Skip to content 
لمحة عن الشركة
القطاع: تصنيع الأدوية
المواقع: عدة مواقع في جميع أنحاء ألمانيا
عدد الموظفين: أكثر من 30,000 (على مستوى العالم)
حالة الاستخدام: جولات “Gemba” لضمان الجودة في بيئات المختبرات
الأداة التي تم استبدالها: توثيق الجولات الورقي وجداول Excel
توفير في الوقت: تقليل جهد التوثيق بعد الجولات بنسبة ~50%
عن الشركة
تُعد هذه الشركة واحدة من أكبر شركات تصنيع الأدوية في ألمانيا، وهي لاعب عالمي معروف بأنظمة الجودة الصارمة، والامتثال التنظيمي المتفوق، والالتزام بالتحسين المستمر. ومع عقود من الخبرة في تقديم أدوية تنقذ الأرواح، تلتزم الشركة بأعلى معايير الجودة في كل عملية — وخاصة في مرافق المختبرات والإنتاج.
ولتعزيز التميز التشغيلي، أطلقت الشركة مبادرة للتحول الرقمي تهدف إلى تبسيط العمليات الداخلية، بدءًا بإحدى الأنشطة الأساسية وذات التأثير الكبير في وحدة الجودة: جولة Gemba.
التحدي: جولات Gemba التي تولّد عملاً إضافيًا أكثر من الفائدة الفعلية
كانت تعتمد وحدة الجودة بشكل كبير على جولات Gemba لمراقبة النظافة، والامتثال، والانحرافات في العمليات داخل المختبرات. ولكن بالرغم من أهمية هذه الجولات، أصبح نظام توثيقها عبئًا حقيقيًا.
كانت الجولات تُسجّل يدويًا. يتم تدوين الملاحظات على نماذج مطبوعة، ثم يتم إدخالها لاحقًا وإرسالها عبر البريد الإلكتروني إلى الجهات المسؤولة. تُلتقط الصور بشكل منفصل — غالبًا على أجهزة شخصية — وتُضاف يدويًا لاحقًا. تُتابع الإجراءات التصحيحية في جداول Excel مشتركة، بدون أي ربط مباشر بالملاحظات الأصلية. كانت العملية مجزأة، ومعرضة للتأخير وسوء التواصل.
قال قائد المشروع: “كل جولة Gemba كانت ذات قيمة من حيث الرؤى، لكن عملية توثيق تلك الرؤى — وتحويلها إلى متابعات — كانت معقدة وتستهلك الكثير من الوقت. وفي كثير من الأحيان، استغرق التوثيق وقتًا أطول من الجولة نفسها.”
وبما أن إجراءات المتابعة كانت تُسجّل في أدوات منفصلة (أو لا تُسجّل إطلاقًا)، كان من الصعب التحقق مما إذا تم حل المشكلة. ولم يكن من الممكن تصفية الملاحظات حسب المنطقة، أو الشخص المسؤول، أو الحالة بدون جهد إضافي. وأثناء عمليات التدقيق، أصبح إعداد وثائق منظمة وقابلة للتتبع صداعًا إداريًا.
وبالنسبة لشركة تفتخر بنزاهة البيانات والاستجابة الفورية، لم تكن عملية Gemba Walk بالمستوى المطلوب.
البحث عن الأداة المناسبة
عندما بدأت مسؤولة الجودة في الشركة بالبحث عن طريقة أكثر ذكاءً لإدارة جولات Gemba، لم تكن تبحث عن مجرد قائمة تحقق رقمية أخرى، بل عن نظام يمكنه أن:- يتيح التوثيق الفوري أثناء الجولة
- يسمح بالتقاط الصور وإضافة التعليقات التوضيحية خلالها
- يمكن من تعيين الإجراءات التصحيحية على الفور
- يقدّم خيارات للتقارير والتصفية لتحليل ما بعد الجولة
- ويكون سهل الاستخدام لأي فرد في الفريق
تطبيق flowdit: تحويل كل جولة Gemba إلى خطة عمل فورية
بمجرد تطبيقه، أصبح flowdit بسرعة الأداة الأساسية للجولات المنظمة في وحدة الجودة.
