem Auditmanagement auf flowdit vertrauen
- Für Audits entwickelt - Standardisieren Sie interne Audits, Lieferantenaudits und Zertifizierungsaudits in einem digitalen Arbeitsbereich
- KI-gesteurte Workflows - Planen Sie Audits, weisen Sie Aufgaben zu und verfolgen Sie Korrekturmaßnahmen automatisch, damit nichts verloren geht
- Integrierte Compliance - Unterstützen Sie ISO-Standards und interne Richtlinien mit konsistenten, wiederholbaren Audit-Abläufen
- Benutzerdefinierte Audit-Checklisten - Erstellen Sie Vorlagen für System-, Prozess-, Produkt- und mehrstufige Prozessaudits, die Ihren Anforderungen entsprechen
- Echtzeit-Transparenz - Überwachen Sie den Audit-Fortschritt live, sehen Sie offene Nichtkonformitäten und halten Sie die Beteiligten mit aktuellen Berichten auf dem Laufenden
- Mobil und offline einsetzbar - Lassen Sie Auditteams Ergebnisse, Fotos und Unterschriften direkt vor Ort erfassen - auch ohne Netzwerkverbindung
- Reduzierter Auditaufwand - Senken Sie den Aufwand für Audits um 30 % und steigern Sie die Effizienz durch automatisierte Arbeitsabläufe
- Skalierbarkeit - Führen Sie standardisierte Auditprogramme problemlos an verschiedenen Standorten, in verschiedenen Ländern und Geschäftsbereichen ein
Die Besten Audit-Software-Optionen für 2026
| Anbieter | Hauptfunktionen | Einsatzbereiche | Implementierung | Support | Preis | Vorteile | Nachteile | Geeignet für |
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| flowdit |
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| Workiva |
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| SAP Audit Management |
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| Onspring |
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Worauf es bei der Wahl von Audit-Software ankommt
Bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, sollten Sie alle folgenden Punkte überprüfen und sicherstellen, dass das System die tatsächliche Planung, Durchführung und Nachverfolgung von Audits unterstützt - heute und langfristig.
❌ Abdeckung des Audit-Umfangs: Stellen Sie sicher, dass die Software alle relevanten Audit-Arten (Prozess, Produkt, Lieferant, System, mehrschichtig, Zertifizierung) mit separaten Vorlagen, Zeitplänen und Bewertungslogik unterstützt.
❌ Risikobasierte Planung: Die Planung von Audits sollte durch Risikobewertungen, vergangene Ergebnisse, Vorfälle und externe Anforderungen bestimmt werden. Dabei sollte eine vollständige Transparenz über alle Termine in einem zentralen, standortübergreifenden Kalender gewährleistet sein.
❌ Lückenlose Auditergebnisse: Stellen Sie sicher, dass der gesamte Prozess vom Beobachtungszeitpunkt über die Identifikation der Nichtkonformität bis hin zur Korrekturmaßnahme und abschließenden Validierung systematisch abgebildet ist, mit festgelegten Verantwortlichen, Fristen und Nachweisen für jeden Schritt.
❌ Aufgabentrennung: Auditoren dürfen ihre eigenen Beobachtungen nicht abschließend bearbeiten. Der Zugriff auf sensible Daten muss eingeschränkt werden, während die verantwortlichen Teams Zugang haben, um die erforderlichen Folgemaßnahmen zu prüfen und durchzuführen.
❌ Konsistenz über Standorte hinweg: Stellen Sie sicher, dass globale Vorlagen so angepasst werden können, dass sie lokale Sprach- und rechtliche Anforderungen berücksichtigen, dabei jedoch die Vergleichbarkeit zwischen den Standorten gewahrt bleibt.
❌ Verwaltung von Nachweisen: Fotos, Dokumente und Notizen sollten mit einzelnen Checklistenpunkten verknüpft sein, und über Auditzyklen hinweg durchsuchbar bleiben.
❌ Detaillierte Berichterstattung: Wiederkehrende Befunde sollten nach Standort, Prozess, Lieferant und Auditor aufgeschlüsselt und analysierbar sein
❌ Systemverantwortlichkeit: Klären Sie, wer Vorlagen, Benutzerrollen und Stammdaten verwaltet, und welche Aufgaben an lokale Administratoren delegiert werden können.
➤ Wenn eine Lösung diese Kriterien klar und ohne Verkaufsversprechen erfüllt, ist ihr Erfolg im Auditprogramm langfristig wahrscheinlicher.
flowdit: Eine Lösung für Ihr Audit Management
flowdit ist eine KI-gesteuerte Audit Management Software, mit der Sie interne Audits, Lieferantenaudits und Zertifizierungsaudits gezielt planen, durchführen und nachverfolgen können. Von standardisierten digitalen Checklisten und mobiler Datenerfassung bis hin zur Nachverfolgung von Maßnahmen und klarer Berichterstattung - Ihre Teams wissen immer, was überprüft wurde, was festgestellt wurde und was als Nächstes zu tun ist. ist.
