Allgemeine Geschäftsbedingungen

flowdit – Inspektionen, Audits, Maintenance
c/o reinstil GmbH & Co. KG
Dekan-Laist-Straße 17, 55129 Mainz, Deutschland
Fon: +49 (0)6131 / 94509-14
www.digitalagentur-mainz.de
Handelsregister: Amtsgericht Mainz HRA 40835
Geschäftsführer: Arne Reis
USt-IdNr.: DE262843185

Präambel

Der Anbieter stellt dem Kunden die Softwareanwendung „flowdit“ bzw. „firstaudit“ zum innerbetrieblichen Workflow-Management (nachfolgend: „Software“) über das Internet bereit, auf die mit einem aktuellen Standard-Browser oder über die jeweilige Mobile-App für iOS-, Android- und Windows-Geräte zugegriffen werden kann („Software as a Service“ oder „SaaS“). Der Kunde möchte eine Lizenz zur mietweisen Nutzung der Software über das Internet erwerben. Die nachfolgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln den Erwerb der Lizenz und den Umfang der gestatteten Nutzung. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung.

Rangfolge. Im Konfliktfall gilt folgende Reihenfolge: (i) das Angebot, (ii) diese Bedingungen, (iii) die Leistungsbeschreibung („Service Description“) und (iv) die Auftragsverarbeitungsvereinbarung („DPA“) – letztere nur für Datenschutzfragen.

1. Geltungsbereich

1.1 Sämtliche Lieferungen und Leistungen des Anbieters im Zusammenhang mit SaaS erfolgen ausschließlich auf Grundlage dieser AGB in der zum Zeitpunkt der Bestellung gültigen Fassung. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nicht, es sei denn, sie werden ausdrücklich schriftlich anerkannt.

1.2 Ungeachtet von Ziff. 1.1 kann der Anbieter Leistungen mit zusätzlichen Sonderbedingungen/Spezialregeln anbieten. Sofern solche Leistungen angeboten werden, sind diese im Angebot referenziert und werden eigenständiger Vertragsbestandteil.

1.3 Kunden im Sinne dieser AGB sind keine Verbraucher, sondern ausschließlich natürliche oder juristische Personen oder rechtsfähige Personengesellschaften, die bei Vertragsschluss in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln.

1.4 Für SaaS-Dienste bilden die DPA (einschließlich Technischer und Organisatorischer Maßnahmen – „TOMs“) und die aktuelle Unterauftragsverarbeiterliste einen integralen Vertragsbestandteil. Der Anbieter stellt TOMs und Unterauftragsverarbeiterliste dem Kunden auf Anfrage zur Verfügung (Kopie oder sicherer Online-Zugang). Änderungen/Erweiterungen der Sub-Prozessoren werden vorab mitgeteilt; der Kunde kann binnen 30 Tagen begründet schriftlich widersprechen. Lässt sich ein berechtigter Widerspruch nicht einvernehmlich lösen, ist der Kunde berechtigt, die betroffenen Dienste aus wichtigem Grund zu kündigen.

2. Vertragsgegenstand – SaaS-Dienste

2.1 Vertragsgegenstand ist:

• die mietweise Überlassung der Software zur Nutzung über das Internet (verbindliche Spezifikation im Angebot),

• die Bereitstellung von Rechenleistung und Speicherplatz zur Datenverarbeitung gemäß Angebot
  (zusammen „Leistungen“).

2.2 Die Herstellung/Aufrechterhaltung der Datenverbindung zwischen dem in Ziff. 3.3 definierten Übergabepunkt und den IT-Systemen des Kunden ist nicht Leistungsgegenstand.

2.3 Der Quellcode der Software wird nicht bereitgestellt.

2.4 Der Anbieter kann die Leistungen aus wichtigem Grund ändern, insbesondere wenn Änderungen erforderlich sind aufgrund
a) einer neuen Rechtslage/Rechtsprechung,
b) geänderter technischer Rahmenbedingungen (z. B. neue Browserversionen/Standards),
c) Schutz der Systemsicherheit, oder
d) Weiterentwicklung der Leistungen (Abschaltung alter Funktionen, die weitgehend durch neue ersetzt wurden).
Nachteilige Änderungen werden dem Kunden rechtzeitig, in der Regel sechs (6) Wochen vor Wirksamwerden, per E-Mail mitgeteilt. Wird das vertragliche Gleichgewicht wesentlich zulasten des Kunden gestört, unterbleibt die Änderung.

