Lieferanten-Audit-Checkliste

Was ein Lieferanten-Audit ist

Ein Lieferanten-Audit ist der Punkt, an dem Sie aufhören, sich auf ein Zertifikat zu verlassen, und selbst nachsehen. Es ist ein strukturierter Besuch in der Einrichtung eines Lieferanten, um zu beurteilen, ob der Betrieb tatsächlich die von Ihnen festgelegten Kriterien erfüllt und ob der Lieferant geeignet ist, Sie weiterhin zu beliefern. Die Lieferanten-Audit-Checkliste gibt diesem Besuch eine einheitliche Form: einen Kopf, der den Besuch und die beteiligten Personen festhält, eine Reihe von Blöcken, die die Einrichtung in logischer Reihenfolge durchgehen, und eine einfache Skala mit Konform, Teilweise konform, Nicht konform und Nicht anwendbar, mit der Sie Ihre Feststellungen festhalten können, ohne eine eigene Sprache dafür erfinden zu müssen.

Warum es wichtig ist

Sie sind die letzte Person in der Kette, bevor das Produkt einen Kunden erreicht, daher ist das Audit Ihr Nachweis, dass der Lieferant unter Kontrolle ist. Ein schriftliches, wiederholbares Audit ermöglicht es Ihnen außerdem, einen Lieferanten mit einem anderen zu vergleichen, ein Problem durch die Lieferkette zurückzuverfolgen und einer Aufsichtsbehörde oder einem Kunden zu zeigen, dass Sie die Prüfung durchgeführt haben. Ebenso wichtig ist, dass es die weniger sichtbaren Teile des Betriebs eines Lieferanten – Rückverfolgbarkeit, Korrekturmaßnahmen, Kalibrierung, Aufzeichnungspflicht – ans Licht bringt, wo sie behoben werden können, bevor sie zu einem Rückruf werden.

Was ein gutes Lieferanten-Audit abdeckt

Die 34 Punkte in dieser Checkliste fallen in sechs Blöcke, und zusammen decken sie den Bereich ab, den ein Lieferanten-Audit berühren muss. - **Audit-Kopf.** Durchgeführt am, vorbereitet von und Ort erfassen, wer das Audit durchgeführt hat, wo und wann. - **Managementverantwortung.** Engagement und Bewertung der Führungsebene geben Ihnen einen Einblick, ob die Geschäftsleitung des Lieferanten selbst die Lebensmittelsicherheit vorantreibt oder sie dem Qualitätsteam überlässt. - **Kernprinzipien.** Qualität der Infrastruktur, Hygieneprotokolle, Maßnahmen zur Schädlingsbekämpfung, Verfahren zur Chemikalienkontrolle, persönliche Praktiken, Schulung und Unterweisung sowie Handhabung, Lagerung und Lieferung decken die alltäglichen physischen Gegebenheiten des Standorts ab. - **Lebensmittelsicherheits- und GMP-Systeme.** Lieferantenzulassung, Materialkontrolle, Rückverfolgbarkeit und Krisenmanagement, kalibrierte Mess- und Prüfgeräte, Lebensmittelsicherheitspraktiken, Wartungsverfahren, GMP-Tests, mikrobiologische Tests, Umweltüberwachung, Lebensmittelallergene und chemische Empfindlichkeiten, Kontrolle von Fremdmaterial, gute Laborpraxis und Prozesskontrolle. - **Qualitätssysteme in der Fertigung.** Dokumentenkontrolle und Aufzeichnungspflicht, kontinuierliche Sicherung, Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen, kontinuierliche Verbesserung und Etikettenfreigabe. - **Regulatorische Aspekte.** Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, gefolgt von einer Unterschrift und den tatsächlichen Beginn- und Endzeiten der Inspektion.

