Gap-Analyse-Checkliste | Kostenlose Checkliste

Was eine Gap-Analyse ist

Eine Gap-Analyse liegt zwischen dem, was jemand heute leistet, und dem, wo er sein muss. Im Arbeitsumfeld nutzen Sie sie, um die aktuelle Leistung eines Mitarbeiters zu bewerten, die zu erreichenden Ziele zu identifizieren und die Lücken und Risiken zwischen beiden aufzuzeigen. Sie wird dort eingesetzt, wo eine Rolle, der Beitrag eines Teammitglieds oder eine Reihe von Zielen einen nüchternen Vergleich statt eines allgemeinen Eindrucks erfordert. Die Checkliste strukturiert diesen Vergleich direkt. Sie erfasst die **Stellenbeschreibung**, den **Ist-Zustand** — das Leistungsniveau zum aktuellen Zeitpunkt — und den **Soll-/Zielzustand** — das zu erreichende Ziel. Vor diesem Hintergrund fordert sie Sie auf, die **identifizierten Lücken und Risiken: Bereiche mit Verbesserungsbedarf** darzulegen. Sobald die Lücken sichtbar sind, werden sie zu etwas, worauf Sie handeln können, statt zu etwas, das Sie nur ahnen.

Warum es wichtig ist

Ein Ziel ohne Ausgangspunkt ist schwer zu erreichen. Die Gap-Analyse ist wichtig, weil sie das vage Gefühl, dass etwas nicht den Anforderungen entspricht, in konkrete, benannte Lücken verwandelt, die jeweils zugewiesen, priorisiert und mit einem Termin versehen werden können. Sie trennt die beiden Hälften des Problems: wie die Leistung gerade aussieht und was sie werden muss. Sie baut von Anfang an auch Verantwortlichkeit ein. Jede identifizierte Lücke oder jedes Risiko wird anhand der Frage **Ist für jede identifizierte Lücke und jedes identifizierte Risiko eine Korrekturmaßnahme erforderlich?** geprüft, sodass nichts als bloße Beobachtung ohne damit verbundene Entscheidung bleibt.

Was eine gute Gap-Analyse abdeckt

Eine vollständige Analyse hält drei Dinge zusammen: die Ausgangsbasis, das Ziel und den Weg dazwischen. - **Die Ausgangsbasis.** Der Ist-Zustand beschreibt die Leistung zum aktuellen Zeitpunkt — kein Wunschdenken und keine Erinnerung an das letzte Quartal. - **Das Ziel.** Der Soll- oder Zielzustand ist das zu erreichende Ziel, klar genug formuliert, dass Sie wissen würden, wann Sie es erreicht haben. - **Die Lücken und Risiken.** Bereiche mit Verbesserungsbedarf werden als einzelne Punkte erfasst, jeder für sich eine Lücke oder ein Risiko. Von dort aus gibt ein guter Aktionsplan jeder Lücke vier Dinge: 1. die **Lücke oder das Risiko, die/das durch diese Maßnahme adressiert wird**, damit die Verbindung zurück zum Befund eindeutig ist; 2. die **zu ergreifende Korrekturmaßnahme**; 3. eine **Prioritätsstufe** — **Hoch**, **Mittel** oder **Niedrig** — damit Aufwand zuerst dorthin geht, wo er gebraucht wird; 4. ein **Zieldatum für die Fertigstellung** und einen **Verantwortlichen für die Korrekturmaßnahme**. Den Kreis zu schließen ist ebenso wichtig wie ihn zu öffnen. Erfassen Sie eine Korrekturmaßnahme mit einem zugewiesenen Verantwortlichen, einer Prioritätsstufe und einem Zieldatum für die Fertigstellung, damit die Lücke geschlossen und der Fortschritt verfolgt werden kann.

Vorschriften und Normen

Diese Checkliste ist eine universelle Gap-Analyse und verweist nicht auf eine bestimmte Vorschrift oder Norm. Wenn Sie sie in einem Kontext verwenden, der durch ISO-Managementsystemnormen, HACCP oder einen anderen Rahmen geregelt ist, stammen die anwendbaren Anforderungen aus diesen Quellen und aus Ihrer eigenen Organisation — nicht aus dieser Checkliste. Behandeln Sie die Checkliste als Aufzeichnung Ihrer Bewertung und Ihres Aktionsplans, und prüfen Sie sie anhand der für Sie geltenden Pflichten.

Häufig gestellte Fragen

Eine mit dieser Checkliste durchgeführte Gap-Analyse bewertet die aktuelle Leistung eines Mitarbeiters, identifiziert die zu erreichenden Ziele und zeigt die Lücken und Risiken zwischen beiden auf. Eine Stellenbeschreibung und eine schriftliche Definition des Ist-Zustands und des Soll-Zielzustands stehen neben Feldern, in denen Sie identifizierte Lücken und Risiken erfassen.

Erfassen Sie für jede Lücke oder jedes Risiko, die/das Sie identifizieren, eine Korrekturmaßnahme mit einem zugewiesenen Verantwortlichen, einer Prioritätsstufe und einem Zieldatum für die Fertigstellung. Die Checkliste fragt, ob für jede identifizierte Lücke und jedes identifizierte Risiko eine Korrekturmaßnahme erforderlich ist, und lässt Sie die Priorität als hoch, mittel oder niedrig einstufen.

Erfassen Sie den Standort und die Daten, an denen die Analyse durchgeführt und vorbereitet wurde, sammeln Sie die Stellenbeschreibung und vergleichen Sie den Ist- und den Soll-Zustand, bevor Sie zum Aktionsplan übergehen. Der letzte Abschnitt erfasst für jede Lücke eine Korrekturmaßnahme, ihre Priorität, ihr Zieldatum für die Fertigstellung und ihren Verantwortlichen.

Jede erfasste Lücke oder jedes Risiko benötigt eine Korrekturmaßnahme mit einem Verantwortlichen, einer Prioritätsstufe und einem Zieldatum für die Fertigstellung. Diese drei Dinge zum Zeitpunkt der Erfassung festzulegen, ermöglicht es, die Lücke zu schließen und den Fortschritt über die Zeit zu verfolgen.

Verfasst von

Marion Heinz

Editor

Content writer with a background in Information Management, translating complex industrial and digital transformation topics into clear, actionable insights. Keen on international collaboration and multilingual exchange.

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