2.5 Die Leistungen beinhalten eine vierzehntägige Testphase zu Evaluationszwecken. Diese ist integraler Bestandteil des Angebots und kann durch Mitarbeiter des Kunden nicht einseitig verändert oder verlängert werden.

2.6 Sperrung. Der Anbieter darf die Leistungen ganz oder teilweise mit kurzer Vorankündigung sperren, wenn dies zur Abwehr eines Sicherheitsrisikos, zur Missbrauchsverhinderung oder zur Erfüllung von Gesetzen/behördlicher Anordnungen erforderlich ist. Die Entsperrung erfolgt ohne unangemessene Verzögerung nach Beseitigung der Ursache.

2.7 Beta-Funktionen. Zugang zu Beta-, Preview- oder experimentellen Features erfolgt „as is“, ohne Gewährleistung oder Supportpflichten, und kann jederzeit geändert oder entfernt werden.

3. Softwareüberlassung

3.1 Der Anbieter stellt dem Kunden die jeweils aktuelle Version der Software für die Vertragslaufzeit entgeltlich über das Internet bereit (Abruf via Browser oder firstaudit-/flowdit-App auf iOS/Android/Windows). Versionswechsel mit Release Notes werden vorab angekündigt.

3.2 Für die Beschaffenheit der Software ist ausschließlich die Funktionsbeschreibung im Angebot maßgeblich.

3.3 Übergabepunkt der Software ist der Punkt, an dem die Daten das Rechenzentrum des Anbieters verlassen.

3.4 Der Anbieter passt die Leistungen bei Bedarf an marktrelevante technische Änderungen an; ein Anspruch auf bestimmte Verbesserungen besteht nicht.

3.5 Software-Updates & Wartung. Der Anbieter aktualisiert die Software regelmäßig (Kompatibilität, Sicherheit, Performance). Der Kunde erkennt an, dass Updates gegebenenfalls Downtime/Systemupdates erfordern. Bei SaaS werden Updates automatisch eingespielt. Bei On-Premise ist der Kunde für Updates der Docker-Container verantwortlich, sofern nicht schriftlich anders vereinbart. Optionale Unterstützung kann gegen Aufpreis erfolgen.

3.6 Wartungsfenster. Geplante Wartungen werden – soweit zumutbar – außerhalb der Geschäftszeiten durchgeführt und mindestens sieben (7) Tage vorher angekündigt; Notfall-Wartungen können jederzeit erfolgen (Benachrichtigung so bald wie möglich).

3.7 Drittkomponenten. Arbeitsergebnisse/Leistungen können Drittkomponenten (Standard-/Open-Source-Software) enthalten; hierfür gelten vorrangig deren Lizenzbedingungen.

4. Rechenleistung & Speicherplatz

4.1 Der Kunde erhält Serverspeicher zur Datenverarbeitung bis zum im Angebot spezifizierten Umfang. Mehrbedarf kann – vorbehaltlich Verfügbarkeit – kostenpflichtig gebucht werden.

4.2 Der Anbieter stellt die Abrufbarkeit über das Internet sicher; ununterbrochene Verfügbarkeit wird nicht geschuldet.

4.3 Der Anbieter trifft branchenübliche Vorkehrungen gegen Datenverlust und unbefugten Zugriff. Es erfolgt ein tägliches Backup der Kundendaten für mindestens zwei (2) Wochen.

4.4 Disaster Recovery. Der Anbieter hält Backup-Verfahren vor und stellt bei Systemausfall die Daten aus dem aktuellsten Backup innerhalb eines angemessenen Zeitraums (typisch ≤ 24 Stunden, abhängig von der Schwere) wieder her. Der Anbieter garantiert keine vollständige Wiederherstellung bei katastrophalem Datenverlust. Der Kunde bleibt verantwortlich für eigene Sicherungskopien; flowdit stellt Zugriff auf die jeweils verfügbaren Backups bereit.

4.5 Datenstandort & Transfers. Primäre Verarbeitung innerhalb des EWR. Erfolgt Verarbeitung außerhalb des EWR, gilt ein zulässiger Übermittlungsmechanismus (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) gemäß DPA.

5. Support

5.1 Basic Support. Für alle Kunden stellt der Anbieter Selbsthilfe-Kanäle bereit (Knowledge-Base, Chatbot, Voice-System). Persönlicher Support per E-Mail/Telefon ist bei Lizenzen der unteren Stufen nicht enthalten; der Support beschränkt sich auf die Self-Service-Ressourcen.