Wie das Audit durchgeführt wird

1. **Legen Sie den Plan vor der Reise fest.** Vereinbaren Sie einen Termin mit dem Lieferanten, benennen Sie die Personen, die Sie treffen werden, und legen Sie die Blöcke fest, die Sie abdecken wollen, damit der Besuch keine Besichtigungstour wird. 2. **Beginnen Sie mit dem Kopf.** Erfassen Sie Durchgeführt am, vorbereitet von und Ort, und gehen Sie dann zu Engagement und Bewertung der Führungsebene über, um zu verstehen, wie der Standort geführt wird, bevor Sie durch die Produktion gehen. 3. **Gehen Sie die Kernprinzipien durch.** Betrachten Sie Qualität der Infrastruktur, Hygiene, Schädlingsbekämpfung, Chemikalienkontrolle, persönliche Praktiken, Schulung sowie Handhabung, Lagerung und Lieferung. Prüfen Sie jeden Punkt anhand dessen, was Sie sehen können, und dessen, was die Menschen, die die Arbeit ausführen, Ihnen sagen. 4. **Arbeiten Sie die Lebensmittelsicherheits- und GMP-Systeme durch.** Bitten Sie darum, Aufzeichnungen zur Lieferantenzulassung, Materialkontrolle, Rückverfolgbarkeit und Krisenmanagement, Kalibrierungsaufzeichnungen, Wartungsverfahren, GMP- und mikrobiologische Tests, Umweltüberwachung, Allergen- und Chemikalienkontrollen, Kontrollen von Fremdmaterial, Laborpraktiken und Prozesskontrolle einzusehen. 5. **Prüfen Sie die Qualitätssysteme in der Fertigung.** Überprüfen Sie Dokumentenkontrolle und Aufzeichnungspflicht, kontinuierliche Sicherung, Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen und kontinuierliche Verbesserung. Wo Sie eine Abweichung feststellen, prüfen Sie, ob eine Korrekturmaßnahme ausgelöst und abgeschlossen wurde. 6. **Schließen Sie mit den regulatorischen Aspekten.** Bestätigen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Etikettenfreigabe anhand der Dokumente, die der Lieferant vorhält. 7. **Bewerten Sie jeden Punkt.** Verwenden Sie Konform, Teilweise konform, Nicht konform oder Nicht anwendbar, und schreiben Sie die Feststellung in einfachen Worten auf, wenn Sie Teilweise konform oder Nicht konform wählen. 8. **Unterschreiben und Zeitstempel setzen.** Schließen Sie mit der Unterschrift ab und erfassen Sie dann die tatsächlichen Beginn- und Endzeiten der Inspektion, damit das Audit auf ein eindeutiges Datum fällt.

Wie jeder Punkt bewertet wird

Die Checkliste verwendet durchgängig vier Bewertungen: Konform, Teilweise konform, Nicht konform und Nicht anwendbar. Verwenden Sie Konform, wenn der Lieferant das Kriterium wie beschrieben erfüllt. Verwenden Sie Teilweise konform, wenn die Praxis existiert, aber nicht vollständig umgesetzt oder nicht vollständig belegt ist. Verwenden Sie Nicht konform, wenn das Kriterium nicht erfüllt ist. Verwenden Sie Nicht anwendbar nur, wenn der Punkt wirklich nicht auf den Betrieb dieses Lieferanten zutrifft. Wo Sie etwas anderes als Konform wählen, halten Sie fest, was Sie gesehen haben und was der Lieferant tun muss.

Wo diese Checkliste passt

Ein Lieferanten-Audit ist ein Teil der Lieferantenzulassung, kein Ersatz dafür. Verwenden Sie die Checkliste, wenn Sie das Audit selbst durchführen, und nutzen Sie die Punkte zu Rückverfolgbarkeit und Krisenmanagement, Lieferantenzulassung und Materialkontrolle, um zu prüfen, ob die eigenen Kontrollen des Lieferanten bis in seine Lieferkette zurückreichen. Wiederholen Sie das Audit in einer Häufigkeit, die dem Risiko dessen entspricht, was der Lieferant bereitstellt, und gehen Sie die Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen aus dem vorherigen Besuch durch, bevor Sie den nächsten beginnen.

Häufig gestellte Fragen