Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): Prozess-Exzellenz in der Lean Production

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Zusammenfassung: In der heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftswelt ist es für Unternehmen unerlässlich, kontinuierlich zu innovieren und sich zu verbessern. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP), auch bekannt als Kaizen, ist dabei entscheidend. Die systematische Methode identifiziert Bereiche für Verbesserungen, beseitigt Verschwendung („Muda“) und steigert die Gesamteffektivität. Ein bewährter Ansatz zur Verbesserung ist die PDCA-Methode; eine Methode der Qualitätsentwicklung. Mittels KVP werden Prozesse gestrafft, Kosten gesenkt und die Gesamtproduktivität gesteigert. Die unermüdliche Suche nach Verbesserung gewährleistet, dass Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und sich an veränderte Marktbedingungen anpassen können. Dieser Artikel beleuchtet die Grundlagen des KVP, seine Vorteile und wie er erfolgreich implementiert werden kann.

Betriebsinternes Vorschlagswesen als KVP

Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, auch als Continual Improvement Process (CIP) bekannt, ist ein zentraler Bestandteil des Qualitätsmanagements und Lean Managements. Prozesse, Produkte und Dienstleistungen sollen mittels KVP fortwährend optimiert und angepasst werden. Ziel von KVP ist es, die Effizienz, Qualität, Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit durch kontinuierliche Verbesserungen in kleinen Schritten zu steigern. Dabei arbeiten Mitarbeiter eigenständig in ihren Abteilungen an laufenden Verbesserungen in ihrem Verantwortungsbereich und in ihrem Umfeld. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) soll durch fortwährende kleine Verbesserungsschritte statt großer, einschneidender Innovationen umgesetzt werden. Verbesserungsvorschläge sollen durch Arbeitsgruppen und das betriebliche Vorschlagswesen unter dem Begriff Ideenmanagement erarbeitet werden. 

Zertifizierung nach EN ISO 9001

Eine Methode aus dem Qualitätsmanagement (ISO 9001) ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP), mit dem fortwährend kleine Verbesserungen bei der Prozess-, Verfahrens-, Produkt-, Liefer- und Servicequalität erzielt werden sollen. PDCA-Zyklus und KVP gelten als Qualitätsstandard. Kontinuierliche Verbesserung ist laut der DIN EN ISO 9000 einer der „sieben Grundsätze des Qualitätsmanagements“. Für eine Zertifizierung nach EN ISO 9001 muss ein Unternehmen die Maßnahmen, Anwendung und Überwachung der kontinuierlichen Verbesserung erklären und dokumentieren.

KVP-Maßnahmen

Durch gezielte Anwendung von KVP-Maßnahmen werden Arbeitsprozesse systematisch verbessert. Erfolgsentscheidend sind dabei Vorgehensweisen wie:

  • Aussortieren
  • Vermeiden
  • Sauberkeit
  • Aufräumen
  • Ordnung
  • Einfachheit
  • Standardisierung

Kaizen: Ursprung und Philosophie des kontinuierlichen Fortschritts

In der japanischen Managementphilosophie bedeutet Kaizen (改 kai = ändern; 善 zen = das Gute). Kaizen bedeutet „das Gute verbessern“ oder „Veränderung zum Besseren“. KVP ist mit dem japanischen Kaizen vergleichbar und wird oft synonym verwendet. Kaizen sieht Verbesserungen als niemals endende Aufgabe, da man mit dem Erreichten niemals zufrieden ist und betont die Wichtigkeit kleiner, stufenweiser Verbesserungen, die durch Konsequenz zu signifikanten Fortschritten führen. In Japan entstand nach dem zweiten Weltkrieg die Strategie der Produktinnovation statt reiner Massenfertigung. Mitarbeiter wurden in die Planung eingeschlossen, damit sich nicht nur Produkte, sondern auch Produktionsverfahren verbessern. Der Ansatz wurde durch Toyota in den 50-er Jahren weltweit bekannt. In Deutschland wurde in den 1990er Jahren in der Automobilindustrie mit KVP in der Fertigung und Montage begonnen. KVP verbreitete sich hiernach in alle Arbeits- und Wirtschaftsbereiche. 