5.2 Premium & Enterprise Support. Für Premium/Enterprise gibt es optionale persönliche Support- und Onboarding-Leistungen über vorab gebuchte Stundenpakete. Diese sind nicht im Standardsubskriptionspreis enthalten.

5.3 Dedizierter Account-Manager (Enterprise). Enterprise-Kunden erhalten einen dedizierten Ansprechpartner als primären Kontakt mit fortlaufender persönlicher Betreuung (im Enterprise-Paket enthalten).

5.4 Zusätzliche Support-/Custom-Services. Erweiterte Fehleranalyse, kundenspezifische Konfigurationen oder maßgeschneiderte Trainings können über Stundenpakete beauftragt werden; Abrechnung zum Standard-Stundensatz.

5.5 Vorab gebuchte Stundenpakete. Support, Onboarding und Personalisierung erfolgen ausschließlich über vorgebuchte Stunden. Der Bedarf wird vorab geschätzt; zusätzliche Stunden werden zum Standardsatz berechnet.

6. Einrichtung und Zugänge

6.1 Der Anbieter übernimmt die Erst-Einrichtung. Änderungen/Reprogrammierungen nach Kundenwunsch sind nicht geschuldet. Zusatzleistungen (z. B. individuelle Module, PDF-Templates, Backup-Restore, Schulungen, Import von Kontakten/Checklisten/Datasets) sind gesondert zu vereinbaren und zu vergüten.

6.2 Nach Vertragsbeginn erhält der Kunde Zugangsdaten für den Admin-Account seines mandantenspezifischen Bereichs.

6.3 Nutzeranlage erfolgt durch Mitteilung der Nutzerdaten an den Anbieter. Es dürfen nur natürliche Personen mit Klarnamen registriert werden. Der Anbieter dokumentiert im Nutzerverzeichnis und registriert den Nutzer, soweit keine Einwände bestehen (z. B. Maximalanzahl erreicht).

6.4 Zugänge dürfen nur durch die im Angebot genannte Anzahl von Mitarbeitenden genutzt werden. Eine Lizenz ist fest einer Person zuzuordnen. Übertragungen sind nur in begründeten Fällen (Ausscheiden, längerer Urlaub, längere Krankheit) zulässig; der Wechsel ist im Nutzerverzeichnis zu dokumentieren.

6.5 Legt der Kunde weitere Nutzer an, werden diese als zusätzliche Lizenzen berechnet. Jede Einladung und jedes Benutzerkonto in flowdit gilt als separate Lizenz und wird unabhängig von Aktivierung oder Nutzung abgerechnet.
– Monatslizenzen: Gebühren ab Einladungsdatum, monatlich bis Deaktivierung.
– Jahreslizenzen: Jede geladene User-Lizenz wird bis zum Ende der aktuellen Jahreslaufzeit voll berechnet – unabhängig vom Einladungsdatum.
Der Kunde ist allein verantwortlich für die Kontrolle der Einladungen/Accounts und trägt sämtliche Lizenzkosten.

6.6 Kein Mitarbeiter, Auftragnehmer oder Nutzer des Kunden darf einseitig Umfang, Entgelte, Lizenzmengen oder sonstige Vertragskonditionen ändern. Änderungen bedürfen einer schriftlichen Vertragsänderung mit Unterschrift beider Parteien.

6.7 Über die vereinbarte Lizenzmenge hinaus angelegte Nutzer werden automatisch zu den jeweils geltenden Sätzen berechnet.

7. Nutzungsrechte an der Software

7.1 Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares, auf die Laufzeit beschränktes Recht, auf die Software über das Internet zuzugreifen und sie bestimmungsgemäß zu nutzen.

7.2 Das Nutzungsrecht gilt für die im Angebot benannte Zahl von Nutzerkonten (Auditoren). Jedes Nutzerkonto ist einer natürlichen Person zugeordnet und darf nicht gleichzeitig von mehreren Personen genutzt werden.

7.3 Keine Nutzung über den eingeräumten Umfang hinaus oder durch Dritte. Nutzung nur im eigenen Geschäftsbetrieb. Vervielfältigung oder verwertende Nutzung (Verkauf, Vermietung etc.) ist unzulässig. Reverse Engineering ist untersagt, soweit gesetzlich nicht zwingend erlaubt.

