Checkliste für die Projektpriorisierungsmatrix
Verwenden Sie diese Checkliste, um Priorisierungsstufen für Ihre Projekte festzulegen. Sie enthält Leitfragen, die Ihnen bei jedem Schritt helfen – von der Festlegung einer Gruppe von Kriterien über die Identifizierung der zu bewertenden Faktoren bis hin zur Organisation Ihrer Ergebnisse.
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So verwenden Sie diese Checkliste
- **Legen Sie Ihre Kriterien und die Bewertungsskala fest.** Benennen Sie die Faktoren, die Sie zur Beurteilung der Bedeutung jedes Projekts verwenden werden, und wählen Sie Faktoren, die wichtige von unwichtigen Projekten klar unterscheiden, damit die Übung eine echte Streuung ergibt. Legen Sie die Bewertungsskala fest, mit der Sie beurteilen, wie gut ein Projekt jedes Kriterium erfüllt, und halten Sie genügend Details fest, um zu definieren, wie jedes Kriterium angewendet werden soll, damit die Skala konsistent verwendet wird.
- **Legen Sie die Gewichtung der Kriterien fest.** Ordnen Sie Ihre Kriterien in absteigender Reihenfolge ihrer Bedeutung und weisen Sie jedem eine Gewichtung zu. Die Gewichtungen sind es, die ein Projekt, das bei den wichtigsten Aspekten stark abschneidet, über ein Projekt hinausheben, das nur bei sekundären Faktoren stark abschneidet.
- **Erstellen Sie die Matrix.** Listen Sie Ihre Kriterien, ihre Gewichtung, die Bewertungswerte und die Namen potenzieller Projekte auf, damit jedes Projekt nach demselben Rahmen beurteilt wird.
- **Bewerten Sie die Projekte im Team.** Prüfen Sie jedes Projekt, bewerten Sie es anhand jedes Kriteriums, multiplizieren Sie die Bewertung mit der Gewichtung dieses Kriteriums und halten Sie den gewichteten Wert fest. Addieren Sie die gewichteten Werte, um die Gesamtpunktzahl jedes Projekts zu erhalten, und sorgen Sie dafür, dass jedes Projekt von zwei verschiedenen Teams bewertet wird.
- **Besprechen Sie die Ergebnisse und priorisieren Sie Ihre Liste.** Vergleichen Sie die Anmerkungen zu den Ergebnissen, erstellen Sie eine Masterliste priorisierter Projekte, auf die sich alle einigen, und entscheiden Sie, wo ein Projekt trotz der erreichten Punktzahl nach oben oder unten verschoben werden muss.
- **Gruppieren und prüfen.** Bilden Sie Gruppierungen auf der Grundlage natürlicher Brüche in der Bewertung, wie hohe, mittlere und niedrige Priorität, und prüfen Sie die Ergebnisse mit anderen in der Organisation sowie mit Kunden und Stakeholdern.
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Warum es wichtig ist
Eine Priorisierungsmatrix ersetzt Debatten durch einen gemeinsamen Rahmen. Wenn alle die Kriterien und ihre Gewichtungen sehen können, verlagern sich Diskussionen von Meinungen zu Belegen, und Entscheidungen lassen sich leichter erklären und überprüfen.
Was eine gute Matrix abdeckt
Eine funktionierende Matrix besteht aus einer kleinen Gruppe von Faktoren, die wichtige Projekte wirklich von unwichtigen trennen, einer Bewertungsskala mit genügend Definition, damit verschiedene Personen sie auf dieselbe Weise anwenden, und Gewichtungen, die die Rangfolge der Bedeutung widerspiegeln, die Ihre Organisation jedem Kriterium zuweist. Die Bewertung selbst ist mechanisch: Bewerten Sie jedes Projekt anhand jedes Kriteriums, multiplizieren Sie mit der Gewichtung und addieren Sie die gewichteten Werte zu einer Gesamtpunktzahl.
Von Punktzahlen zu Entscheidungen
Punktzahlen informieren das Gespräch; sie ersetzen es nicht. Der Vergleich der Bewertungen zweier verschiedener Teams bringt die Annahmen hinter jeder Bewertung zum Vorschein. Natürliche Brüche in den Summen legen Gruppierungen wie hohe, mittlere und niedrige Priorität nahe. Und es ist völlig legitim, zu entscheiden, dass ein Projekt trotz der erreichten Punktzahl nach oben oder unten verschoben werden sollte.
Das Ergebnis prüfen
Behandeln Sie die Matrix als Entwurf, bis sie außerhalb des Raums getestet wurde, in dem sie erstellt wurde. Die Ergebnisse mit anderen in der Organisation sowie mit Kunden und Stakeholdern zu prüfen, ist es, was eine Bewertungsübung in eine abgestimmte Liste von Prioritäten verwandelt.
Häufig gestellte Fragen
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