KVP und Kaizen

Die Umsetzung von Kaizen ist KVP. Damit ist die permanente Verbesserung von Tätigkeiten, Prozessen, Verfahren oder Produkten durch alle Mitarbeiter eines Unternehmens gemeint. Im KVP wird Kostenoptimierung bedacht, was bei Kaizen weniger im Blickpunkt steht. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) ist eine westliche Adaption von Kaizen im industriellen Kontext, der in der Lean Production zum Einsatz kommt. KVP wird auch oft als „Lean Thinking“ bezeichnet.

Prinzipien des KVP

  1. Mitarbeiterbeteiligung: Aktive Einbindung aller Mitarbeiter, die Verbesserungsvorschläge machen und umsetzen.
  2. Prozessorientierung: Der Fokus liegt auf Prozessen, nicht nur auf Ergebnissen. Durch die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen lassen sich langfristig bessere Ergebnisse erzielen.
  3. Kundenorientierung: Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden stehen im Mittelpunkt. Durch die Verbesserung der Prozesse wird eine höhere Kundenzufriedenheit erreicht.
  4. Kleine Schritte: : Anstatt auf große Veränderungen zu setzen, werden viele kleine, kontinuierliche Verbesserungen angestrebt. Diese sind leichter umzusetzen und führen zu einer Kultur der ständigen Verbesserung.
  5. Messbarkeit: Verbesserungen müssen messbar sein. Nur so lässt sich feststellen, ob die vorgenommenen Änderungen tatsächlich zu den gewünschten Ergebnissen führen.
  6. Datenbasierte Entscheidungen: Fundierte Verbesserungen basieren auf sorgfältiger Analyse und Interpretation von Daten.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) – Implementierung

Die Implementierung eines KVP umfasst mehrere wichtige Schritte: 

1. Verständnis der aktuellen Prozesse

Die bestehenden Prozesse müssen verstanden werden, und Bereiche identifiziert werden, in denen es Verbesserung bedarf. Dies kann durch Process Mapping erfolgen, wobei die Schritte eines bestimmten Prozesses visuell dargestellt werden.

2. Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren

Sobald Prozesse abgebildet sind, können Engpässe, Redundanzen und Ineffizienzen identifiziert werden. Dies ermöglicht es, Bereiche zu erkennen, die das größte Verbesserungspotenzial bieten.

3. Erstellen eines Plans 

Basierend auf identifizierten Verbesserungsmöglichkeiten wird ein Plan zur Umsetzung der Verbesserungsinitiativen entwickelt. Der Plan skizziert Ziele, Strategien und erforderliche Ressourcen, um  Verbesserungen voranzutreiben.

4. Umsetzung von Verbesserungstechniken

Verschiedene Tools- und Techniken zur Verbesserung wie Lean Six Sigma, Kaizen und Total Quality Management (TQM) können Prozesse verschlanken, Verschwendung reduzieren und die Produktivität steigern. Die Methoden bieten strukturierte Ansätze zur Förderung kontinuierlicher Verbesserung.

5. Mitarbeiterbeteiligung

Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess liegt nicht nur in der Verantwortung des Managements, sondern die aktive Einbindung von Mitarbeitern ist entscheidend für Prozesserfolg. 

6. Monitoring und Messung

Unternehmen müssen Metriken und Key Performance Indicators (KPIs) einrichten, um die Effektivität von Maßnahmen der kontinuierlichen Verbesserung zu gewährleisten. Monitoring und Messung ermöglichen es, den Fortschritt zu verfolgen und Bereiche zu identifizieren, die weitere Aufmerksamkeit erfordern. 