7.4 Der Kunde räumt dem Anbieter die zur Vertragserfüllung notwendigen Rechte an den von ihm auf den bereitgestellten Speicher übertragenen Daten ein (Zugänglichmachung via Internet, hierfür erforderliche Vervielfältigung/Übermittlung sowie Kopien zu Sicherungszwecken). Der Kunde bleibt alleiniger Rechteinhaber und kann jederzeit – insbesondere nach Kündigung – Herausgabe oder Löschung seiner Daten verlangen; ein Zurückbehaltungsrecht des Anbieters besteht nicht.

7.5 Der Anbieter darf Systemprotokolle zur Verifikation des Lizenzverbrauchs nutzen. Überschreiten durchschnittliche monatlich aktive Nutzer die gekauften Mengen, kann der Anbieter den Mehrverbrauch zu den aktuellen Sätzen abrechnen.

7.6 IP-Eigentum. Sämtliche Rechte an Software und Dokumentation verbleiben beim Anbieter; ein Eigentumsübergang findet nicht statt.

7.7 Feedback & Nutzungsdaten. Der Anbieter darf de-identifizierte Nutzungsdaten zur Serviceverbesserung verwenden und vom Kunden gegebenes Feedback uneingeschränkt nutzen, ohne Vertrauliches offenzulegen.

8. Unterbrechung/Verfügbarkeit

8.1 Verfügbarkeit: Ziel-Verfügbarkeit 98 % in der Betriebszeit 07:00-22:00 lokale Zeit, ausgenommen (i) geplante Wartung (Ziff. 3.6), (ii) Notfall-Wartung, (iii) höhere Gewalt (Ziff. 13) und (iv) Ausfälle durch Kundensysteme/Dritte außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters.

8.2 Service-Gutschriften: Fällt die Monats-Verfügbarkeit unter das Ziel, kann der Kunde 5 % des Monatsentgelts je volle 1 %-Punkt-Unterschreitung als Gutschrift verlangen, gedeckelt auf 20 %. Service Credits sind der alleinige Rechtsbehelf bei Verfügbarkeitsunterschreitungen.

8.3 Reaktionszeiten: Keine garantierten Reaktionszeiten, sofern nicht ausdrücklich in einem separaten SLA vereinbart.

9. Pflichten des Kunden

9.1 Der Kunde verarbeitet im Zusammenhang mit der Software keine rechtswidrigen Daten. Bei Kenntnis informiert er den Anbieter unverzüglich und unterbindet die Verletzung. Der Kunde stellt den Anbieter auf erstes Anfordern von allen Drittansprüchen frei.

9.2 Der Kunde verhindert unbefugten Zugriff Dritter auf geschützte Bereiche durch geeignete Maßnahmen.

9.3 Unbeschadet der Datensicherungspflichten des Anbieters ist der Kunde für Eingabe und Pflege der zur Nutzung erforderlichen Daten verantwortlich.

9.4 Der Kunde prüft seine Daten vor Speicherung auf Viren oder sonstige schädliche Komponenten und setzt dem Stand der Technik entsprechende Virenschutzprogramme ein.

9.5 Zugangsdaten sind geheim zu halten und nicht an Dritte weiterzugeben.

9.6 Der Kunde stellt sicher, dass seine Nutzer die vertraglich geltenden Bestimmungen und Pflichten einhalten.

9.7 Der Kunde hält während der Vertragslaufzeit die allgemein notwendigen technischen Voraussetzungen (z. B. ausreichende Bandbreite, aktueller Browser) vor. Besondere Anforderungen teilt der Anbieter in der Angebotsphase mit.

9.8 Bei Störungen, Ausfällen oder Beeinträchtigungen informiert der Kunde den Anbieter unverzüglich und präzise. Unterbleibt die Anzeige, gilt § 536c BGB entsprechend. Erforderliche Fernwartungszugriffe sind zu ermöglichen.

9.9 Datenverarbeitung.
(a) SaaS: Enthalten Kundendaten personenbezogene Daten, schließen die Parteien eine DPA (inkl. TOMs/Sub-Prozessorliste). Kunde = Verantwortlicher, Anbieter = Auftragsverarbeiter.
(b) On-Premise ohne Anbieter-Hosting: Anbieter ist kein Auftragsverarbeiter; der Kunde verantwortet die Rechtskonformität. Erfordert Support Zugriff auf personenbezogene Daten, schließen die Parteien hierfür eine separate DPA.

9.10 TOMs/Sub-Prozessoren: Bereitstellung über Kopie oder sicheren Online-Zugang; beabsichtigte Änderungen werden vorab mitgeteilt. Der Kunde kann binnen 30 Tagen angemessen schriftlich widersprechen.