تم إنشاء كل جولة الآن كنموذج رقمي، مُخصص لنوع المختبر وتكرار الفحص. يمكن للفريق بدء جولة Gemba من خلال جهاز لوحي أو هاتف ذكي، وتسجيل الملاحظات مباشرة في التطبيق أثناء التنقل في المكان. تُوثق الملاحظات في الوقت الفعلي، مع إمكانية إرفاق الصور، وتعليقها، وتسجيل الملاحظات الصوتية فورًا.
والأهم من ذلك، يمكن تعيين الإجراءات فورًا — مع تحديد المواعيد والمسؤوليات المرتبطة بكل ملاحظة. لم يعد هناك حاجة لإرسال الصور بالبريد أو ملاحقة أصحاب العلاقة. كل شيء موثق، ومُتابَع، وواضح في منصة مركزية واحدة.
الواجهة البسيطة جعلت من السهل على جميع مستخدمي وحدة الجودة البالغ عددهم 25 فردًا اعتماد النظام. ومع تزايد الاهتمام، بدأت أقسام إضافية — مثل فرق اللوجستيات والمخازن — باختبار التطبيق لعملياتهم الخاصة.
قال مدير الجودة: “flowdit غيّر تمامًا طريقة إدارتنا لجولات Gemba. بدلًا من قضاء ساعات في التوثيق والتوزيع بعد الجولة، كل شيء يتم خلال الجولة. أصبح بإمكاننا تركيز طاقتنا على حل المشكلات بدلًا من التعامل مع الأعمال الورقية.”
النتائج: احتكاك أقل، متابعة أكبر
كان الأثر مباشرًا. يقدّر الفريق أن flowdit خفّض وقت توثيق ما بعد الجولة بحوالي 50%، مما أتاح وقتًا أكبر للأنشطة ذات القيمة العالية. أصبحت إجراءات المتابعة قابلة للتتبع من لحظة الإنشاء حتى الإنجاز. أصبح بإمكان المدراء تصفية الملاحظات حسب المنطقة أو الشخص المسؤول أو الحالة — وإنشاء تقارير مرئية بسرعة لاجتماعات أو عمليات تدقيق.
ما كان في السابق خطوة توثيق معزولة، أصبح الآن محرك تحسين في الوقت الفعلي.
كما ساعدت العملية الرقمية على تعزيز الإحساس بالمسؤولية. عندما يسجل الفني مشكلة ويعيّن متابعة أثناء الجولة، تصبح المساءلة مدمجة في العملية. لم يعد هناك غموض حول من يجب أن يتصرف — أو متى.
والأهم من ذلك، أن النظام شجع على تبنّي مشترك بين الأقسام. ومع انتشار الحديث عن التحسينات في الجودة والسرعة، بدأت أقسام أخرى تطلب الوصول إلى flowdit. ويجري حاليًا اختبار المنصة في موقع ثانٍ، مع مراجعة إمكانية التوسّع لاحقًا.
داخليًا، كانت عملية الانتقال إلى الرقمنة سلسة. وبما أن المستخدمين شاركوا منذ البداية وتلقوا تدريبًا عمليًا، لم تكن هناك مقاومة للتغيير.
أكد قائد المشروع: “لم نواجه أي معارضة. الناس رحّبوا بالبساطة. لقد كان منطقيًا منذ اليوم الأول.”
نظرة إلى المستقبل
مع ترسّخ flowdit الآن في العمليات اليومية لفريق الجودة، تستكشف الشركة حالات استخدام إضافية — من جولات البيئة إلى التدقيقات المشتركة بين الأقسام. وتسمح مرونة المنصة لكل فريق بإعداد نماذج مخصصة خاصة به، مع الحفاظ على الاتساق وقابلية التتبع على مستوى الشركة.
وبالنسبة لشركة دوائية حيث التوثيق والمساءلة والسرعة أمور غير قابلة للتفاوض، أثبت flowdit أنه الحلقة المفقودة في سلسلة التحسين المستمر.
قالت مديرة الجودة: “ما زلنا نقوم بجولات Gemba — لكنها الآن أكثر ذكاءً. أسرع. وتؤدي فعلًا إلى نتائج.”