7. Fortwährende Bemühungen

Unternehmen müssen eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist kein einmaliges Projekt. Unternehmen sollten Mitarbeiter motivieren, stets nach Verbesserungen zu suchen und diese umzusetzen.

PDCA-Methode

Die Plan-Do-Check-Act (PDCA)-Methode ist bis heute das wichtigste Steuerinstrument zur kontinuierlichen Verbesserung. Der PDCA-Zyklus ist nicht nur auf die Produktion beschränkt, sondern kommt auch im Dienstleistungssektor und in der Administration zum Einsatz. PDCA bedeutet im deutschen auch “Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“. Sobald neues Verbesserungspotenzial bzw. ein Fehler oder Problem erkannt werden, beginnt ein neuer PDCA-Zyklus:

Plan

Die erste Phase des PDCA-Zyklus umfasst die Planung. Unternehmen definieren ihre Ziele, identifizieren Verbesserungsbereiche und entwickeln einen Plan zur Umsetzung von Änderungen. Die Phase erfordert eine sorgfältige Analyse und Berücksichtigung der potenziellen Auswirkungen vorgeschlagener Verbesserungen.

Do

Geplante Änderungen werden in der „Do-Phase“ umgesetzt. Unternehmen führen den Verbesserungsplan aus, und nehmen erforderliche Anpassungen an Prozessen vor. Die während der Do-Phase vorgenommenen Änderungen sollten verfolgt und dokumentiert werden, um später darauf zurückgreifen zu können.

Check

Unternehmen bewerten in der „Check“-Phase die Effektivität umgesetzter Änderungen. Sie vergleichen die aktuelle Leistung mit angestrebten Ergebnissen und analysieren während der Ausführungsphase gesammelte Daten. Die Bewertung hilft festzustellen, ob Verbesserungen die gewünschten Ergebnisse erzielt haben, und lässt weitere erforderliche Anpassungen erkennen.

Act

In der „Act-Phase“ ergreifen Unternehmen Maßnahmen, die auf Erkenntnissen aus der vorherigen Phase basieren. Sind Verbesserungen erfolgreich, werden sie zum neuen Standard und in den regulären Arbeitsprozess integriert. Sofern Anpassungen erforderlich sind, wiederholen Unternehmen den PDCA-Zyklus und verfeinern ihren Ansatz, bis gewünschte Ergebnisse erreicht sind.

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Nutzung von Lean Production -Methoden

Der PDCA-Zyklus funktioniert, nur in Verbindung mit weiteren Lean-Production-Methoden. Die Implementierung eines Modells der kontinuierlichen Verbesserung bedeutet, fortwährend jeden Aspekt eines Unternehmens zu verbessern. Verschiedene Lean Production-Methoden stehen zur Verfügung:

Process Mapping

Process Mapping ist die visuelle Darstellung von einem Workflow oder Prozess. Unternehmen erhalten einen Überblick darüber, wie bestimmte Aufgaben durchgeführt werden. Die Methode ermöglicht es Engpässe, Redundanzen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Kanban

Kanban ist ein visuelles Planungssystem, das Mitarbeitern hilft, ihre Arbeit effizient zu verwalten. Durch die Visualisierung von Aufgaben auf einem Kanban-Board können Mitarbeiter den Fortschritt verfolgen, Engpässe identifizieren und ihren Workflow optimieren.

Lean Six Sigma

Lean Six Sigma kombiniert zwei leistungsstarke Methoden, Lean und Six Sigma, zur Prozessverbesserung. Lean konzentriert sich auf die Beseitigung von Verschwendung und die Straffung von Prozessen, während Six Sigma beabsichtigt, Variationen zu minimieren und Defekte zu reduzieren. 

