Skip to content 
من الصيدليات المحلية إلى عيادات الأسنان، التعامل الآمن مع الأدوية والمواد الخاضعة للرقابة هو مسألة ثقة وطنية. في سويسرا، تقوم السلطات المتخصصة بإجراء آلاف عمليات التفتيش لضمان تخزين الأدوية — بما في ذلك المواد المخدرة — وإدارتها وتوثيقها وفقًا لمعايير قانونية وأخلاقية صارمة.
ومع ذلك، حتى وقت قريب، كانت هذه عمليات التفتيش مثقلة بأدوات قديمة. ملفات وورد، جداول إكسل، ملاحظات مكتوبة يدويًا، وصور تم التقاطها بأجهزة منفصلة جعلت العملية غير فعالة، وغير متسقة، وعرضة للأخطاء. غالبًا ما كانت التقارير متأخرة. وكان من الصعب تتبع النتائج. وقضى المفتشون وقتًا في تجميع الوثائق أكثر مما يقضونه في عمليات التفتيش نفسها.
لتغيير هذا الواقع، لجأت إحدى السلطات الرقابية الرائدة إلى flowdit — منصة تفتيش رقمية مصممة لتوفير الهيكلية والسرعة والوضوح حتى في أكثر البيئات تنظيماً.
مهمة لضمان إدارة آمنة للأدوية
يُعتبر نظام التفتيش السويسري للأدوية من بين الأكثر صرامة في العالم. يُكلف المفتشون بتدقيق مجموعة واسعة من المؤسسات — بما في ذلك الصيدليات، والممارسات الطبية، وعيادات الأسنان، ومتاجر الأدوية — لضمان الامتثال للوائح الوطنية والكانتونية.
تشمل عمليات التفتيش فحص ظروف التخزين، وإدارة تاريخ الانتهاء، وسجلات الجرد، وسجلات الوصفات الطبية، والتعامل مع المواد المخدرة. يجب توثيق الانحرافات بعناية، ومتابعتها بتقارير رسمية، وتعقبها حتى يتم حلها.
لكن عملية الهيئة نفسها كانت مجزأة. كانت عمليات التفتيش تعتمد على نماذج مطبوعة أو مستندات وورد. وأحيانًا تُكتب الملاحظات بعد إجراء التفتيش. تُلتقط الصور عبر الهواتف المحمولة وتُنقل يدويًا. ظهرت أخطاء في إدخال البيانات، وكان لدى المفتشين قدرة محدودة على تعديل قوائم التحقق في الموقع.
قال أحد قادة المشروع الداخلي: “لم تكن جودة تفتيشنا هي المشكلة، بل الوقت الكبير الذي كنا نقضيه في تجميع كل شيء بعد ذلك”.
تطبيق واحد لتوحيد قوائم التحقق والصور والتقارير
بدأ البحث عن حل أفضل بهدف بسيط: أداة رقمية واحدة يمكنها إدارة دورة حياة التفتيش بالكامل. كان ذلك يعني قوائم تحقق قابلة للتخصيص، وتوثيق فوري للصور، وتصدير بيانات تلقائي، وواجهة سهلة الاستخدام أثناء عمليات التفتيش في الموقع.
بعد مراجعة عدة مزودين، اكتشف الفريق تطبيق flowdit. وعلى عكس المنصات الأخرى، سمح flowdit للمفتشين بتصميم قوائم التحقق الخاصة بهم، ودمج منطق التفرع، وإدراج الصور مباشرة في الملاحظات — كل ذلك دون الحاجة لدعم من المطورين أو تكامل طرف ثالث.
مع وجود عرض توضيحي، بدأ الفريق في اختبار flowdit خلال عمليات التفتيش الحية — ورأى النتائج على الفور.
من ملفات Excel إلى سير عمل ذكي
كانت عمليات التفتيش التي كانت تتطلب التنقل بين الكمبيوتر المحمول، ولوحة الملاحظات، والكاميرا تُنجز الآن بالكامل داخل تطبيق flowdit. تم تسجيل النتائج خطوة بخطوة باستخدام قوائم تحقق رقمية منظمة. وكانت الشكوك في وجود مخالفات تدعم بالصور الملتقطة مباشرة والمُدمجة تلقائيًا في سجل التفتيش.
سمح مُنشئ النماذج المرن في flowdit للسلطة بنسخ وتحسين قوائم التحقق الموجودة لديهم. أضافوا قوائم منسدلة، وحقول نصية، ومنطقًا شرطيًا، ونظام تقييم — كل ذلك مخصص وفقًا لمتطلبات الامتثال الخاصة بصناعة الأدوية.
تمكّن المفتشون من إغلاق التقارير في الموقع، ومراجعتها أو تأكيدها من قبل الموظفين المسؤولين، وتوليد تقرير منظم تلقائيًا يشمل جميع النتائج والوثائق. لم يعد هناك حاجة لنسخ ولصق بين Word، والبريد الإلكتروني، ومجلدات الصور.
والأهم من ذلك، أن الشكل الرقمي قضى على أخطاء النسخ اليدوي — وهي نقطة ألم رئيسية عند توثيق المواد الخاضعة للرقابة والمخدرات، حيث الدقة أمر حاسم.
فوائد فورية — مع إمكانيات للتوسع
حتى خلال مرحلة الاختبار، كانت فوائد flowdit واضحة. أبلغ المفتشون عن إدخال بيانات أسرع، وأخطاء أقل، وتجربة أكثر سلاسة لهم وللمؤسسات التي تُجرى عليها التدقيقات.
من بين المزايا الرئيسية:
- توثيق وتحقق في الوقت الحقيقي
- إدماج الأدلة المصورة، الملتقطة والمُوسومة تلقائيًا
- تخصيص سهل دون الاعتماد على قسم تقنية المعلومات
- هيكل واضح لتقييم العيوب وإعداد الملخصات
- سرعة في إعداد التقارير التفتيشية
في نهاية كل تفتيش، تُجمع البيانات في تقرير نهائي مرفق به قائمة التحقق — يُرسل مباشرة إلى المنشأة المُفتشة للرد الرسمي واتخاذ الإجراءات التصحيحية. بينما كانت هذه العملية تستغرق أيامًا أو أسابيع في السابق، فإنها تتم الآن تقريبًا في الوقت الفعلي.
قال مدير المشروع: “بساطة التطبيق هي ما جعل فريقنا يثق به. نشعر أننا استعدنا ساعات من الوقت — وثقة بأن لا شيء يضيع أو يُهمل.”
وضع معيار رقمي جديد في التنظيم الصحي
اليوم، يُستخدم flowdit في عدة كانتونات ومناطق لدعم عمليات التفتيش في مجال الأدوية. فهو يُضفي هيكلية على اللوائح المعقدة، ويقلل العبء الإداري، ويساعد في ضمان الالتزام بالمعايير الصحية الحيوية وتوثيقها بشكل دقيق.
في المستقبل، تخطط السلطة لتوسيع استخدام flowdit ليشمل أنواع تفتيش أخرى — بما في ذلك الأجهزة الطبية، مرافق التخزين، وفحوصات النظافة البيئية — باستخدام نفس القوالب المرنة وسير العمل الموجه للجوال التي جعلت تفتيش الأدوية ناجحًا.
من خلال تحويل عملية متقطعة إلى أفضل ممارسة رقمية، ترسم هذه السلطة الصحية السويسرية معيارًا جديدًا لكيفية إدارة عمليات التفتيش التنظيمية — دون التنازل عن الدقة أو الشفافية أو المساءلة.