9.11 Sicherheitsvorfälle: Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten mit Bezug zu Kundendaten informiert der Anbieter den Kunden unverzüglich und, soweit möglich, innerhalb von 72 Stunden nach Kenntniserlangung mit den jeweils verfügbaren Informationen.

9.12 Verbotene Handlungen: Kein Hochladen/Übertragen von Schadcode, kein Umgehen von Sicherheits-/Nutzungslimits, keine rechtswidrigen Inhalte, keine Penetrations-/Load-Tests ohne vorherige schriftliche Zustimmung.

9.13 Mitwirkung: Der Kunde erbringt zumutbare Mitwirkung (Kontaktperson, Informationen/Testumgebungen, Zugänge). Verzögerungen/Mehrkosten wegen unterlassener Mitwirkung trägt der Kunde.

10. Entgelte/Gebühren

10.1 Der Kunde zahlt die im Angebot vereinbarten Gebühren für den Nutzungszeitraum im Voraus.

10.2 Mehrnutzung über den vereinbarten Umfang bedarf der vorherigen Schriftform. Bei unautorisierter Mehrnutzung kann der Anbieter zusätzliche Entgelte nach den vereinbarten Sätzen verlangen.

10.3 Preise in EUR oder USD gemäß Angebot, zuzüglich anwendbarer indirekter Steuern (z. B. USt., VAT, GST, Sales Tax).

10.4 Preisanpassung höchstens einmal pro Vertragsjahr (zusätzliche Funktionalität, gestiegene Betriebs-, Sicherheits-, Compliance-Kosten, Inflation) – maximal der größere Wert aus (i) HICP (EU) bzw. CPI (US) der letzten 12 Monate zuzüglich 3 Prozentpunkten oder (ii) 12 %. Erhöhungen frühestens 12 Monate nach Wirksamkeitsdatum. Ankündigung mindestens 6 Wochen vorher; Kündigungsrecht binnen 6 Wochen bei über 10 % Erhöhung innerhalb von 12 Monaten.

10.5 Aufrechnung/Zurückbehaltung. Aufrechnung nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen. Zurückbehaltungsrecht nur für Gegenansprüche aus demselben Vertragsverhältnis. Bei Nicht- oder Spätzahlung fallen Verzugszinsen ab Fälligkeit an in Höhe des höheren Werts aus (i) 1,5 %/Monat oder (ii) dem gesetzlichen Verzugszins am Sitz des Kunden. Der Anbieter darf Software/Services bis Vollzahlung sperren; bei Zahlungsverzug über 30 Tage kann der Anbieter fristlos kündigen (ohne Rückerstattung). Wiederanschlussgebühr möglich.

10.6 Entgelte verstehen sich exklusive Steuern/Abgaben/Einbehalte. Gesetzlich erforderliche Quellensteuern sind so zu bruttieren, dass der Anbieter den vereinbarten Nettobetrag erhält. Der Kunde stellt rechtzeitig gültige Steuerbescheinigungen bereit und wirkt an zulässigen Dokumentationen zur Reduktion/Eliminierung mit.

11. Gewährleistung & Haftung

11.1 Der Anbieter gewährleistet die vereinbarte Beschaffenheit der Leistungen und dass der Nutzung im vertraglichen Umfang keine Rechte Dritter entgegenstehen.

11.2 Sachmängel: Nach Wahl des Anbieters Neulieferung eines mangelfreien Leistungsgegenstands oder Mangelbeseitigung in angemessener Frist; auch zumutbare Workarounds.
Rechtsmängel: Nach Wahl des Anbieters Einräumung einer rechtlich einwandfreien Nutzungsmöglichkeit oder Austausch/Änderung durch gleichwertige Leistungen.
Der Anbieter kann die Mängelbeseitigung von der Zahlungsrückständigkeitsfreiheit des Kunden abhängig machen.

11.3 Angaben zu Eigenschaften, technischen Daten und Spezifikationen dienen allein der Beschreibung und stellen keine Garantie dar. Gesetzliche oder konkludente Garantien (u. a. Marktgängigkeit, Eignung, Nichtverletzung) sind im gesetzlich zulässigen Umfang ausgeschlossen, soweit nicht ausdrücklich geregelt.

11.4 Keine Haftung für Folge- oder indirekte Schäden aus Themen der Kunden-IT-Infrastruktur (einschließlich Datenverlust, Downtime, Performancefehler), insbesondere bei unzureichender Konfiguration, Wartung oder Unterstützung erforderlicher IT-Systeme durch den Kunden.