5s

Die KVP 5s-Methode, auch bekannt als Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP), ist eine effektive Methode aus Japan zur Prozessoptimierung. Die 5S-Methode hilft dabei, den Arbeitsplatz so zu gestalten, dass Sie sich auf die wichtigen Tätigkeiten konzentrieren können. 5s besteht aus fünf Schritten, die jeweils eine Säule des Verbesserungsprozesses darstellen. Die 5 Schritte sind: Sortieren, Systematisieren, Sauber halten, Standardisieren und Selbstdisziplin üben.

Prozess-Automatisierung

Prozess-Automatisierung beinhaltet die Nutzung von Technologie, um repetitive Aufgaben zu automatisieren und Arbeitsprozesse zu vereinfachen. Automatisierung manueller Prozesse erspart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Gesamteffizienz.

Wertstromanalyse

Die Wertstromanalyse ist eine Technik, die den Fluss von Materialien und Informationen in einem Prozess visualisiert. Sie identifiziert Bereiche der Verschwendung und Ineffizienz.

Vorteile der Umsetzung

Der Hauptvorteil des KVP liegt in der schnellen Umsetzung von Verbesserungen. Viele kleine Maßnahmen werden zügig realisiert, wodurch die Prozessleistung und Produktivität steigt. Durch die aktive Einbindung der Mitarbeitenden wird zudem eine höhere Prozesstreue erreicht.

  • Erhöhte Effizienz: Durch die fortlaufende Überprüfung von Prozessen werden überflüssige Aufgaben eliminiert, was zu strafferen Workflows führt.
  • Höhere Qualität: Verbesserungen führen zu einer höheren Produkt- und Dienstleistungsqualität.
  • Kostenreduktion: Verbesserte Prozesse und die Eliminierung von Verschwendung („Muda“) führen zur Reduktion von Betriebskosten.
  • Mitarbeiterzufriedenheit: Die Einbindung von Mitarbeitern in den Verbesserungsprozess steigert die Motivation und Zufriedenheit.
  • Kundenzufriedenheit: Effizientere Prozesse und qualitativ hochwertige Produkte oder Dienstleistungen erhöhen die Kundenzufriedenheit und -bindung.
  • Innovationsförderung: Ein Umfeld der kontinuierlichen Verbesserung fördert Kreativität.

Herausforderungen

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch Herausforderungen bei der Implementierung eines KVP:

  • Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter können skeptisch gegenüber neuen Methoden sein. Diese könnten bspw. Mehrarbeit bedeuten.
  • Kontinuität: Der Prozess erfordert ständige Aufmerksamkeit und Engagement 
  • Messbarkeit: Die Auswirkungen von Verbesserungen sind oft schwer zu messen.
  • Zeitmangel: Fehlende Zeit für KVP-Aktivitäten

Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung

Eine Unternehmenskultur, die kontinuierliche Verbesserung unterstützt, ist entscheidend. Führungskräfte müssen das Konzept vorleben und fördern. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassung der Prozesse gewährleisten kontinuierliche Verbesserung und eine dauerhafte Effizienzsteigerung. Durch KVP-Weiterbildungen, Schulungen, Seminare und Qualitätszirkel wird Mitarbeitern das Prinzip des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses nähergebracht und in ihr Denken integriert. Fähigkeiten zur Identifikation und Umsetzung von Verbesserungen werden gestärkt. Interdisziplinäre Teams, die sich regelmäßig treffen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu diskutieren und umzusetzen, sind essenziell für den Erfolg des KVP. Mitarbeiter sollten sich täglich fragen: „Wie kann ich etwas verbessern?“ 

FAQ | Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Kontinuierliche Verbesserung bezieht sich auf die fortlaufende Anstrengung, Produkte, Dienstleistungen oder Prozesse zu verbessern. Es handelt sich um einen langfristigen Ansatz, der kleine, inkrementelle Änderungen fördert, die sich im Laufe der Zeit summieren.

Prozessverbesserung hingegen konzentriert sich auf die Optimierung eines spezifischen Prozesses innerhalb eines Unternehmens.

