قالب SIPOC: الموردون، المدخلات، العملية، المخرجات، العملاء

ما هو SIPOC

يرمز SIPOC إلى الموردين، والمدخلات، والعملية، والمخرجات، والعملاء. وهو أداة لرسم خرائط العمليات على مستوى عالٍ تُستخدم لتصور المكونات الرئيسية للعملية. وهو يساعدك على فهم سير العمل وتحسينه من خلال عرضه، على صفحة واحدة، من يزوّد العملية، وما يقدمونه، والخطوات التي تحوّل تلك المدخلات إلى شيء آخر، وما تنتجه العملية، ومن يستقبله. ومع وجود 'Conducted on' و'Prepared by' و'Location' في الأعلى و'Signature' و'Finished At' و'Inspection real start date' و'Inspection real end date' في النهاية، تسجّل الخريطة أيضاً متى ومن رسمها. ولأن الرؤية واسعة عمداً، يكون SIPOC مفيداً قبل تحسين عملية أو إعادة تصميمها. فهو يوضح ما يحدث بين الحدود التي اخترتها، ومن أين تأتي الموارد، ومن تخدمه المخرجات. ويمكنك استخدامه لاكتشاف مورد مفقود، أو خطوة غير مسجلة، أو عميل قد يتأثر بتغيير ما.

لماذا يهم

يبدأ تحسين العمليات بالاتفاق على العملية نفسها. ويمنحك SIPOC ذلك الاتفاق في شكل سريع الإعداد وسهل المراجعة: الموردون، والمدخلات، والعملية، والمخرجات، والعملاء على صفحة واحدة. وهو يجعل حدود العمل مرئية، حتى تتمكن أنت والأشخاص الذين ينفذون العملية من مناقشة الشيء نفسه بدلاً من تفسيرات مختلفة له. كما تحمي الخريطة من نقاط العمى الشائعة. فسير العمل الذي يبدو مكتفياً بذاته على الورق يعتمد عادةً على موردين خارجيين ويخدم مستفيدين في مكان آخر. ومن خلال تسمية الموارد التي يوفرها الموردون لتنفيذ العملية ومستقبل مخرجات العملية، تُبقي هذه التبعيات في مجال نظرك. وهذا مهم عندما تغيّر خطوة، أو تضيف مخرجاً، أو تسلّم العملية إلى فريق مختلف.

ما يغطيه SIPOC الجيد

تجيب الخريطة الكاملة عن أربعة أسئلة عملية بالتتابع. 1. من يقدم المدخلات إلى العملية، وما المورد الذي يقدمه كل مورد لتنفيذها؟ 2. ما الخطوات المتخذة لتحويل المدخلات إلى مخرجات محددة؟ 3. ما المنتج أو الخدمات الناتجة عن العملية؟ 4. من هو مستقبل مخرجات العملية؟ وحول هذه الكتل الأربع، يسجّل القالب تفاصيل الفحص التي تجعل الصورة موثوقة: متى أُجريت الخريطة، ومن أعدّها، وأين تقع العملية. كما يسجّل التوقيع ووقت وتاريخ الانتهاء والبدء والانتهاء، حتى يستطيع قارئ لاحق أن يرى أي نسخة من العملية تصفها الخريطة. تبقى الخرائط الجيدة على مستوى عالٍ. احتفظ بعمود العملية بالخطوات الرئيسية بدلاً من كل مهمة، وسمِّ المخرجات والعملاء بالمصطلحات التي تستخدمها المؤسسة بالفعل. الهدف هو نقطة مرجعية مشتركة، وليس إجراءً مستفيضاً.

كيفية تنفيذه

اعمل من الوسط إلى الخارج. اذكر الخطوات الرئيسية في عمود العملية أولاً، ثم انظر إلى الوراء نحو المدخلات والموردين الذين يغذونها، ثم إلى الأمام نحو المخرجات والعملاء الذين تخدمهم. هذا الترتيب يسهّل التحقق من أن لكل خطوة مصدر مدخلات ونتيجة. وعندما تُملأ الأعمدة، أكمل السجل. أدخل تاريخ الإجراء، والشخص الذي أعدّه، والموقع، والتوقيع، ووقت الانتهاء، وتواريخ البدء والانتهاء الفعلية. راجع الخريطة قبل الاعتماد عليها: تحقق من أن الخطوات المتخذة لتحويل المدخلات إلى مخرجات محددة تتوافق مع الموارد المقدمة والمنتجات أو الخدمات الناتجة، وأن لكل مخرج مستقبلاً مسمى. ثم استخدم الخريطة كأساس للنقاش مع الأشخاص الذين يديرون العملية، وحدّثها عند تغيّر سير العمل.

الأسئلة الشائعة

تبدأ بتحديد من يزوّد العملية بالمدخلات وما الموارد التي يوفرها كل مورد. ثم تذكر الخطوات التي تحوّل تلك المدخلات إلى مخرجات محددة. بعد ذلك تسجّل المنتج أو الخدمة التي تنتجها العملية ومن يستقبلها، أي مستقبل مخرجات العملية. وأخيراً، سجّل تفاصيل الفحص: تاريخ إجرائه، ومن أعدّه، والموقع، والتوقيع.

تنفذ SIPOC قبل تحسين عملية أو إعادة تصميمها. فرسم الموردين والمدخلات وخطوات العملية والمخرجات والعملاء على مستوى عالٍ يوضح ما يحدث بين الحدود التي تغيّرها، ومن أين تأتي الموارد، ومن تخدمه المخرجات. وبدون تلك الرؤية، قد تفوت تحسينات العمليات مورداً أو خطوة أو عميلاً يتأثر بالتغيير.

تعدّ الخريطة أولاً: اذكر الموردين والموارد التي يقدمونها، ثم الخطوات التي تحوّل المدخلات إلى مخرجات محددة، ثم المنتج أو الخدمة الناتجة ومن يستقبلها. وبمجرد أن تُملأ الأعمدة، تكمل سجل الفحص بتاريخ الإجراء، ومن أعدّه، والموقع، والتوقيع، ووقت الانتهاء، وتواريخ البدء والانتهاء الفعلية. واختم بالتحقق من خطوات العملية مقابل المدخلات والمخرجات للتأكد من أن كل خطوة محسوبة.

الموردون، والمدخلات، والعملية، والمخرجات، والعملاء. الموردون هم الأشخاص أو المجموعات الذين يقدمون المدخلات إلى العملية. والمدخلات هي الموارد التي يقدمونها لتنفيذ العملية. والعملية هي الخطوات المتخذة لتحويل المدخلات إلى مخرجات محددة. والمخرجات هي المنتج أو الخدمات الناتجة عن العملية. والعملاء هم مستقبلو مخرجات العملية.

كتبه

باسل ناصيف

مطور ويب أول ومتخصص في تحسين محركات البحث القائمة على الذكاء الاصطناعي

مهندس أنظمة حاسوب، ومطور مواقع ويب أول، ومتخصص في تحسين محركات البحث باستخدام الذكاء الاصطناعي، يُنشئ محتوى تقنيًا واضحًا ودقيقًا. يجمع بين الخبرة العملية في التطوير وخبرة في تحسين محركات البحث (SEO) وتحسين المواقع الجغرافية (GEO) وتحسين محركات البحث المُحسّن (AEO) وتحسين محركات البحث المُحسّن (AIO) لإنتاج مقالات عملية مُحسّنة لمحركات البحث.

عرض الملف الشخصي على LinkedIn