11.5 Keine Haftung für vom Kunden importierte Daten; keine inhaltliche Prüfung durch den Anbieter.

11.6 Keine Haftung für Verluste/Schäden aus Kunden-IT (einschließlich Installation/Konfiguration/Wartung von Docker-Containern). Keine Haftung für Störungen durch Drittanbieter (Hosting/Cloud) oder Ereignisse höherer Gewalt.

11.7 Die Haftungsbegrenzungen gelten nicht bei Personenschäden oder nach dem Produkthaftungsgesetz.

11.8 Gesamthaftungsbegrenzung: Außer bei Tod/Körperverletzung, Vorsatz, arglistiger Täuschung oder zwingender gesetzlicher Haftung (einschließlich Produkthaftung) ist die aggregierte Gesamthaftung des Anbieters auf die vom Kunden in den zwölf (12) Monaten vor dem haftungsbegründenden Ereignis gezahlten bzw. zu zahlenden Entgelte begrenzt.

11.9 Gewährleistungsansprüche verjähren spätestens nach 12 Monaten ab Fälligkeit und möglicher Kenntnis – ausgenommen Vorsatz/grobe Fahrlässigkeit, Personenschäden, selbständige Garantien oder Arglist.

11.10 Apple (iOS). Nutzung auf aktuellen iOS-Versionen und Apple-genehmigten Geräten; Apple kann Support einstellen/Kompatibilität beschränken. Keine Verantwortung für nicht unterstützte Geräte; der Kunde stellt die Kompatibilität sicher.

11.11 Google (Android). Entsprechendes gilt für Android und Google-genehmigte Geräte.

11.12 Keine Verantwortung für Störungen/Performanceprobleme/Ausfälle der Software durch Fremdsoftware, kundenspezifische Konfigurationen oder Kunden-IT; entsprechende Leistungen nur auf separater Grundlage gegen Vergütung.

11.13 Der Anbieter darf Subunternehmer sowie Hosting-/Cloud-Provider einsetzen, sofern Datenschutz und Datensicherheit gewahrt bleiben.

11.14 Exportkontrolle/Sanktionen. Der Kunde hält alle einschlägigen Export-, Handels- und Sanktionsvorschriften ein und nutzt die Software nicht in sanktionierten Ländern oder durch sanktionierte Personen/Organisationen. Bei Verstoß kann der Anbieter sofort sperren/kündigen (ohne Haftung); der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen, Geldbußen oder Strafen frei.

11.15 Audit-Rechte. Auditrechte des Kunden gelten als erfüllt durch Bereitstellung aktueller Drittberichte/Zertifizierungen (z. B. ISO 27001, SOC 2) und angemessener schriftlicher Antworten auf Sicherheitsfragebögen einmal je 12 Monate. Vor-Ort-Audits nur, wenn gesetzlich erforderlich, nach vorheriger schriftlicher Vereinbarung und auf Kosten des Kunden.

11.16 Dritt- & Open-Source-Komponenten. Lizenzhinweise werden in der Software oder Dokumentation bereitgestellt. Bereitstellung „as is“ im zulässigen Umfang; der Anbieter bemüht sich um Sicherheitsupdates oder Workarounds.

11.17 IP-Freistellung. Der Anbieter verteidigt den Kunden gegen Drittansprüche wegen Patent-, Urheber- oder Markenverletzung durch die Leistungen und zahlt rechtskräftig zugesprochene Schäden, sofern der Kunde unverzüglich meldet und dem Anbieter die alleinige Kontrolle über Verteidigung und Beilegung überlässt. Der Anbieter darf (i) Rechte beschaffen, (ii) Leistungen ändern oder (iii) betroffene Leistungen kündigen und anteilig vorausbezahlte Entgelte erstatten. Dies ist der ausschließliche Rechtsbehelf für derartige Ansprüche.

12. On-Premise-Bereitstellung & IT-Support

12.1 Docker-Bereitstellung. Der Anbieter liefert die für die On-Premise-Installation erforderlichen Docker-Container-Images gemäß Bestellung. Die interne IT des Kunden ist allein verantwortlich für Installation, Konfiguration und Betrieb in der eigenen Umgebung. flowdit haftet nicht für Verzögerungen oder Fehlschläge wegen Nichterfüllung dieser Voraussetzungen. Werden Pflichten nicht erfüllt, trägt der Kunde zusätzliche Supportkosten des Anbieters. Erfolgt Installation/Konfiguration nicht binnen 30 Tagen, kann der Anbieter Leistungen aussetzen. Abnahme gilt als erfolgt, wenn binnen 10 Geschäftstagen nach Lieferung keine schriftliche Rüge wesentlicher Mängel erfolgt.

