Checkliste Besucherkontrolle

Sie ist aus zwei Gründen wichtig, die einander verstärken. Erstens die Zugangskontrolle: Genau zu wissen, wer sich in der Einrichtung befindet, wo er ist und wer zu jedem beliebigen Zeitpunkt für ihn verantwortlich ist, ermöglicht es Ihnen, schnell zu reagieren, wenn etwas schiefgeht oder sich eine unbefugte Person vor Ort befindet. Zweitens die Aufzeichnung: Ein standardisiertes, wiederholbares Format gibt Ihnen einen vollständigen und prüfungsbereiten Datensatz aller Personen auf Ihrem Gelände, was die regulatorische Compliance unterstützt und es Ihnen ermöglicht, Fragen von Prüfern, Versicherern oder Ermittlern zu beantworten, ohne nach Informationen suchen zu müssen. Für Einrichtungen, die Auftragnehmer, Lieferpersonal oder Mitglieder der Öffentlichkeit empfangen, ist das Anmeldeformular oft der einzige durchgängige Nachweis darüber, wer vor Ort war.

Ein guter Besucheranmeldeprozess deckt drei Bereiche ab. Identifikation und Besuchsdetails – der vollständige Name des Besuchers, das Unternehmen oder die Organisation, die Kontakttelefonnummer und E-Mail-Adresse, Art und Nummer des Ausweisdokuments, Ankunftsdatum und -zeit, Zweck des Besuchs, besuchte Abteilung oder besuchter Bereich, Name und Telefonnummer des Gastgebers oder betreuenden Mitarbeiters, ausgegebene Besucherausweisnummer, Fahrzeugkennzeichen, sofern zutreffend, und die Anzahl weiterer Besucher in der Gruppe. Gesundheits- und Sicherheitserklärung – die Bestätigung, dass der Besucher frei von ansteckenden Krankheiten oder Symptomen ist, dass er über die Notfallevakuierungsverfahren des Standorts informiert wurde, dass er sich eingeschränkter Bereiche innerhalb der Einrichtung bewusst ist und dass er die erforderliche PSA trägt oder diese zur Verfügung gestellt bekommen hat. Aufzeichnungen und Abschluss – Abfahrtsdatum und -zeit, Besuchsdauer in Stunden, Besuchsnotizen oder besondere Anweisungen, eine Anzahl und Beschreibung der mitgebrachten Gegenstände, die Unterschrift des Besuchers und der Zeitpunkt, zu dem der Datensatz abgeschlossen wurde.

Sechs Kategorien werden üblicherweise verwendet: Führerschein, Reisepass, Personalausweis, Mitarbeiterausweis, staatlich ausgestellter Ausweis oder sonstiges. Die Dokumentenart zusammen mit der Dokumentennummer zu erfassen ist es, was die Identifikationsprüfung nachvollziehbar macht – sie sagt einem späteren Leser, welches Dokument tatsächlich geprüft wurde, statt eine mehrdeutige Nummer auf dem Blatt zu hinterlassen.

Erfassen Sie das Abfahrtsdatum und die Abfahrtszeit, wenn der Besucher geht, nicht zum Zeitpunkt der Ankunft. Dieser Zeitstempel ist es, der den Besuch abschließt und den Datensatz vollständig macht. Ein Vergleich mit dem Ankunftsdatum und der Ankunftszeit ergibt die Besuchsdauer in Stunden, was für die Abrechnung von Auftragnehmern, Sicherheitsüberprüfungen und die Belegungsanalyse nützlich ist. Wenn ein Besucher geht, ohne sich abzumelden, haben Sie keine Möglichkeit zu wissen, ob er noch vor Ort ist – was den gesamten Zweck des Anmeldedatensatzes untergräbt.

Die Checkliste umfasst vier Bestätigungsfragen. Hat der Besucher bestätigt, frei von ansteckenden Krankheiten oder Symptomen zu sein? Wurde der Besucher über die Notfallevakuierungsverfahren des Standorts informiert? Wurde der Besucher über eingeschränkte Bereiche innerhalb der Einrichtung in Kenntnis gesetzt? Und trägt der Besucher die erforderliche persönliche Schutzausrüstung oder wurde sie ihm zur Verfügung gestellt? Jede davon wird als bestätigt, nicht bestätigt oder nicht zutreffend erfasst. Die erforderlichen PSA-Arten werden separat aus der vollständigen Liste der für den Besuch zutreffenden Optionen ausgewählt. Dieser Abschnitt ist wichtig, weil ein Besucher, der nicht in Evakuierungswege, eingeschränkte Bereiche oder PSA-Anforderungen eingewiesen wurde, ein Risiko für sich selbst und für Ihre Mitarbeiter darstellt.

Ja, in zweierlei Hinsicht. Bestätigen Sie, dass die Antworten des Besuchers auf die Gesundheits- und Sicherheitsfragen erfasst wurden, und bestätigen Sie, dass der Besucher die Gesundheits- und Sicherheitserklärung unterzeichnet hat. Die Unterschrift ist es, die die Einweisung von etwas, das Sie ihm gesagt haben, in etwas verwandelt, das er zur Kenntnis genommen hat. Sie unterstützt zudem spätere Prüfungen und Untersuchungen, weil sie dokumentiert, dass der Besucher vor dem Betreten der Einrichtung über die Regeln des Standorts informiert wurde.

Erfassen Sie die Anzahl der mitgebrachten Gegenstände und eine kurze Beschreibung, um was es sich handelt – Taschen, Ausrüstung, Werkzeuge oder Lieferungen. Das gibt dem Sicherheitsdienst eine einfache Bestandsaufnahme dessen, was das Gelände betreten hat, unterstützt den Abgleich beim Verlassen des Besuchers und bietet einen Referenzpunkt, falls ein Gegenstand später als vermisst gemeldet wird oder ein verbotener Gegenstand gefunden wird.

Weisen Sie dem Besuch eine Compliance-Risikostufe zu und ergänzen Sie alle zusätzlichen Gesundheits- und Sicherheitsanmerkungen, die von den Standardfragen nicht erfasst wurden. Die Risikostufe gibt Empfang und Sicherheitsdienst eine schnelle Möglichkeit, Besuche zu kennzeichnen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, und das Freitext-Anmerkungsfeld ist der Ort, an dem Sie alles Ungewöhnliche vermerken – einen Besucher, der die Beantwortung einer Frage abgelehnt hat, eine besondere Zugangsregelung oder eine Begleitpflicht. Beide Felder verwandeln das Anmeldeformular von einem passiven Protokoll in eine aktive Kontrolle.

Verwenden Sie das Formular an jedem Eingangspunkt, jedes Mal. Erfassen Sie bei der Ankunft die Identifikation des Besuchers und die Besuchsdetails, gehen Sie die Fragen der Gesundheits- und Sicherheitserklärung mit ihm durch, geben Sie einen Ausweis aus und erfassen Sie seine Unterschrift. Wenn er geht, erfassen Sie das Abfahrtsdatum und die Abfahrtszeit und schließen Sie den Datensatz ab. Das gleiche standardisierte Format an jedem Eingang beizubehalten bedeutet, dass die Aufzeichnungen einrichtungsweit konsistent sind, was sie für Zugangskontrolle, Audit und Compliance nutzbar macht und nicht nur für den Empfangstresen.