➡️ Zentralisierte Planung und Terminierung für alle Arten von Audits
➡️ Konfigurierbare Audit-Checklisten und Vorlagen für Ihre Prozesse
➡️ Strukturierte Erfassung von Ergebnissen, Nachweisen, Fotos und Notizen
➡️ Übersichtliche Nachverfolgung von Nichtkonformitäten, Maßnahmen, Verantwortlichen und Fälligkeitsterminen
➡️ Nachverfolgbare Audit-Trails und Berichte, die ISO- und interne Anforderungen unterstützen
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FAQ | Audit Management Software
Wozu wird interne Audit-Software verwendet?
Interne Audit-Software wird zur Planung, Durchführung, Dokumentation und Berichterstattung interner Audits verwendet. Sie zentralisiert die risikobasierte Planung, Arbeitsunterlagen, Nachweise, Ergebnisse und Maßnahmenverfolgung, sodass Sie sich von verstreuten Tabellenkalkulationen und E-Mail-Verläufen verabschieden und eine klare, wiederholbare Methodik demonstrieren können.
Was ist die beste Software für das interne Audit-Management?
Es gibt kein einziges „bestes“ Tool für jedes Unternehmen. Für SOX und Finanzberichterstattung sind Plattformen wie Workiva und AuditBoard gute Kandidaten. Für operative, EHS- und Qualitätsaudits an verschiedenen Standorten sind Tools wie flowdit möglicherweise besser geeignet. Für integriertes GRC (Governance, Risk Management und Compliance) werden häufig Archer und MetricStream in Betracht gezogen. Die richtige Wahl hängt von Ihrer Mischung aus Finanz- und Betriebsaudits, Ihrem Tech-Stack und Ihrem Budget ab.
Wie hilft KI internen Auditoren?
KI in internen Audit-Tools automatisiert die Analyse großer Datenmengen, erkennt Anomalien und schlägt basierend auf historischen Daten Risiken und Kontrollen vor. Sie übernimmt Routineaufgaben wie das Erstellen von Arbeitspapieren und das Vorschlagen von Prüfmodulen, entlastet Auditoren jedoch von wiederkehrenden Aufgaben. Das professionelle Urteilsvermögen bleibt entscheidend: Auditoren entscheiden, was geprüft wird und wie die Ergebnisse interpretiert werden.
Was ist der Unterschied zwischen interner Audit-Software und GRC-Software?
Interne Audit-Software konzentriert sich in erster Linie auf die Planung, Durchführung und Berichterstattung von Audits. GRC-Plattformen (z.B. Archer oder MetricStream) bieten umfassendere Funktionen für Risiko, Compliance und Governance, wobei das interne Audit nur eines von vielen Modulen ist.
Wie lange dauert es, manuelle Audits in automatisierte Arbeitsabläufe zu überführen?
Die Umstellung von manuellen Audits auf automatisierte Arbeitsabläufe dauert in der Regel vier bis sechs Wochen, wenn die Prüfmethoden bereits festgelegt sind. Verzögerungen treten häufig bei der Bereinigung von Vorlagen und der Vereinheitlichung der Terminologie auf. Die vollständige Umstellung, bei der Excel nicht mehr parallel genutzt wird, dauert meist drei bis vier Monate. Der Erfolg hängt dabei weniger vom verwendeten Tool ab, sondern vielmehr von der Eigenverantwortung und der Klarheit der Prozesse.
Was ist Layered Audit und LPA-Software und wie unterscheidet sie sich von interner Audit-Software?
Layered Audit- und LPA-Software ermöglicht häufige, kurze Überprüfungen, um sicherzustellen, dass die Betriebsstandards täglich eingehalten werden. Sie fördert die Prozessdisziplin und die frühzeitige Erkennung von Abweichungen, nicht jedoch eine unabhängige Qualitätssicherung.
Interne Audit-Software hingegen unterstützt strukturierte, risikobasierte Audits mit formaler Planung, Nachweisen und Berichterstattung. Beide funktionieren am besten, wenn die Erkenntnisse aus LPA in die interne Audit-Perspektive einfließen.
Was ist SOX und warum ist es für interne Audits wichtig?
SOX (Sarbanes-Oxley Act) ist ein US-Gesetz, das börsennotierte Unternehmen verpflichtet, die Wirksamkeit ihrer Finanzkontrollen nachzuweisen. Es macht das Management persönlich verantwortlich und verlangt regelmäßige Prüfungen durch die interne Revision. Im Alltag bedeutet SOX strukturierte Dokumentation, Nachweise und klare Verantwortlichkeiten für Finanzprozesse.
Können Audits und Begehungen digital durchgeführt werden, ohne dass dabei die Qualität beeinträchtigt wird?
Ja, digitale Begehungen können ohne Qualitätsverlust durchgeführt werden, wenn sie den tatsächlichen Prozessablauf abbilden und nicht nur den theoretisch vorgesehenen Ablauf. Die Qualität bleibt erhalten, wenn alle Schritte, Kontrollen, Systemzugriffe und Nachweise in der richtigen Reihenfolge und im relevanten Kontext erfasst werden.
Image: Adobe Stock – Copyright: © Mateus – stock.adobe.com