12.2 Kein Direktzugriff. Der Anbieter hat ohne ausdrückliche schriftliche Autorisierung keinen direkten System-/Netzwerkzugriff des Kunden. Nicht behebbare Probleme ohne Direktzugriff können zu Verzögerungen führen; hierfür keine Verantwortlichkeit des Anbieters.

12.3 Zusatz-Support. Bei fehlender/fehlerhafter Installation/Konfiguration oder Nichterreichbarkeit der IT des Kunden kann der Anbieter Beratung/Support zum Stundensatz gemäß Preisliste erbringen (separat berechnet; nicht Teil des Standard-SaaS).

12.4 Zahlungspflicht. Der Kunde zahlt alle vereinbarten Entgelte unabhängig von Installations- oder Technikproblemen in seiner Umgebung; keine Rückerstattung/Reduktion bei unzureichenden IT-Ressourcen oder fehlendem Support des Kunden.

12.5 Kündigungsrecht Kunde. Bei wesentlichen Störungen durch ein Versagen des Anbieters kann der Kunde gemäß Ziff. 14 kündigen. Nicht zulässig, wenn die Ursache in der Kunden-IT liegt; volle Zahlungspflicht bleibt.

12.6 Haftungsbegrenzung IT-Ausfälle. Haftung des Anbieters für Unterbrechungen durch Kunden-IT oder fehlenden Support ist auf die für den betroffenen Zeitraum gezahlten Entgelte begrenzt; keine Haftung für indirekte Schäden (Datenverlust, Downtime etc.).

12.7 Dokumentation & Bestätigung. Der Kunde bestätigt schriftlich, die technischen On-Prem-Anforderungen erhalten/geprüft zu haben und diese zu erfüllen oder geeigneten IT-Support zu beschaffen; andernfalls trägt er Mehrkosten aus Verzögerungen/Fehlschlägen.

12.8 Kundenverantwortung. Versäumnisse der internen Kunden-IT oder fehlender interner IT-Support sind keine höhere Gewalt und verbleiben in der Verantwortung des Kunden.

12.9 Carve-out. Keine Haftung für Ausfälle, Verzögerungen oder Unterbrechungen durch Kunden-IT, Ressourcenmangel oder verweigerte Zugänge; ausgenommen vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten des Anbieters.

13. Höhere Gewalt

13.1 Der Anbieter ist von Leistungspflichten befreit, soweit Störungen auf höhere Gewalt zurückgehen, die nach Vertragsschluss eintreten, außerhalb seines Einflussbereichs liegen und mit zumutbarer Sorgfalt nicht vermeidbar waren.

13.2 Als höhere Gewalt gelten unter anderem: Krieg, Streiks, Unruhen/politische Instabilität, Naturkatastrophen (Sturm, Flut, Erdbeben), Pandemien, behördliche Beschränkungen/Verbote, Enteignungen/Nationalisierungen, Ausfälle/Störungen von Drittanbieter-Diensten (Cloud/Netz) sowie sonstige außerhalb der Kontrolle des Anbieters liegende Ereignisse.

13.3 Beide Parteien informieren sich unverzüglich über Eintritt, voraussichtliche Dauer und ergriffene Gegenmaßnahmen.

13.4 Pflichten des Anbieters sind für die Dauer des Ereignisses ausgesetzt; keine Haftung für Verzögerungen, Unterbrechungen oder Ausfälle durch höhere Gewalt.

13.5 Kunden-IT-Einschränkung. Liegt die Ursache in der Kunden-IT (z. B. gescheiterte Docker-Installation, fehlender IT-Support, unzureichende Ressourcen), bleibt der Kunde zur Zahlung bis zum Zeitpunkt des Ausfalls verpflichtet; flowdit haftet nicht und kann bis zur Behebung aussetzen.

13.6 Dauert höhere Gewalt länger als 60 Tage, kann jede Partei aus wichtigem Grund kündigen; bis dahin erbrachte Leistungen sind zu vergüten.

13.7 Der Kunde trifft zumutbare Maßnahmen zur Minderung der Auswirkungen in seiner IT und erfüllt seine Zahlungspflichten fort, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart.

14. Laufzeit & Kündigung

14.1 Monatsgebühren: Laufzeit unbefristet, Kündigung mit 4 Wochen zum Monatsende.
Jahresgebühren: Laufzeit unbefristet, Kündigung mit 2 Monaten zum Ende der Vertragsperiode. Erfolgt keine fristgerechte Kündigung, verlängert sich der Vertrag automatisch um 1 Jahr.

