Skip to content 
في عالم البيع بالتجزئة السريع الوتيرة، كل ثانية لها قيمتها. سواء كان الأمر في محطة وقود، متجر صغير، أو مطعم للوجبات السريعة، تواجه الشركات ضغوطاً مستمرة للحفاظ على سير العمليات بسلاسة وكفاءة واتساق. تواجه مجموعة EG، الرائدة عالمياً في قطاع البيع بالتجزئة، هذه التحديات يومياً عبر شبكتها الواسعة من العلامات التجارية ومحطات الخدمة. تدير الشركة آلاف المواقع عبر أوروبا والولايات المتحدة وأستراليا، وتتعاون مع علامات تجارية أيقونية مثل Esso، SPAR، Subway، Starbucks، KFC، Cooplands، Go Fresh، Cumberland Farms، وAsda.
ومع ذلك، تأتي إدارة هذا التنوع الكبير من العمليات مع مجموعة فريدة من الصعوبات. كانت مجموعة EG بحاجة إلى إيجاد حل لتبسيط أنشطتها المتنوعة، وتحسين التواصل بين الفرق، وتعزيز كفاءة العمليات على جميع المستويات. وهنا لجأت الشركة إلى flowdit — منصة رقمية صممت لتبسيط العمليات المعقدة، وجلب الوضوح للعمليات، وتعزيز التواصل في الوقت الحقيقي عبر مواقع متعددة. هذا الشراكة حولت عمليات مجموعة EG عبر مختلف العلامات التجارية، مما خفّض من عدم الكفاءة، وقلّل من وقت التوقف، ووفّر للفرق طريقة أوضح وأكثر تنظيماً للتعامل مع مهام الصيانة والعمليات.
التحدي: التنقل عبر التعقيد في شبكة واسعة
كان إدارة مجموعة EG لمجموعة متنوعة من العلامات التجارية والخدمات تعني غالبًا أن العمليات كانت مجزأة. كل علامة تجارية—سواء كانت محطات خدمة Esso، متاجر Cumberland Farms، أو مطاعم KFC—كان لها خصوصياتها التشغيلية ومتطلبات الصيانة واحتياجات التواصل الخاصة بها. قبل استخدام flowdit، واجهت مجموعة EG عدة تحديات:
1. التواصل المجزأ
في صلب المشاكل التي واجهتها مجموعة EG كان التواصل المجزأ. مع انتشار العمليات عبر عدة دول وشمولها لعدد كبير من العلامات التجارية، كان التواصل بين الأقسام بطيئًا وغير فعال في كثير من الأحيان. كان الموظفون في المواقع المختلفة يعانون للحصول على التحديثات الفورية التي يحتاجونها بخصوص مشاكل الصيانة أو التغييرات التشغيلية. كانت مهام الصيانة غالبًا ما تُنقل عبر مكالمات هاتفية، رسائل بريد إلكتروني، أو قوائم تدقيق ورقية — مما أدى إلى ارتباك، تأخيرات، وضياع المعلومات.
على سبيل المثال، عندما تعطل مضخة Esso أو تعطّل مقلاة KFC، كانت الفرق المحلية هي المسؤولة عن تحديد المشكلة والإبلاغ عنها. لكن هذا لم يكن دائمًا عملية فعالة. كثيرًا ما تضيع الفرق وسط بحر من الرسائل الإلكترونية أو المكالمات الهاتفية محاولةً الحصول على توضيحات. أحيانًا تضيع المهام أو تؤدي سوء التفاهم إلى جهود مكررة، مما يزيد من أوقات الحل.
2. عدم الكفاءة في إدارة مهام الصيانة
نقطة ألم أخرى كبيرة لمجموعة EG كانت إدارة مهام الصيانة عبر هذه الشبكة الكبيرة. مع وجود عشرات المواقع تحت علامات تجارية مختلفة، لم يكن هناك طريقة مركزية لتتبع وإدارة مهام الصيانة بفعالية. كانت قوائم التدقيق الورقية لا تزال هي القاعدة، مما جعل من السهل تفويت المهام أو ملؤها بشكل غير صحيح.
كانت فرق الصيانة تملأ استمارات ورقية تفصيلية عن المشكلة، ثم تُمررها إلى المشرفين أو مديري العمليات. ومع ذلك، بمجرد ملء الاستمارات، كانت تُحفظ أو تُخزن في ملفات فعلية، مما جعل من المستحيل تتبع حالة كل مهمة في الوقت الحقيقي. بالنسبة لمديري العمليات، هذا خلق تراكمًا مستمرًا للطلبات وعجزًا في متابعة التقدم العام للصيانة عبر المواقع.