Während kontinuierliche Verbesserung für zahlreiche Bereichen anwendbar ist, beabsichtigt Prozessverbesserung ineffiziente Prozesse zu identifizieren und zu verbessern. Prozessverbesserung kann Teil eines kontinuierlichen Verbesserungsprogramms sein, ist jedoch oft projektbasiert und hat einen klar definierten Anfang und Ende.

Beide Ansätze tragen zur Steigerung der Effizienz und zur Reduzierung von Verschwendung bei, haben jedoch unterschiedliche Schwerpunkte und Anwendungen.

Kontinuierliche Verbesserung fördert eine Kultur der Innovation und des Lernens: Mitarbeiter sollen motiviert werden, ständig nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen. Kontinuierliche Verbesserung hilft, Ineffizienzen zu identifizieren und zu beseitigen, was zu Kosteneinsparungen und erhöhter Produktivität führen kann. Die Qualität der Produkte und Dienstleistungen wird verbessert, was die Kundenzufriedenheit und -treue steigert. Unternehmen können besser auf Veränderungen im Markt reagieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten. Kontinuierliche Verbesserung fördert eine proaktive Herangehensweise an das Risikomanagement, da potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden können. 

PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act), der systematische Schritte zur Problemlösung und Prozessverbesserung beschreibt.

5S-Methode zielt darauf ab, Arbeitsplätze zu organisieren und effizienter zu gestalten.

Kaizen fördert kleine, kontinuierliche Verbesserungen durch die gesamte Organisation. 

Wertstromanalyse hilft, den Fluss von Materialien und Informationen durch den Produktionsprozess zu visualisieren und zu optimieren.

Six Sigma ist eine datengesteuerte Methode zur Verbesserung der Prozessqualität, die statistische Analysen verwendet, um Fehler zu reduzieren.

Kanban ist ein visuelles System zur Steuerung von Produktionsprozessen, das dazu beiträgt, Engpässe zu identifizieren und den Arbeitsfluss zu verbessern.

Nein, kontinuierliche Verbesserung ist nicht nur für große Unternehmen geeignet, für Unternehmen jeder Größe und Branche. Kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) profitieren genauso wie große Konzerne.

KMUs können ihre Effizienz steigern, Kosten senken und die Qualität ihrer Produkte oder Dienstleistungen verbessern. Dies kann ihnen helfen, wettbewerbsfähiger zu werden und sich auf dem Markt zu behaupten.

Auch Non-Profit-Organisationen und der öffentliche Sektor können durch kontinuierliche Verbesserung bessere Ergebnisse und effizientere Prozesse erzielen. Die Prinzipien der kontinuierlichen Verbesserung sind universell anwendbar und können an die spezifischen Bedürfnisse und Ressourcen jedes Unternehmens angepasst werden.

Um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Ihrem Unternehmen zu implementieren, sollten Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern. Führungskräfte sollten zu Beginn doe Wichtigkeit der kontinuierlichen Verbesserung kommunizieren. Setzen Sie klare, messbare Ziele und verwenden Sie Werkzeuge wie den PDCA-Zyklus, um strukturierte Verbesserungsprozesse zu etablieren. Binden Sie  Mitarbeiter aktiv in den Verbesserungsprozess ein, indem Sie ihre Ideen und Vorschläge einholen. Implementieren Sie regelmäßige Überprüfungen und Feedback, um Fortschritt zu überwachen und Anpassungen vorzunehmen. Erfolge verdienen Anerkennung, um die Motivation der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Stellen Sie sicher, dass kontinuierliche Verbesserung ein Bestandteil täglicher Arbeitsmethoden wird.

Image: Adobe Stock – Copyright: © Alexandr – stock.adobe.com

Arne Reis

Gründer

Arne Reis, Founder of flowdit

Kombiniert praktische Innovation mit einem Schwerpunkt auf Qualität.

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