14.2 Außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn
– eine Partei wiederholt wesentliche Vertragspflichten verletzt (insbesondere fristgerechte Zahlung),
– eine Partei deliktisch im Zusammenhang mit diesem Vertrag handelt,
– eine Partei ihren Geschäftsbetrieb ganz oder teilweise einstellt und eine Fortsetzung durch Rechtsnachfolger nicht gesichert ist.

14.3 Kündigung bedarf der Textform.

14.4 Mit Vertragsende enden die Nutzungsrechte des Kunden.

14.5 Der Kunde kann innerhalb von 1 Monat nach Vertragsende die Eigen-Exportfunktion nutzen (z. B. CSV) und Bildmaterial herunterladen. Benötigt der Kunde Unterstützung beim Daten-/Bild-Export, erfolgt dies kostenpflichtig nach Aufwand. Nach Fristablauf werden alle Daten endgültig gelöscht (ohne weitere Mitteilung). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt; Löschung erfolgt nach deren Ablauf.

14.6 Free-Version, Test & automatische Buchung.
– Kostenlose Basisversion ohne Zeitlimit.
– 14-Tage-Test für kostenpflichtiges Modul/höhere Lizenz.
– Kreditkarte erforderlich zur Aktivierung des Tests.
– Automatische Buchung: Ohne Kündigung innerhalb von 14 Tagen wird die gewählte Lizenz automatisch gebucht und berechnet.
– Kündigung: Test kann jederzeit vor Ablauf beendet werden; danach gelten die regulären Vertragsbedingungen.

15. Sonstiges

15.1 Rechtswahl/Gerichtsstand. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Ausschließlicher Gerichtsstand ist Mainz, Deutschland. Das UN-Kaufrecht (CISG) ist ausgeschlossen.

15.2 Nebenabreden/Schriftform. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen/Ergänzungen bedürfen der Schriftform; dies gilt auch für die Änderung dieser Klausel.

15.3 Salvatorische Klausel. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam; anstelle der unwirksamen Regelung soll eine wirksame treten, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

15.4 Datensicherheit & Vertraulichkeit. Der Anbieter wahrt hohe Standards der Datensicherheit und Vertraulichkeit. Beide Parteien implementieren angemessene Sicherheitsmaßnahmen gegen unbefugten Zugriff, Offenlegung, Änderung oder Vernichtung. Der Kunde beschränkt den Zugriff auf autorisierte Nutzer. Bei Datenpannen informiert der Anbieter unverzüglich und ergreift erforderliche Maßnahmen gemäß geltendem Datenschutzrecht. Der Kunde hält alle anwendbaren Datenschutzvorschriften (einschließlich DSGVO) ein.

15.5 Vertraulichkeit. Jede Partei behandelt nicht-öffentliche, als vertraulich gekennzeichnete oder erkennbar vertrauliche Informationen der anderen Partei vertraulich (Schutzgrad mindestens angemessen) und nutzt sie ausschließlich zur Vertragserfüllung. Ausnahmen: öffentlich ohne Verstoß zugänglich, rechtmäßig von Dritten ohne Vertraulichkeitspflicht erlangt, unabhängig entwickelt, gesetzlich/gerichtlich zu offenbaren (mit Vorab-Hinweis, soweit zulässig).

15.6 Änderungen der AGB. Der Anbieter darf diese Bedingungen insoweit ändern/ergänzen, wie dies durch Rechtslage, Rechtsprechung, technische Anforderungen oder Service-Entwicklung erforderlich ist. Ankündigung mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten (E-Mail ausreichend). Widerspricht der Kunde fristgerecht, können beide Parteien den Vertrag zum Zeitpunkt des geplanten Inkrafttretens kündigen. Nutzt der Kunde die Leistungen weiter ohne Widerspruch, gelten die geänderten Bedingungen als akzeptiert.

15.7 Abtretung. Keine Partei darf diesen Vertrag ohne vorherige schriftliche Zustimmung der anderen Partei ganz oder teilweise übertragen, außer an verbundene Unternehmen oder im Rahmen von Fusion/Übernahme/Veräußerung wesentlicher Vermögenswerte, sofern der Erwerber kein unmittelbarer Wettbewerber der anderen Partei ist und alle Verpflichtungen übernimmt.

Stand: 15. September 2025 (ersetzt alle früheren Fassungen).