كانت هذه عدم الكفاءة واضحة بشكل خاص عندما تنشأ مشاكل عاجلة — مثل تعطل مضخات الوقود أو أعطال معدات المطبخ في ساعات الذروة. كانت الفرق تضطر إلى الإسراع للحصول على الأدوات، والأشخاص، والمعلومات المناسبة، مما أدى غالبًا إلى توقفات وانقطاعات في تجربة العملاء.
3. نقص تكامل البيانات وتتبع الأداء
كما عانت مجموعة EG من نقص تكامل البيانات. كل علامة تجارية كان لها طريقتها الخاصة في تتبع مؤشرات الأداء، مثل جداول الصيانة، وفحوصات الامتثال، أو تدقيقات الصحة والسلامة. ونتيجة لذلك، كان من الصعب الحصول على صورة واضحة ودقيقة عن الأداء عبر المواقع المختلفة.
وجد مديرو العمليات أنفسهم يبحثون في أنظمة مختلفة، محاولين تجميع البيانات لاتخاذ قرارات مستنيرة. جعل نقص البيانات الموحدة من الصعب تحديد الاتجاهات، وتحسين سير العمل، واتخاذ قرارات بناءً على رؤى شاملة. غالبًا ما كانت التقارير تُجمّع يدويًا، مما أدى إلى أخطاء، معلومات قديمة، وفرص ضائعة لتحسين العمليات.
الحل: كيف ساعدت flowdit مجموعة EG على تجاوز العقبات التشغيلية
إدراكًا بأن هذه الكفاءات المحدودة كانت تعيق تحقيق إمكاناتهم الكاملة، قررت مجموعة EG اللجوء إلى flowdit، المنصة المصممة لتبسيط العمليات وتحسين التواصل عبر المنظمات الكبيرة.
1. توحيد التواصل عبر العلامات التجارية المتعددة
كانت الخطوة الأولى في عملية التحول هي توحيد التواصل. باستخدام flowdit، تمكنت مجموعة EG من دمج التواصل عبر كامل محفظة علاماتها التجارية في منصة واحدة سهلة الاستخدام. سمح ذلك لفرق الصيانة، ومديري العمليات، وموظفي الدعم بالتواصل مباشرةً عبر التطبيق، مما قلل الاعتماد على البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، ومسارات الورق المجزأة.
جعل نظام الرسائل الفورية في flowdit من السهل على الموظفين الإبلاغ عن المشكلات وتتبع حلها. تمكن مدراء العمليات والمشرفون على الصيانة من تعيين المهام مباشرة عبر المنصة وتتبع تقدمها من لوحة تحكم واحدة. كما سمح التطبيق بتحديثات فورية عند إتمام أي مهمة، مما ضمن إبقاء جميع الأطراف المعنية على اطلاع دائم.
2. تبسيط إدارة الصيانة والمهام
إحدى الميزات القوية في flowdit كانت قدرته على تبسيط إدارة الصيانة والمهام. باستخدام قوائم التحقق الرقمية لـflowdit، يمكن لفرق الصيانة بسرعة تحديد وتسجيل المشكلات. كما تقوم المنصة بأتمتة المهام الروتينية، مما يقلل الجهد اليدوي ويسمح للموظفين بالتركيز على أنشطة أكثر أهمية.
على سبيل المثال، عند ظهور مشكلة صيانة، يمكن للموظفين تسجيلها فورًا في النظام. يتم إخطار المشرفين في الوقت الحقيقي ليتمكنوا من تعيين المهام إلى فريق الصيانة المناسب. تضمن قوائم التحقق الرقمية في المنصة إتمام كل مهمة وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية وعدم تخطي أي خطوة.
3. التتبع والرؤية في الوقت الحقيقي
لدى مديري العمليات، وفرت flowdit إمكانية التتبع في الوقت الحقيقي لجميع مهام الصيانة، وفحوصات الامتثال، وتدقيقات الصحة والسلامة. بدلاً من الاعتماد على النماذج الورقية أو التحقق المستمر من الموظفين، يمكن للمديرين الوصول إلى تقارير مفصلة، وعرض حالات إتمام المهام، والتأكد من أن كل شيء يسير حسب الخطة.
كما سهل ذلك على المديرين تحديد أولويات المهام. على سبيل المثال، إذا كشفت فحوصات السلامة عن مشكلة حرجة، يمكن تمييزها وتخصيص الموارد لمعالجتها على الفور. هذا المستوى من الرؤية قلل من وقت التوقف وحسن أوقات الاستجابة للمهام الحرجة.
4. تكامل البيانات والتحليلات لاتخاذ قرارات مدروسة
مع أدوات تحليل البيانات القوية في flowdit، أصبحت مجموعة EG قادرة على تجميع البيانات من مواقع متعددة في لوحة تحكم واحدة. سمح هذا التكامل لمديري العمليات بتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، مثل أوقات الاستجابة للصيانة، ومدة تشغيل المعدات، وجودة الخدمة.
وجود كل هذه البيانات في مكان واحد مكن مجموعة EG من اتخاذ قرارات أكثر استنارة، سواء بتحسين جداول الصيانة، أو تتبع نجاح العمليات الجديدة، أو تحديد الاتجاهات عبر المواقع. ساعدت القدرة على الوصول إلى رؤى في الوقت الحقيقي على تحسين الكفاءة التشغيلية العامة ودفع التحسين المستمر عبر المنظمة بأكملها.
فرانسيس جرونلر
مديرة السفر، منسق الاتصالات والمكتب
النتائج: عمليات أكثر سلاسة، تقليل فترة التوقف، وتحسين الكفاءة
أدى التحول إلى flowdit إلى تحقيق نتائج ملموسة لمجموعة EG:
1. زيادة الكفاءة عبر المواقع
حسّن flowdit بشكل كبير الكفاءة التشغيلية في جميع مواقع مجموعة EG. من خلال القضاء على العمليات اليدوية وإدخال القوائم الرقمية والتواصل الفوري، أصبح بإمكان الفرق العمل بسرعة وفعالية أكبر. المهام التي كانت تستغرق ساعات للتنسيق أصبحت تُنجز في دقائق، مع وضوح المسؤوليات وتتبع الوقت الحقيقي.
لم تعد فرق الصيانة تقلق بشأن فقدان تتبع المهام أو التعامل مع تراكم الأعمال. مع الجدولة الآلية وإدارة المهام الرقمية، تم تسجيل وتتبع وإنجاز كل مهمة صيانة في الوقت المحدد.
2. تقليل فترة التوقف وتسريع حل المشكلات
بفضل الرؤية الفورية وتوزيع المهام الآلي، شهدت مجموعة EG انخفاضًا كبيرًا في فترات التوقف. المشاكل التي كانت تستغرق ساعات لاكتشافها وحلها أصبحت الآن تُعالج بسرعة أكبر بكثير. كما سمح تتبع التقدم في الوقت الحقيقي بتمييز المشاكل فورًا، مما قلل الوقت اللازم لمعالجة المشكلات الحرجة.
كان تقليل فترة التوقف مفيدًا بشكل خاص للمواقع ذات الحركة العالية مثل محطات الوقود ومطاعم الوجبات السريعة، حيث يمكن لأي انقطاع قصير أن يؤدي إلى خسائر كبيرة في الإيرادات.
3. تحسين التواصل والتعاون
بفضل flowdit، أصبح التواصل بين فرق الصيانة ومديري العمليات أكثر كفاءة وموثوقية. ضمن النظام أن يكون الجميع على اطلاع كامل، سواء كان ذلك بشأن مهمة صيانة جارية، مشكلة امتثال جديدة، أو إصلاح طارئ.
كانت تدفقات المعلومات سلسة، مما قلل الحاجة إلى المكالمات الهاتفية المستمرة أو رسائل المتابعة عبر البريد الإلكتروني. هذا لم يوفر الوقت فحسب، بل ساعد أيضًا الفرق على التعاون بشكل أفضل، حيث كان للجميع إمكانية الوصول إلى نفس المعلومات المحدثة.
الخاتمة: وضع معيار جديد في عمليات البيع بالتجزئة
من خلال اعتماد منصة flowdit الرقمية، نجحت مجموعة EG في معالجة تحديات إدارة العمليات المتنوعة عبر قطاعات متعددة. لقد أدى الانتقال من القوائم الورقية والتواصل المجزأ إلى منصة متكاملة وفورية إلى تحسينات كبيرة في الكفاءة، وتقليل فترة التوقف عن العمل، وتحسين الأداء التشغيلي بشكل عام.
لقد مكنت قدرة مجموعة EG على التكيف السريع وتنفيذ flowdit الشركة من أن تكون رائدة في مجال تجارة التجزئة السريعة، مما وضع معياراً جديداً للتميز التشغيلي. مع القدرة على تبسيط عمليات الصيانة، ودمج البيانات عبر العلامات التجارية، وتحسين التواصل، أعدت مجموعة EG نفسها لتحقيق نجاح طويل الأمد في صناعة تتسم بتنافسية متزايدة.
